Wenn eine Forschungsgruppe ihre Kooperationspartner überprüft, endet das meist so: Die Profile sind erstellt, die Akten ordentlich sortiert – und dann? Eine Datei exportieren, in die Gruppe schicken, und wenn sie zwei Monate später gebraucht wird, den Chatverlauf durchsuchen, um die Datei wiederzufinden; ein halbes Jahr später fragt jemand: „Woher stammen die Daten in dieser Akte?“, und niemand kann es beantworten; wird der Zweck geändert, etwa von der Gutachterempfehlung auf Kooperations-Due-Diligence, muss alles von vorn neu zusammengestellt werden.
Der Wert einer Akte liegt nicht im „Moment ihrer Erstellung“, sondern darin, „ob sie nach dem Speichern sicher und wiederholt abgerufen werden kann“. Genau hier liegt die Arbeitsteilung zwischen zwei Funktionen: MuchSci-Talentprofile beantwortet „Wer ist die Person, die hereinkommt“, die Wissensdatenbank beantwortet „Wo sind diese Akten gespeichert, wer darf sie sehen, lässt sich alles zurückverfolgen“. Dieser Beitrag befasst sich mit genau dieser zweiten Hälfte.
01 Die Lebenslinie einer Akte
Betrachten wir zunächst die gesamte Kette vom Entstehen bis zur Nutzung einer Akte.
▲ Abb. 1｜Profil erzeugt Akte, Aufnahme in die Bibliothek macht sie zum Asset, Abruf je nach Zweck, Freigeben und Zurückholen – vier Schritte, eine Linie
Der erste Schritt gehört zum Profiling: Name, Organisation und Werdegang werden geprüft, daraus entsteht eine strukturierte Akte; was nicht übereinstimmt, wird als „zu prüfen“ markiert und nicht als Experte gezählt. Ab dem zweiten Schritt ist die Wissensdatenbank zuständig: Wird eine Reihe von Akten in die Datei-Asset-Bibliothek aufgenommen, werden sie von „Ergebnis eines Gesprächs“ zu „verwaltbaren Assets“. Im dritten Schritt erfolgt der Abruf je nach Zweck – Begutachtung, Bewertung, Kooperation; abgerufen wird dieselbe Aktenreihe. Im vierten Schritt werden sie an diejenigen freigegeben, die sie brauchen, mit kontrollierbaren Berechtigungen und Gültigkeitsdauern.
Die zentrale Erkenntnis dieser Kette: Die Aufnahme in die Bibliothek ist nicht das Ende. Eine Akte, die nur einmal angesehen wird, unterscheidet sich nicht von einer gewöhnlichen Chat-Antwort.
02 Verstreute Links und Akten in der Bibliothek
Was passiert, wenn Akten nicht in die Bibliothek aufgenommen werden? Stellen wir beide Vorgehensweisen gegenüber.
▲ Abb. 2｜Der Unterschied liegt nicht darin, ob man sie findet, sondern ob sich alles zurückverfolgen lässt, ob sich Rechte kontrollieren lassen und ob sie wiederverwendbar sind
Verstreute Links haben drei Schwächen. Die Rückverfolgung der Quelle bricht ab: Mit der Zeit lässt sich nicht mehr sagen, woher diese Information stammt, und die Akte verliert damit ihre Grundlage, „überprüfbar“ zu sein. Die Verbreitung gerät außer Kontrolle: Wer sie weiterleitet, an wen sie gelangt, lässt sich nicht mehr kontrollieren; Personenakten mit nicht geringer Sensibilität eignen sich nicht für eine solche Streuung. Wiederverwendung erfordert Neuerstellung: Für einen anderen Zweck muss neu gesucht und neu zusammengestellt werden.
Akten in der Bibliothek bieten für diese drei Punkte jeweils eine Lösung: Die Akte enthält eine Kennzeichnung ihrer Datenquelle, die Herkunft geht nicht verloren; die Freigabe wird nach Empfänger und Berechtigung gesteuert; dieselbe Aktenreihe kann wiederholt abgerufen werden, ohne jedes Mal neu erstellt werden zu müssen. Die Positionierung der MuchSci-Wissensdatenbank als „Datei-Asset-Bibliothek“ – Archivierung, Freigabe, Berechtigungen, Gültigkeitsdauer – deckt genau diese vier Anforderungen der Aktenverwaltung eins zu eins ab.
03 Die dreischichtige Struktur von Expertenbibliothek-Assets
Wie sieht ein ordentliches Expertenbibliothek-Asset nach der Aufnahme in die Bibliothek aus? Man kann es in drei Schichten zerlegen.
▲ Abb. 3｜Die Aktenebene bildet den Kern, die Quellenebene sichert die Glaubwürdigkeit, die Nutzungsebene regelt die Grenzen
Die Aktenebene bildet den Kern; sie umfasst die vier Feldarten, die das Profiling erzeugt: Grunddaten, Ausbildung, beruflicher Werdegang und wichtigste Forschungsergebnisse. Die Quellenebene liefert die Belege: Datenquellenangabe und stabile Kennung jeder Akte ermöglichen es, jeden Eintrag zurückzuverfolgen. Die Nutzungsebene setzt die Grenzen: wem die Akte gezeigt wurde, in welchem Szenario sie verwendet wurde und wann eine Freigabe ausläuft.
Keine der drei Ebenen darf fehlen. Mit nur der Aktenebene bleibt die Glaubwürdigkeit ohne Beleg; mit nur Akten- und Quellenebene hat die Verbreitung keine Grenzen. Nur Akten, die sich zurückverfolgen lassen, können bedenkenlos wiederholt genutzt werden – die Quellenebene sichert die Glaubwürdigkeit, die Nutzungsebene regelt die Grenzen; diese beiden Ebenen schützen die Aktenebene.
„Dieselbe Aktenreihe wiederholt abrufen“ ist keine leere Floskel – betrachten wir zwei konkrete Szenarien.
▲ Abb. 4｜Gutachterempfehlung und Kooperations-Due-Diligence stellen unterschiedliche Fragen, greifen aber im Kern auf dieselbe Akte zurück
Im Szenario der Gutachterempfehlung geht es darum, „wer in diesem Bereich aktiv forscht“: Zuerst werden Kandidaten nach Forschungsgebiet gefiltert, dann werden mit dem beruflichen Werdegang Organisation und Identitätsangaben bestätigt, anschließend werden die Publikationen in den Forschungsergebnissen geprüft. Im Szenario der Kooperations-Due-Diligence geht es darum, „ob der Werdegang der Gegenseite einer Überprüfung standhält“: Punkt für Punkt wird die Ausbildung nachgeprüft, es wird kontrolliert, ob Organisation und Zeitlinie zusammenpassen, und dann werden die geleiteten Projekte betrachtet. Beide Szenarien betrachten die Akte mit ganz unterschiedlichem Blick, zugrunde liegt jedoch dieselbe strukturierte Akte – sie muss nicht für jeden Zweck neu erstellt werden; genau darin liegt der Wiederverwendungswert der Strukturierung.
04 Funktionsoberfläche: Die Akten liegen direkt in der Datei-Asset-Bibliothek
In der tatsächlichen Oberfläche ist dieser „Asset-Charakter“ unmittelbar sichtbar.
▲ Abb. 5｜Die Datei-Asset-Bibliothek der Wissensdatenbank: Akten-Dokumente werden neben anderen Materialien abgelegt, mit Vorschau, Freigabe und Filtern
Die Oberfläche ist in „Alle Assets / Meine Freigaben / Papierkorb“ gegliedert; jede Datei bietet Vorschau und Freigabeoption sowie Filter und Ansichtsumschaltung. Die vom Talentprofiling erzeugten Akten-Dokumente liegen zusammen mit anderen Materialien in dieser Bibliothek – sie sind keine Screenshots im Chatverlauf, sondern Dateien, die einen Ort und einen Status haben und verwaltet werden können. Wird eine Reihe von Profilen hier gespeichert, nimmt die Expertenbibliothek der Forschungsgruppe Gestalt an; bei der Freigabe an Mitglieder lassen sich Berechtigungen und Gültigkeitsdauern festlegen, sodass nachvollziehbar und kontrollierbar bleibt, in wessen Händen sich eine Akte befindet und bis wann sie genutzt werden darf.
Das Profiling sorgt dafür, dass Akten „hereinkommen und verlässlich sind“, die Wissensdatenbank dafür, dass Akten „gespeichert bleiben und richtig bereitgestellt werden“. Erst wenn beide Funktionen zusammenwirken, wird die Talentbestandsaufnahme von einem einmaligen Vorgang zu einem nachhaltig bewirtschaftbaren Asset.
05 Grenzen
① Dieser Beitrag beschreibt Funktionsmechanismen und Kombinationsmöglichkeiten und stellt kein Wirkungsversprechen dar. Die Vollständigkeit einer Expertenbibliothek hängt von der Verfügbarkeit öffentlicher Informationen ab; der Erfassungsumfang ist begrenzt.
② Strukturierung ist keine Bewertung. Akten sind die Aufbereitung und Darstellung öffentlicher Informationen und stellen keine Beurteilung der Fähigkeiten, Empfehlung oder Befürwortung irgendeiner Person dar; Beurteilungen konkreter Personen müssen vom Nutzer selbst überprüft werden und liegen in dessen Verantwortung.
③ Es werden ausschließlich öffentliche Informationen verwendet; die Grenzen der Verbreitung sind zu beachten. Es werden keine personenbezogenen Privatdaten verarbeitet; bei der Verwendung von Personenakten für formelle Zwecke wie Begutachtung oder Due Diligence gelten die aktuellen Vorschriften und Verfahren der jeweiligen Organisation; der Freigabebereich sollte eher klein als groß sein.