تدوين الاستماع بالذكاء الاصطناعي: أصعب ما في اجتماعات المجموعة الصينية ليس عدم الفهم، بل عدم القدرة على تمييز من قرر ماذ

تدوين AI: أصعب ما في اجتماعات المجموعة الصينية ليس ألا تفهم، بل ألا تميّز من قرّر ماذا

اجتماع مجموعتنا مرة واحدة في الأسبوع، لمدة ساعتين ونصف، بحضور سبعة أو ثمانية أشخاص، وباللغة الصينية طوال الوقت. لا يبدو أن في ذلك مشكلة.

لكن بعد انتهاء الاجتماع ينتابني دائمًا شعور: فهمت كل شيء أثناءه، لكني أخرج من غرفة الاجتماعات ولا أستطيع أن أقول بوضوح «ماذا تقرر للتو، ومن وعد بفعل ماذا».

صعوبة اجتماعات المجموعة الصينية ليست في اللغة، بل في الإسناد.

ثلاثة أشياء تضيع أثناء الاجتماع

من اقترح. قد يتحدث شخصان واحدًا تلو الآخر عن القضية نفسها، وقد تختلف وجهات نظرهما. بعد انتهاء الاجتماع لا أتذكر سوى «أننا ناقشنا هذا الاتجاه»، ولا أتذكر من اقترحه أولًا.

هل تقرر أم لا. يقول المشرف «يمكن تجربته أولًا»، فيبدو كأنه موافق، لكنه في الحقيقة يترك لك الحكم بنفسك؛ ويقول «سننظر في هذا مرة أخرى»، وهو حرفيًا تأجيل، لكنه قد يكون في الواقع اعتراضًا. هذا النوع من الأحكام ليس في النص الحرفي.

من تولّى المهمة. الدقائق الخمس قبل نهاية الاجتماع هي الأكثر فوضى؛ عدة أشخاص يتحدثون في الوقت نفسه، وتُوزّع المهام وسط شدّ وجذب متبادل، ولا أحد يدوّنها.

هذه الثلاثة لا يمكن حلّها بمجرد «الفهم».

أستخدم جدولًا بثلاثة أعمدة لإغلاق الأمر

يظهر النص المكتوب والملخص المقسّم أولًا — أستخدم تدوين AI من MuchSci للحصول على نتيجة الاستماع والترجمة المتزامنة والملخص المقسّم تلقائيًا — ثم أمرّ عليها بنفسي وفق الأعمدة الثلاثة:

· عمود الموضوع: كم عدد الأمور التي نوقشت في هذا الاجتماع، ومن طرح كل أمر. إذا تغيّر الموضوع في منتصف الاجتماع، أقطعه يدويًا: فالملخص المقسّم يُقسّم حسب وقفات الصوت، وعندما ينتقل المشرف فجأة من مناقشة A إلى B، غالبًا ما يقع المقطعان في الفقرة نفسها؛ وفي هذه الفقرة أعيد الاستماع إلى الترجمة لأحدد نقطة القطع.

· عمود الاستنتاج: إلى أي درجة انتهى كل أمر — «تم الاتفاق» «مواصلة النقاش» «لا تحرّك مؤقتًا». هذا العمود يجب أن أحكم فيه بنفسي؛ فالملخص المقسّم يكتب فقط «تمت مناقشة X»، ولا يكتب «هل تم الاتفاق على X أم لا».

· عمود المهام المعلّقة: من، ومتى، وماذا يسلّم. أكتبه محدّدًا بالشخص، ولا أكتب «متابعة لاحقة».

أمر الإسناد لا أترك أداة تقوم به بدلًا عني. السبب مباشر: راجعت عدة سجلات، ولا يوجد في الملخص المقسّم إسناد موثوق للمتحدث. لذلك من قال ومن تولّى، أملؤه بنفسي أمام الأسماء؛ وما لا أستطيع ملؤه، أسأل عنه مباشرة في المجموعة خلال عشر دقائق بعد الاجتماع، بدلًا من التخمين.

أين أحفظ جدول الأعمدة الثلاثة

اجتماع المجموعة مرة في الأسبوع، وبعد تجمّع أكثر من عشر جلسات يصبح تصفّحها كومة. عمود «المهام المعلّقة» أرتّبه حسب الشخص والأسبوع في قاعدة البيانات الشخصية من MuchSci، وأركز على أمرين: من لم يسلّم هذا الأسبوع، ومن أُسندت إليه مهام لأسبوعين متتاليين. وعندما أحتاج أن أُظهر الجدول لشخص آخر، أستخدم وكيل المساعد المكتبي من MuchSci لترتيبه في نسخة قابلة للتحرير، فهو أفضل من لقطة شاشة.

الأجزاء التي لا أسجّلها

كثيرًا ما تظهر في اجتماعات المجموعة بيانات غير منشورة، وتفاصيل تصل إلى أرقام العينات، وتقدّم أبحاث الآخرين. طريقتي في التعامل: المحتوى المتعلق ببيانات الآخرين لا أضعه في المساحة المشتركة؛ وسجلاتي الخاصة أخزّنها فقط في قاعدة المعرفة الشخصية من MuchSci داخل حسابي، وأضع فيها فقط الأجزاء المتعلقة بي. قبل الاجتماع أقول إنني سأسجّل اليوم، وإذا قال أحدهم إن جزءًا معينًا لا يجب تسجيله، أتجاوز ذلك الجزء.

وهذا أيضًا هو الخط الذي أرسمه لهذا النوع من مساعدي AI لطلاب الدراسات العليا: يمكنه أن يساعدني في إبقاء الكلام، لكنه لا يستطيع أن يقرر بدلًا عني طريقة التعامل مع الناس.

التكلفة

اجتماع المجموعة استهلاك ثابت مرة في الأسبوع، وأحسبه بندًا ثابتًا في مصروفي الشهري؛ والاجتماعات الطويلة جدًا أحيانًا أحسبها بندًا متغيرًا. الاجتماعات الصينية لا تحتاج ترجمة، واستهلاك النقاط أقل قليلًا من الاجتماعات الإنجليزية، لكن ساعتين ونصف انتهت باستهلاك أكثر مما توقعت. لذلك أتجاوز أجزاء الموضوعات غير المتعلقة بي ولا أستمع إليها بدقة، وأستمع بدقة فقط إلى الجزء الذي أتحمل مسؤوليته.

الآن بعد انتهاء الاجتماع لا أحتفظ إلا بذلك الجدول الثلاثي الأعمدة. ألا تفهم الاجتماع أمر، وأن تخرج منه غير قادر على توضيح من قرّر ماذا أمر آخر — والثاني هو ما يعطّل العمل.