التدوين الصوتي بالذكاء الاصطناعي: اجتماعات شركاء بلغات مختلفة، ما الذي أراجعه قبل إرسال المحضر

تدوين الاستماع بالذكاء الاصطناعي: اجتماعات الشركاء متعددي اللغات، ما الذي أراجعه قبل إرسال المحضر

الشهر الماضي عقدنا اجتماعًا دوريًا عبر الإنترنت مع إحدى الشركات، واستمر ساعتين. كانوا يطرحون المتطلبات بالصينية، ونحن نشرح الجوانب التقنية بالإنجليزية، وكانت المصطلحات تختلط بين الصينية والإنجليزية. بعد انتهاء الاجتماع، كان لا بد من إرسال المحضر إلى المجموعة، بحيث تستطيع كلتا المؤسستين رؤيته.

هذا الأمر يختلف عن اجتماعات الفريق: إذا أخطأنا في محضر اجتماع الفريق، يمكن تصحيحه في المرة القادمة؛ أما في المحضر الخارجي، فكتابة جملة واحدة خاطئة قد تستغرق أسبوعًا لتصحيحها.

لذا لا يتناول هذا المقال «كيفية التدوين»، بل «ما الأشياء التي أراجعها قبل الإرسال».

قبل الإرسال، أراجع ستة بنود بندًا بندًا

أولًا، يجب الفصل بين الاستنتاجات والمناقشات. من أسهل الأخطاء التي يقع فيها التلخيص التلقائي المجزأ أن يكتب «نحن نفكر» على أنها «نحن قررنا». وأي جملة في المحضر تظهر فيها عبارتا «تم التأكيد» أو «تم القرار»، أعود حتمًا إلى التسجيل الصوتي الأصلي وأستمع إليها مرة، ثم أحدد بعد الاستماع هل تبقى هذه الكلمة أم لا.

ثانيًا، توحيد المصطلحات في النص كله. لدى الطرف الآخر منظومة اختصارات داخلية خاصة به، وقد يختلف اسم الشيء نفسه عندهم عن تسميتنا له. أبدأ بتثبيت علاقة المقابلة بين الصينية والإنجليزية — أي الكلمات يجب أن تُكتب بهذه الطريقة في هذا الاجتماع — وأمرر المصطلحات عبر ترجمة الأوراق البحثية من MuchSci، ثم أتحقق مما إذا كان النص كله يخلط بين كتابتين للمفهوم نفسه.

ثالثًا، الأرقام والمُدد والتواريخ: أعود دائمًا إلى النص الأصلي للتحقق منها. المبالغ ونقاط التسليم وطول الدورة، لا أستخدم الأرقام الواردة في الترجمة. هذه قاعدة صارمة فرضتها على نفسي، ولا استثناء فيها.

رابعًا، كتابة المهام المعلّقة باسم شخص محدد. مَن، ومتى، وماذا يسلّم، بندًا بندًا بالاسم، ولا أكتب «متابعة لاحقة» أو «يواصل الطرفان التواصل». هذا الكلام يبدو مطمئنًا، لكنه في الواقع مثل عدم الكتابة.

خامسًا، وضع المرفقات مع المحضر. المستندات التي ذُكرت في الاجتماع، أستخدم مكتبة أصول الملفات من MuchSci لأرشفتها مع المحضر في المجلد نفسه، ما يوفّر لاحقًا ثلاث جولات من السؤال المتكرر في المجموعة: «أين ذلك الملف؟»

سادسًا، تغيير صياغة المحتوى السري. عروض الأسعار، والمعايير التقنية غير المعلنة، والفقرات التي يطلب الطرف الآخر صراحة الحفاظ على سريتها، أحذفها مباشرة، أو أكتب «مرفق بشكل منفصل»، ولا أفصّلها في المجموعة.

ثلاثة مواضع هي الأكثر عرضة للخطأ الكتابي

كتابة السؤال على أنه استنتاج. سأل أحدهم في الاجتماع: «هل يستطيع هذا الحل دعم مستوى المليون؟»، فصار في المحضر: «يدعم مستوى المليون». الفارق كبير جدًا.

كتابة الأمر الواحد على أنه أمران. في المواقف التي تختلط فيها الصينية والإنجليزية، يُقال الشيء نفسه أولًا بالصينية ثم بالإنجليزية، ويسهل عند التنظيم اعتباره بندين، فتتضاعف المهام المعلّقة في النهاية.

كتابة الميل الشفهي على أنه التزام مكتوب. «نميل إلى هذا الحل» و«نعتمد هذا الحل»، بينهما فرق توقيع.

سير عملي

بعد انتهاء الاجتماع، أُعدّ المسودة الأولى: أستخدم تدوين الاستماع بالذكاء الاصطناعي من MuchSci للحصول على نتائج الترجمة أثناء الاستماع، والتلخيص التلقائي المجزأ، وإنشاء التقرير، وأستخدمها كمسودة. ثم أراجع وفق البنود الستة أعلاه مرة أو مرتين. بعد التعديل، أستخدم وكيل المساعد المكتبي من MuchSci لترتيبها في مستند قابل للتحرير، وقبل الإرسال أقرأه بنفسي مرة أخرى من البداية إلى النهاية، ولا أُبقي إلا المحتوى الذي يوافق عليه الطرفان.

هناك فرضية يجب توضيحها هنا: إنه لا يكتب المحضر بشكل صحيح نيابة عني، بل يجعلني فقط لا أحتاج إلى الكتابة أثناء الاستماع. أما الصواب والخطأ فما زالا من شؤون الإنسان.