Einleitung | Eine Anforderung abschicken und ein abgabefähiges Material zurückbekommen – dafür sind nur vier Schritte nötig. Dieser Artikel erklärt keine Theorie, sondern nur, was in jedem Schritt zu tun ist, wie man es formuliert und was man danach in der Hand hat. Als Beispiel dient der MuchSci Office-Assistent.
Schritt 1: Klar sagen, was gewünscht ist
Ergänzen Sie hinter „Erstellen Sie mir eine PPT“ vier Dinge:
• Was: PPT, Word oder Excel.
• Für wen: Kundenpräsentation oder interne Abstimmung.
• Wie lang, wie gegliedert: zum Beispiel 12 Seiten, in drei Abschnitte nach „Ist-Zustand – Problem – Lösung“.
• Welcher Stil: schlicht geschäftlich oder mit dem Farbschema der Firmenvorlage.
Die vollständige Formulierung ist ein Satz: „Erstellen Sie eine 12-seitige Business-PPT für eine Kundenpräsentation, gegliedert in drei Abschnitte nach Ist-Zustand – Problem – Lösung.“
Nach diesem Schritt haben Sie eine Richtung, die nicht abweicht. Am leichtesten vergisst man von den vier Punkten „für wen“ – bei Kunden und intern sind Detailtiefe und Reihenfolge der Schlussfolgerungen unterschiedlich.
Schritt 2: Das Material bereitstellen
Laden Sie zuerst drei Dinge hoch:
1. Quelldaten: Excel, Detaillisten. Die Zahlen stammen aus Ihrer Tabelle.
2. Alte Vorlage: Farbschema, Schriftgröße und Layout orientieren sich an Ihrem bestehenden Satz.
3. Referenzmaterial: alte Berichte, Konzepte. Terminologie und Formulierungen bleiben mit Ihrem internen Sprachgebrauch konsistent.
Nach diesem Schritt haben Sie eine erste Version, deren Zahlen stimmen und deren Begriffe konsistent sind. Umgekehrt: Wenn Sie kein Material bereitstellen, erhalten Sie einen Entwurf, der „gut aussieht, aber neu gemacht werden muss“.
Schritt 3: Zuerst die Gliederung ansehen, dann das fertige Produkt anfordern
In diesem Schritt teilen Sie den Dialog einfach in zwei Runden:
• Erstes Mal: nur die Struktur anfordern, sehen, in welche Abschnitte es gegliedert ist und worum es in jedem Abschnitt geht. Wenn es nicht passt, direkt sagen: „Teilen Sie den zweiten Abschnitt in zwei Abschnitte.“
• Zweites Mal: nach der Bestätigung sagen: „Erstellen Sie anhand dieser Gliederung das fertige Produkt.“
Warum aufteilen: Eine Gliederung zu ändern dauert etwa 5 Minuten, das fertige Produkt zu ändern etwa 1 Stunde, und möglicherweise muss das Layout mit neu gesetzt werden. Nach diesem Schritt haben Sie ein fertiges Produkt, dessen Struktur nicht nachgearbeitet werden muss.
Schritt 4: Vor der Abgabe vier Punkte prüfen
1. Bearbeitbar?: Lassen sich Text, Diagramme und Daten direkt bearbeiten?
2. Zahlen richtig?: Die zentralen Zahlen Punkt für Punkt mit den Quelldaten abgleichen. Diesen Punkt müssen Sie selbst prüfen.
3. Begriffe konsistent?: Terminologie, Einheiten und Zeitraum im gesamten Dokument einheitlich.
4. Format einheitlich?: Schriftgröße, Farbschema und Seitenzahlen durchgängig gleich.
Formatprobleme müssen Sie nicht selbst anpassen, ein klarer Satz genügt: „Vereinheitlichen Sie die Schriftgröße auf 16 Punkt und ändern Sie das Farbschema auf das aus der Vorlage.“ Die vom MuchSci Office-Assistenten ausgegebenen PPTX-, Word- und Excel-Dateien bleiben weiter bearbeitbar, und Sie können sie vor der Finalisierung in der Vorschau ansehen – was auch immer später geändert werden muss, es muss nicht neu erstellt werden.
Nach diesem Schritt haben Sie ein Material, das Sie abgeben können.
Anders formulieren, weniger Nacharbeit
| Übliche Formulierung | Welches Problem entsteht | Besser so formulieren |
| Hilf mir, eine PPT zu erstellen | Die Richtung wird komplett geraten, die erste Version muss meist neu gemacht werden | Erstellen Sie eine 12-seitige Business-PPT für eine Kundenpräsentation, gegliedert in drei Abschnitte nach Ist-Zustand – Problem – Lösung |
| Schreib die Daten gleich mit rein | Zahlen stammen aus Vermutungen, Sie müssen sie einzeln prüfen | Die Daten richten sich nach der von mir hochgeladenen Tabelle |
| Mach es erst mal, ich ändere es dann | Nacharbeit findet in der teuersten Phase statt | Geben Sie mir zuerst die Gliederung; nach meiner Bestätigung erstellen Sie dann das fertige Produkt |
| Passe mir bitte die Formatierung an | Wenn es unklar formuliert ist, wird es ungenau angepasst | Vereinheitlichen Sie die Schriftgröße auf 16 Punkt und ändern Sie das Farbschema auf das aus der Vorlage |
| Als PDF an mich ausgeben | Später nicht mehr änderbar | Geben Sie zuerst die bearbeitbare PPTX-Datei, nach der Finalisierung exportieren Sie dann als PDF |