Wenn Sie mitten im Schreiben einer Arbeit sind, haben Sie tatsächlich schon eine ganze Menge angesammelt: Heruntergeladene Literatur liegt verstreut im Download-Ordner des Browsers, das erstellte Exposé liegt auf dem Desktop, die Grafiken für das Gruppenmeeting liegen im WeChat-Dateiübertragungsassistenten. Alles ist da, aber wenn Sie es brauchen, müssen Sie sich erinnern und es einzeln heraussuchen. Die Wissensdatenbank in der MuchSci-Anwendungssammlung setzt genau hier an – verstreute Dateien werden in eine „Asset-Bibliothek“ aufgenommen, damit sie durchsuchbar, teilbar und nachvollziehbar sind.
Dieser Beitrag nimmt die Wissensdatenbank einmal gesondert auseinander: Worin sie sich von lokalen Ordnern unterscheidet, was mit Dateien auf dem Weg in die Bibliothek passiert, wofür die einzelnen Einstiegspunkte in der Oberfläche zuständig sind und wie Freigabelinks die Sache mit dem „Dateien senden“ verändert haben.
01 „Bibliothek“ und „Ordner“ sind nicht dasselbe
▲ Abb. 1｜Beide können Dateien speichern; der Unterschied liegt darin, dass man sich bei der einen auf sein Gedächtnis verlässt, während die andere durchsuchbar ist und Dateien weiterleiten kann
Die Logik von Ordnern ist „nach Pfad ablegen“: Sie erstellen eine Reihe von Ebenen, stecken Dateien hinein und pflegen diese Struktur dann mit Ihrem Gedächtnis. Die Logik der Bibliothek ist anders: Dateien werden beim Hereinkommen zuerst einheitlich archiviert, Metadaten wie Typ, Größe und Datum automatisch ausgelesen, und die Suche ist integriert.Ordner regeln „wo etwas liegt“, die Bibliothek regelt „wie man es findet und nutzt“.
Diese Metadaten sind nicht nur Dekoration: Der Typ bestimmt die Vorschauart, Größe und Datum helfen Ihnen zu beurteilen, „ob es diese Datei ist“, und bei der Suche sind sie außerdem fertige Filterkriterien. Je mehr Dateien es gibt, desto deutlicher wird der Nutzen dieser Felder.
Das heißt nicht, dass Ordner nutzlos sind. Für einen schnell abgelegten Installer oder einen Screenshot im Alltag sind Ordner weiterhin praktisch. Wissenschaftliche Materialien haben jedoch eine Besonderheit: Sie haben eine lange Lebensdauer, werden häufig wiederverwendet und müssen oft an andere weitergegeben werden. Bei solchen Dingen wird der Nutzen einer Bibliothek erst deutlich – denn um die drei Dinge „auffindbar, versendbar, nachvollziehbar“ kümmert sich ein Ordner in keinem Punkt.
02 Was passiert, wenn eine Datei in die Bibliothek gelangt
▲ Abb. 2｜Nur der erste Schritt erfordert Ihr Zutun; Archivierung, Analyse und Indexierung laufen danach automatisch ab
Wenn Sie eine Datei in die Bibliothek ziehen, kommen die wirklich wertvollen Vorgänge danach. Der Analyse-Schritt liest aus, welchen Typ sie hat, wie groß sie ist und von wann sie stammt; der Indexierungsschritt sorgt dafür, dass sie über Stichwörter gefunden werden kann.Wenn Sie sie später brauchen, stehen Sie nicht mehr einem Pfad gegenüber, sondern einer Karte, die sich direkt in der Vorschau anzeigen lässt.
Dateien in Ordnern sind „abgelegt und fertig“, Dateien in der Bibliothek „fangen erst mit dem Ablegen an, genutzt zu werden“. Dieser Unterschied bestimmt die Erfahrung in allen folgenden Schritten: Suche, Vorschau und Freigabe bauen darauf auf, dass Archivierung und Indexierung bereits erledigt sind.
Ein konkretes Szenario: Sie suchen einen ersten Entwurf eines Reviews, der letztes Jahr im Gruppenmeeting verwendet wurde. In Ordnern müssen Sie sich erinnern, in welchem Projektverzeichnis er liegt und wie er heißt; in der Bibliothek suchen Sie nach Stichwörtern, filtern nach Typ docx und sortieren nach Datum – in wenigen Schritten bleiben nur einige Karten übrig.Was Sie sparen, ist nicht die Zeit für die Dateisuche, sondern das „Sich-daran-Erinnern, wo sie liegt“ selbst.
03 Oberfläche: drei Fähigkeiten an einem Ort
▲ Abb. 3｜Alle Assets, Meine Freigaben und Papierkorb stehen für Archivierung, Weitergabe und Umkehrbarkeit
Im Folgenden sehen Sie die Oberfläche der MuchSci-Datei-Asset-Bibliothek; drei Tabs legen die oben beschriebenen Mechanismen offen:
▲ Abb. 4｜Datei-Asset-Bibliothek: Rasterkarten, Suche und Filter, Freigabe und Download auf derselben Ebene
Unter „Alle Assets“ werden Dateien als Rasterkarten dargestellt; docx und Bilder sind gemischt, jede Karte zeigt Typ, Größe und Datum. Sie können die Vorschau öffnen, suchen, filtern, die Ansicht wechseln sowie direkt herunterladen oder aus der Asset-Bibliothek entfernen.Meine Freigaben verwaltet ausgehende Freigaben: Mit einem Klick wird ein Freigabelink erzeugt, Berechtigungen und Gültigkeitsdauer sind steuerbar.Papierkorb dient als Sicherheitsnetz: Dateien, die aus der Asset-Bibliothek entfernt werden, landen zuerst hier; versehentlich Gelöschtes lässt sich wiederherstellen. Die drei Bereiche decken jeweils einen Teil ab und ergeben zusammen die vollständige Bedeutung des Wortes „Asset“.
04 Dateien senden wird zu Berechtigungen erteilen
▲ Abb. 5｜Bei denselben vier Dingen liegt der Unterschied zwischen den beiden Vorgehensweisen nicht in der Geschwindigkeit, sondern in der Kontrollierbarkeit
Beim traditionellen Versenden von Dateien wird „eine Kopie weitergegeben“: an wen sie ging, was der Empfänger damit macht und ob man sie zurückholen möchte, entzieht sich vollständig Ihrer Kontrolle. Die Freigabe über die Bibliothek folgt einem anderen Modell: Die Datei existiert nur einmal in der Bibliothek, weitergegeben wird ein Link mit Einschränkungen – wer sie sehen darf und bis wann, lässt sich festlegen.
Die Gültigkeitsdauer verdient eine eigene Erwähnung: Ein Ablaufdatum für einen Prüf-Link an Kooperationspartner ist deutlich verlässlicher, als hinterher zum Löschen zu drängen – die Einschränkung steht im Link und nicht im Gedächtnis der Beteiligten.
Kooperationspartner wollen stets „Zugriff“, nicht „eine Kopie“; dieser Unterschied wird bei der Zusammenarbeit mehrerer Personen am deutlichsten: Ändert sich die Version, muss nichts neu verschickt werden; abgelaufene Berechtigungen werden automatisch geschlossen, und es lässt sich nachvollziehen, woher die Materialien stammen.
05 Grenzen
Wie üblich werden die Grenzen offen benannt.
① Dieser Beitrag beschreibt Funktionsorte und Mechanismen und stellt keine Wirkungszusage dar. Ob Materialien zu „Assets“ werden, hängt davon ab, wie gut die Dateien selbst organisiert und wie klar sie benannt sind; die Bibliothek betrifft die Schritte nach der Ablage.
② Für freigegebene Inhalte liegt die Verantwortung bei den Nutzenden. Links erhalten Berechtigungen und eine Gültigkeitsdauer, aber was und an wen gesendet wird, ist eine menschliche Entscheidung; bei Dateien mit unveröffentlichten Daten oder personenbezogenen Informationen anderer vor der Freigabe prüfen, ob eine Berechtigung vorliegt.
③ Für die Speicherung und Weitergabe wissenschaftlicher Daten gelten die aktuell gültigen Regelungen der jeweiligen Einrichtung. Welche Daten die lokale Umgebung verlassen dürfen und mit wem sie geteilt werden dürfen, ist von Einrichtung zu Einrichtung unterschiedlich; ein Tool ersetzt diese Entscheidung nicht.