تزداد ملفات PDF تراكمًا: وضعت نظامًا للوسوم لمكتبتي المرجعية
في السنة الأولى من دراسة الماجستير، كنت أحفظ مراجعي هكذا: مجلد على سطح المكتب اسمه "المراجع"؛ بداخله أكثر من مئتي ملف PDF مكدسة حسب تاريخ التنزيل، وأسماء الملفات مشوّشة.
عندما احتجت إلى كتابة مراجعة أدبيات، تذكرت أن "هناك ورقة تحدثت عن درجة حرارة التلدين"، لكنني لم أستطع العثور على أي ورقة هي. في النهاية لم يكن أمامي سوى إعادة البحث من جديد.
لاحقًا وضعت نظامًا للوسوم لمكتبتي المرجعية، والآن لا يستغرق العثور على ورقة أكثر من ثلاثين ثانية.
الوسوم على ثلاث طبقات، لا تكدسها في طبقة واحدة
جرّبت وضع وسوم الكلمات المفتاحية فقط، فكانت النتيجة أن الوسوم ازدادت أكثر فأكثر: مئتا ورقة صار لها ثمانون وسمًا، وكأنني لم أضع شيئًا.
الآن أقسمها إلى ثلاث طبقات:
| الطبقة | ماذا أضع | مثال |
| الطبقة الأولى: الموضوع | إلى أي اتجاه تنتمي هذه الورقة | تحليل الفشل / طرق التوصيف / معاملات العملية |
| الطبقة الثانية: الغرض | لماذا احتفظت بها | مصدر الطريقة / مقارنة بيانات / اقتباس في مراجعة الأدبيات |
| الطبقة الثالثة: الحالة | إلى أي مرحلة وصلت في القراءة | للقراءة / مقروءة / أُنجزت بطاقة لها |
مجموع الطبقات الثلاث معًا يعني أن عدد الأوراق تحت اتجاه واحد لا يتجاوز عادة ثلاثين ورقة، والبحث يصير "أضيقه أولًا إلى الموضوع، ثم إلى الغرض".
عند الإدخال إلى المكتبة أفعل ثلاثة أشياء فقط
1. إعادة التسمية: السنة_المؤلف الأول_الكلمة المفتاحية، مثل 2021_تشانغ_درجة حرارة التلدين. اسم الملف هو فهرسي الوحيد داخل المجلد.
2. كتابة ملخص من جملة واحدة: خلاصة الورقة في جملة، بكلماتي، دون نسخ الملخص.
3. وضع الوسوم على ثلاث طبقات.
مجموع الأشياء الثلاثة أقل من دقيقتين.ثمن عدم القيام بها هو أن أعيد القراءة من جديد في كل مرة لاحقًا.
لماذا أستخدم مكتبة أصول الملفات بدلًا من الاحتفاظ بها محليًا فقط
مشكلة المجلد المحلي هي: ينقطع عند تغيير الحاسوب، ولا يمكن عرضه على الهاتف، ومشاركته مع الزملاء تتطلب ضغطه وإرساله.
في هذه الخطوة أستخدم قاعدة المعرفة للملفات من MuchSci، فهي تتيح المعاينة وإعادة التسمية والتنظيم حسب الدليل، وعندما أحتاج أن يرى زملائي في التخصص شيئًا أرسل رابط مشاركة، دون إرسال ملفات مضغوطة ذهابًا وإيابًا.
مشاركة دليل لاتجاه واحد بين زملاء التخصص هي أكثر ما يوفّر الجهد في نظام الوسوم هذا:أستطيع رؤية الوسوم التي وضعها الآخرون مباشرة، دون عمل متكرر.
ثلاثة مداخل للعثور على المراجع
بعد بناء نظام الوسوم، لا أتبع في البحث عن المراجع سوى ثلاثة مداخل:
· حسب الموضوع: أعرف الاتجاه، فأدخل الدليل مباشرة.
· حسب الغرض: عند كتابة قسم الطرق، أنظر فقط إلى فئة "مصدر الطريقة".
· حسب الحالة: أراجع "للقراءة" مرة كل أسبوع، لتجنب التراكم.
تغطي المداخل الثلاثة تسعين بالمئة من حالات بحثي عن المراجع.
الترسيب: أن تظل الورقة التي قرأتها قابلة لـ"السؤال"
الوسوم وحدها لا تكفي. في المراجع التي قرأتها، أكتب الاستنتاجات والقيود في قاعدة المعرفة الشخصية من MuchSci، والعبارة الرسمية هي "لتدعم المعرفة الموجودة البحثَ الجديد" — لكن استخدامي بسيط جدًا: أضع خلاصة كل ورقة في جملة واحدة حسب الموضوع، وعند كتابة مراجعة الأدبيات أسأل مباشرة: "في مجال الفشل عند درجات الحرارة المنخفضة، ما الذي لم يحله الجميع بشكل مشترك؟"
سأعود وأتحقق من النص الأصلي للإجابات التي يعطيني إياها، لكن على الأقللن أضطر إلى انتشالها من جديد من بين مئتي ملف PDF.
التغيير بعد شهرين
· العثور على المراجع: من "إعادة البحث" إلى "تحديد الموقع في ثلاثين ثانية".
· كتابة مراجعة الأدبيات: من "إعادة القراءة" إلى "استدعاء البطاقة مباشرة".
· التعاون مع زملاء التخصص: من "إرسال ملف مضغوط" إلى "إرسال رابط دليل".
في إدارة المراجع، لا تشكل الأدوات سوى ثلاثين بالمئة، أما السبعون بالمئة فهيهل ترغب في أن تضع الوسوم بشكل صحيح في تلك الدقيقتين عند الإدخال. ساعدتني قاعدة المعرفة الشخصية من MuchSci على ربط "الحفظ" بـ"البحث"، لكن كيفية تحديد الوسوم لا تزال تعتمد على اتجاه بحثك نفسه.
بالنسبة إلىمساعد الذكاء الاصطناعي لطلاب الجامعات، أصبحت الآن أُقدّر أكثر هذا النوع من الفائدة "التراكمية": أن تُنجز مرة واحدة، فتوفر قليلًا في كل مرة لاحقًا.