وكيل المساعد المكتبي: عرض تقديمي وشرح وجدول بيانات لتقرير اجتماع المجموعة، وأسلّم وفق قائمة المخرجات

مساعد المكتب الذكي: عرض PPT للاجتماع الجماعي، وشرح، وجدول بيانات — أُسلّم وفق قائمة المخرجات

عند الإعداد لعرض في اجتماع المجموعة، كنت سابقًا أبدأ بـ«فتح قالب PPT» وأنتهي بـ«لم يعد هناك وقت». أما الآن فأبدأ بقائمة مخرجات.

الأشياء الأربعة في القائمة

1. مخطط من صفحة واحدة (Word): ماذا سأقدّم هذه المرة، وكم جزءًا، وجملة واحدة لكل جزء.

2. عرض شرائح (PPTX): في حدود خمس عشرة شريحة.

3. جدول بيانات (Excel): القيم الأصلية وراء الرسوم البيانية.

4. نقاط نص العرض في نصف صفحة (Word): جملة افتتاحية، وأرقام الصفحات الداعمة لكل استنتاج، وثلاثة أسئلة محتملة.

لكل عنصر: ماذا أُعطي، وماذا يُخرج، وماذا أُعدّل

المخطط.

أُعطي ثلاث جمل: ما الذي يفعله هذا العرض، ومن الجمهور (من المجموعة نفسها أم من مجموعات أخرى)، وما الذي يُعدّ انتهاءً (أن يسمعه المشرف فيتمكن من إبداء رأي في الخطوة التالية). فيُخرج مخططًا منظمًا من صفحة واحدة. ما أُعدّله هو الترتيب — فهو اعتاد الترتيب حسب سير العمل، وأنا أغيّره إلى ترتيب «الاستنتاج أولًا».

الشرائح.

أُعطي المخطط وبعض الرسوم الرئيسية. فيُخرج ملف PPTX قابلًا للمعاينة ولمواصلة التحرير. أُعدّل ثلاثة أشياء: أحذف الصفحات الزخرفية، وأحوّل عنوان كل صفحة إلى جملة حكمية، وأكبّر حجم خط تعليقات الرسوم. أما المعادلات والوحدات فأراجعها وأعدّلها بنفسي عند العودة؛ هذا الجزء لا أسلّمه له.

جدول البيانات.

أُعطي البيانات الأصلية. فيُخرج جدولًا. ما أُعدّله هو أسماء الأعمدة والوحدات، وأتحقق من القيم واحدة تلو الأخرى — فهو مسؤول عن التنسيق، لا عن الحساب نيابة عني.

نقاط نص العرض.

أُعطي المخطط واستنتاجاتي الثلاثة. وعادةً أستخدم نصف ما يُخرجه فقط: أُبقي على الجملة الافتتاحية وأرقام الصفحات الداعمة، أما قسم «الأسئلة المحتملة» فأعيد كتابته كله بنفسي، لأنه توقّع مني لنفسية المقيّمين، وليس شيئًا يستطيع هو استنتاجه.

أكتب «الطلب في جملة واحدة» في ثلاث جمل

ماذا أفعل، ولمن أُريه، وما الذي يُعدّ إنجازًا.

الوصف الرسمي لمساعد المكتب الذكي هو «صِف طلبك في جملة واحدة، واحصل على ملفات PPT وWord وExcel جاهزة وقابلة للتحرير»، مع دعم إخراج صيغ متعددة، وإمكانية معاينة المخرجات ومواصلة تحريرها. هذه المخرجات القابلة للتحرير مهمة جدًا لي — فالمادة التي أُسلّمها أحتاج دائمًا إلى تعديلها مرة أخرى وفق قالب الكلية. ومن تجربتي، الأفضل أن تكتمل في هذه الجملة العناصر الثلاثة، وإلا كان ما أحصل عليه «قابلًا للقراءة» لا «قابلًا للتسليم».

ثلاثة أشياء لا أختصرها

· كل رقم في الرسوم البيانية أتحقق منه بالرجوع إلى الملف الأصلي.

· صفحة الاستنتاج يجب أن تكون لها صفحة داعمة؛ فإن لم توجد، أُكمل البيانات أولًا، ولا يجوز كتابة الاستنتاج أولًا.

· أُعدّل تنسيق المراجع يدويًا وفق قالب الجامعة.

الحدود والتكلفة

· لا أرفع البيانات غير المنشورة. القيم الحساسة التي يجب أن تظهر في العرض أضع لها قيمًا توضيحية مؤقتة، وأكملها شفهيًا أثناء التقديم.

· إخراج ملف نهائي من عشر إلى خمس عشرة صفحة يستهلك نقاطًا أكثر وضوحًا مما توقعت. لذلك صرت أعمل على مرحلتين: أُخرج المخطط أولًا، وأتأكد من سلامة البنية والاستنتاجات، ثم أُخرج الملف النهائي — فإن انعكس الترتيب، صار إعادة العمل أكلف.

· المواد ليست مُجمّعة على عجل في اللحظة: الصور والبيانات تأتي من قاعدة المعرفة الشخصية في MuchSci، ومعلومات DOI والاقتباسات للمراجع أُكملت مسبقًا باستخدام مساعد البحث عن الأوراق في MuchSci، ثم يُسلّم الملف النهائي فقط إلى مساعد المكتب الذكي في MuchSci.

ماذا كنت أفعل في الليلة السابقة للعرض؟ أقرأ نقاط نص العرض مرة، وأعيد التفكير في الأسئلة الثلاثة المحتملة. أما المواد نفسها، فقد سلّمتها بعد الظهر.

هذا هو ما أفهمه الآن عن مساعد الذكاء الاصطناعي لطلاب الدراسات العليا: فهو يحوّل «إعداد المواد» إلى عملية لها قائمة تحقق، ويبقى الحكم والاختيار لي.