Beim Verfassen von Berichtsmaterialien ist der übliche Weg: Eine KI einen Text schreiben lassen, in Word kopieren und dann Formatierung, Bebilderung und Schriftart anpassen. Mühsam ist daran nicht das Schreiben, sondern den Text wieder in eine Datei zu packen. Die Office-Assistent-Funktion von MuchSci überspringt die anschließenden Montageschritte: Wenn die Anforderungen klar formuliert sind, wird direkt eine bearbeitbare Office-Datei geliefert.
Dieser Beitrag zerlegt das Office-Assistent-Modul in der MuchSci-Anwendungssammlung: welche Arten von Ergebnissen es unterstützt, wie man zwischen den beiden Generierungsmodi wählt und warum die „Dateiausgabe“ für Übergabeszenarien besser geeignet ist als die „Chat-Ausgabe“.
01 Vier Ergebnisarten – zuerst das richtige Format wählen
▲ Abb. 1 | Die Ergebnisart ist keine Formatvorliebe, sondern wird vom späteren Verwendungszweck des Inhalts bestimmt
Die vier in der Oberfläche aufgeführten Ergebnisarten entsprechen vier völlig unterschiedlichen Übergabeszenarien. Präsentationen (.pptx) dienen Berichten, die eine visuelle Struktur benötigen; Umfang von 10–30 Seiten, Layout, Bebilderung und Sprechernotizen werden gemeinsam erzeugt, mit dem Ziel, vor dem Auftritt Zeit für die Formatierung zu sparen. Tabellen/Datenregister (.xlsx) dienen hingegen Daten, die berechnet werden müssen; Formeln, Statistiken und Diagramme sind in den Zellen integriert und können direkt weiterberechnet werden.
Markdown/Reintext (.md/.txt) eignet sich für das einmalige Verfassen langer Texte; Layout ist zweitrangig, wichtig ist der schnelle Entwurf. PDF-Spezialfunktionen (.pdf) sind eher auf feste Formate und Dokumentverarbeitung ausgerichtet: Formulare ausfüllen, Zusammenführen und Aufteilen, Wasserzeichen, Verschlüsselung. Fragen Sie vor der Wahl der Ergebnisart: Soll es präsentiert, berechnet, bearbeitet oder in einem festen Format archiviert werden?
Diese vier Ergebnisarten ersetzen einander nicht. Präsentationen und Tabellen können in derselben Berichtsreihe eingebettet werden, lange Texte können als PDF archiviert werden, und aus PDFs können erneut Materialien extrahiert werden. Der Wert des Office-Assistenten besteht nicht darin, das Format für Sie zu entscheiden, sondern darin, den Inhalt nach Ihrer Formatentscheidung in einem Durchgang in den richtigen Container zu erzeugen.
02 Zwei Generierungsmodi – zwei Ausgangspunkte
▲ Abb. 2 | Ohne Material reicht das reine Thema; bei einem Berg an Material ist die materialgestützte Generierung gefragt
Die beiden in der Oberfläche genannten Modi sind „Generierung aus reinem Thema“ und „materialgestützte Generierung“. Beim ersteren geben Sie ein Thema vor, und das System übernimmt Gliederung, Haupttext und Layout; beim letzteren laden Sie Word-, PDF-Dateien, Chatverläufe und Datentabellen hoch, und das System verdichtet und reorganisiert sie zu einem neuen Dokument. Die falsche Wahl ist unangenehm: Wenn Sie materialgestützt wählen, aber kein Material haben, gibt es für das System nichts zu verdichten; wenn Sie bei viel Material das reine Thema wählen, bauen Sie das Rad neu.
▲ Abb. 3 | Echte Oberfläche: vier Ergebnisarten, zwei Modi, Bestätigung der vier Elemente – der Ablauf ist klar beschrieben
In der echten Oberfläche werden die vier Elemente separat aufgeführt: Thema, Umfang, Format und Stil. Dieser Schritt ist nicht überflüssig; er ist die Grundlage für die spätere Abnahme. Das Thema bestimmt, worüber geschrieben wird, der Umfang bestimmt, wie groß es wird, das Format bestimmt, welche Datei geliefert wird, und der Stil bestimmt den Ton. Erst nach Bestätigung der vier Elemente wird generiert, und die Datei wird direkt an Sie ausgeliefert.
03 Der Unterschied zwischen Dateiausgabe und Chat-Ausgabe
▲ Abb. 4 | „Einen Textabschnitt“ zu liefern und „eine Datei“ zu liefern – die Abnahme erfolgt völlig unterschiedlich
Der Unterschied zwischen Chat-Ausgabe und Dateiausgabe liegt nicht im Inhalt, sondern in der Form. Ein Textabschnitt im Chatfenster muss, wenn er später weiterverwendet werden soll, kopiert, eingefügt und erneut formatiert werden; Formeln und Tabellen verlieren dabei am leichtesten ihre Form. Die Dateiausgabe erzeugt direkt ein Office-Format; Layout, Formeln und Diagramme sind in der Datei integriert, und sie lässt sich nach dem Öffnen sofort weiterbearbeiten.
Der wesentlichere Unterschied liegt in der Abnahme. Ob ein Textabschnitt brauchbar ist, hängt von subjektivem Urteil ab; ob eine Datei brauchbar ist, erkennt man, wenn man sie öffnet und zwei Seiten durchblättert. Dokumente zu schreiben von „Dialogausgabe“ auf „Dateilieferung“ zu heben bedeutet, dass sich der Abnahmemaßstab von „liest es sich flüssig?“ zu „kann man es direkt verwenden?“ verschiebt.
Das heißt nicht, dass die Chat-Ausgabe wertlos ist. Für eine kurze Nachfrage, eine Idee oder die Bestätigung einer Formulierung ist das Chatfenster leichter. Doch wenn Sie das Ergebnis an andere weitergeben wollen – Betreuende, Kooperationspartner, Gutachter, Kunden –, ist die Dateiform die Form, die angenommen, kommentiert und archiviert werden kann.
04 Ablauf: vom Bedarf zur Datei
▲ Abb. 5 | Nach klarer Bedarfsklärung durchläuft das System den vollständigen Ablauf nach Ergebnisart und Generierungsmodus
Der vollständige Ablauf umfasst sechs Schritte: Ergebnisart wählen, Generierungsmodus wählen, Thema/Umfang/Format/Stil bestätigen, Inhalt generieren, Datei ausgeben, manuelle Abnahme. Die ersten drei Schritte werden vom Menschen gesteuert, die folgenden vom System ausgeführt. Die Bestätigung der vier Elemente ist der entscheidende Knotenpunkt, weil sie den vagen Bedarf in ausführbare Randbedingungen übersetzt.
Beim Generieren des Inhalts ruft das System je nach Ergebnisart unterschiedliche Fähigkeiten zur Dateierzeugung auf: Präsentationen bearbeiten Layout und Bebilderung, Tabellen bearbeiten Formeln und Diagramme, lange Texte bearbeiten die Absatzstruktur, PDFs bearbeiten Seiten und Berechtigungen. Am Ende wird eine Datei geliefert, die geöffnet und weiterbearbeitet werden kann, und nicht ein Textabschnitt, der neu zusammengesetzt werden muss.
05 Grenzen
① Dieser Beitrag beschreibt Funktionsposition und Mechanismus und stellt keine Wirkungszusage dar. Ob Struktur, Daten und Format der generierten Datei den Anforderungen entsprechen, hängt davon ab, wie klar die vier Elemente beschrieben sind und wie die Qualität des Ausgangsmaterials ist; das System garantiert, dass der Ablauf vollständig durchlaufen wird, nicht dass das Ergebnis fehlerfrei ist.
② Ausgabeergebnisse müssen manuell geprüft werden; fachliches Urteil lässt sich nicht auslagern. Insbesondere Dateien mit Daten, Formeln, statistischen Schlussfolgerungen und sensiblen Inhalten müssen nach der Generierung geöffnet und geprüft werden; sie dürfen nicht ungeprüft als finales Lieferergebnis dienen.
③ In Szenarien mit Bezug zu Verträgen, Finanzen, Medizin oder Recht gelten die aktuellen Regelungen der jeweiligen Organisation. Funktionen wie PDF-Verschlüsselung, Wasserzeichen sowie Zusammenführen und Aufteilen ändern nicht die rechtliche Wirkung einer Datei; wichtige Dokumente sind vor der Veröffentlichung nach den Organisationsprozessen freizugeben.