للتحضير لتقرير اجتماع المجموعة، كنت سابقًا أبدأ من "فتح قالب PPT" وأنتهي عند "لقد نفد الوقت". الآن أبدأ من قائمة مخرجات.
الأشياء الأربعة في القائمة
- مخطط من صفحة واحدة (Word): ماذا سأقدّم هذه المرة، وكم عدد الأقسام، وجملة واحدة لكل قسم.
- عرض شرائح (PPTX): في حدود خمس عشرة صفحة.
- جدول بيانات (Excel): القيم الأصلية الكامنة وراء الرسوم البيانية.
- نصف صفحة من نقاط النص (Word): جملة افتتاحية، ورقم الصفحة الداعمة لكل استنتاج، وثلاثة أسئلة محتملة.
كل عنصر: ماذا أعطي، وماذا يُخرج، وماذا أعدّل
المخطط.
أعطي ثلاث جمل: ما الذي يفعله هذا التقرير، ومن الجمهور (داخل المجموعة أم من مجموعات أخرى)، وما الذي يُعدّ إنجازًا (أن يسمعه المشرف فيستطيع إعطاء رأي عن الخطوة التالية). يُخرج مخططًا منظمًا من صفحة واحدة. ما أعدّله هو الترتيب — فهو يعتاد الترتيب وفق سير العمل، وأنا أستبدله بترتيب "الاستنتاج أولًا".
الشرائح.
أعطي المخطط وبضع صور رئيسية. يُخرج PPTX قابلًا للمعاينة وللمتابعة في التحرير. أعدّل ثلاثة أشياء: أحذف الصفحات الزخرفية، وأحوّل عنوان كل صفحة إلى جملة حكمية، وأكبّر حجم خط تعليقات الصور. أما الصيغ والوحدات فأعود لتعديلها بنفسي، فهذا الجزء لا أعهد به إليه.
جدول البيانات.
أعطي البيانات الأصلية. يُخرج جدولًا. ما أعدّله هو أسماء الأعمدة والوحدات، وأتحقق من القيم واحدة تلو الأخرى — فهو مسؤول عن التنسيق، وليس مسؤولًا عن الحساب نيابة عني.
نقاط النص.
أعطي المخطط واستنتاجاتي الثلاثة. وعادةً لا أستخدم سوى نصف ما يُخرجه: أُبقي الجملة الافتتاحية وأرقام الصفحات الداعمة، وأعيد كتابة قسم "الأسئلة المحتملة" بالكامل بنفسي، لأنه توقّع منّي لنفسية المقيّمين، وليس شيئًا يمكنه استنتاجه.
أكتب "الطلب في جملة واحدة" على شكل ثلاث جمل
ماذا أفعل، ولمن يُعرض، وما الذي يُعدّ منجزًا.
الوصف الرسمي لوكيل مساعد المكتب هو "صِف الطلب في جملة واحدة، واحصل على منتجات PPT وWord وExcel قابلة للتحرير"، مع دعم الإخراج بصيغ متعددة، وإمكانية معاينة المنتجات ومتابعة تحريرها. هذا المنتج القابل للتحرير مهم جدًا بالنسبة لي — فالمواد التي أسلّمها لا بد أن أعيد تعديلها وفق قالب الكلية. بحسب تجربتي، من الأفضل أن تكتمل هذه الجملة بالعناصر الثلاثة، وإلا فالمنتج الذي سأحصل عليه سيكون "قابلًا للقراءة" لا "قابلًا للتسليم".
هناك ثلاثة مواضع لا أختصر فيها
- كل رقم في الرسوم البيانية، أتحقق منه في الملف الأصلي مرة واحدة.
- صفحة الاستنتاج يجب أن تكون لها صفحة داعمة؛ وإن لم توجد، أُكمل البيانات أولًا، ولا يُسمح بكتابة الاستنتاج أولًا.
- تنسيق المراجع أعدّله يدويًا وفق قالب الجامعة.
الحدود والتكلفة
- لا أرفع البيانات غير المنشورة. القيم الحساسة التي يجب أن تظهر في التقرير أستبدلها بقيم توضيحية مؤقتة، وأكملها شفهيًا أثناء العرض.
- منتج من عشر إلى خمس عشرة صفحة في المرة الواحدة يستهلك نقاطًا أكثر وضوحًا مما توقعت. لذلك أصبحت الآن أعمل على مرحلتين: أُخرج المخطط أولًا، وأتأكد من أن البنية والاستنتاجات سليمة، ثم أُخرج المنتج — وإذا انعكس الترتيب، يصبح إعادة العمل أكثر كلفة.
- المواد ليست مُجمّعة على السريع وقت العرض: الصور والبيانات تأتي من MuchSci قاعدة المعرفة الشخصية، ومراجع DOI ومعلومات الاقتباس أكملتها مسبقًا باستخدام MuchSci لمساعد البحث عن الأوراق، ثم يُسلّم المنتج النهائي إلى MuchSci وكيل مساعد المكتب.
ماذا أفعل في ليلة العرض؟ أقرأ نقاط النص مرة واحدة، وأفكر مرة أخرى في الأسئلة الثلاثة المحتملة. أما المواد نفسها، فقد سلّمتها بعد الظهر.
هذا هو فهمي الحالي لمساعد الذكاء الاصطناعي لطلاب الدراسات العليا: إنه يحوّل "إعداد المواد" إلى عملية ذات قائمة مراجعة، ويبقى الحكم والاختيار لي.