Die wöchentlich aus dem System exportierten Verkaufsdetails umfassen oft Tausende Zeilen. Sie unverändert an den Chef weiterzuleiten bedeutet, das Problem unverändert weiterzuleiten – die Empfänger müssen in Tausenden Zeilen selbst nach Antworten suchen; wenn sie sie finden, ist das ihre Leistung. Daten müssen drei Verdichtungsstufen durchlaufen, um sich „Dashboard“ nennen zu dürfen. Mit dem MuchSci-Büroassistenten lassen sich diese drei Arbeitsschritte im Dialog erledigen: Excel-Erstellung, Datenverarbeitung sowie CSV/TSV-Import und -Konvertierung gehören zu seinen Grundfähigkeiten; Ihre Aufgabe ist es, nach jeder Verdichtung einmal zu prüfen.
Erste Stufe: Vom Datenstrom zur Tabelle
Sagen Sie ihm: „Bereite diese CSV-Datei zu einer Excel-Tabelle auf.“ Es übernimmt Import und Konvertierung, Bereinigung, Kategorisierung und monatliche Aggregation – Felder werden zugeordnet, Leerwerte behandelt, doppelte Zeilen entfernt; das Ergebnis ist eine strukturierte Tabelle, kein roher Export.
Diese Stufe wird am leichtesten übersprungen und sollte am wenigsten ausgelassen werden.Beurteilungskriterium: Klicken Sie auf eine beliebige Zelle – können Sie sagen, was sie bedeutet?Wenn nicht, befinden Sie sich noch auf der Ebene des „Datenstroms“, und alle nachfolgenden Diagramme sind wie ein Gebäude auf Sand.
Zweite Stufe: Von der Tabelle zum Diagramm
Sagen Sie dann: „Erstelle ein Vertriebs-Dashboard.“ KPI-Karten, Trendlinien und Vergleichsbalken nehmen ihren Platz ein – Gesamterfüllungsrate, Veränderung gegenüber dem Vormonat und Kategorieverteilung kommen auf eine Seite; Sie erkennen auf einen Blick, in welchem Monat und bei welcher Kategorie ein Problem aufgetreten ist.
Für das Layout gibt es ein schlichtes Prinzip:oben die Schlussfolgerungen (KPIs), in der Mitte die Trends (Liniendiagramme), unten die Details (Tabellen). Der Blick des Chefs wandert von oben nach unten und sollte innerhalb von dreißig Sekunden wissen, „was gut und was schlecht ist“; die Details dienen nur zum Nachschlagen.
Abbildung 1 | Dashboard-Layout: oben KPIs, in der Mitte Trends, unten Details; schematische Struktur.
Dritte Stufe: Vom Diagramm zur Entscheidung
Fragen Sie abschließend: „Markiere die rückläufigen Kategorien und nenne zwei mögliche Ursachen.“ In diesem Schritt führt der MuchSci-Büroassistent Berechnungen und Markierungen durch – Rückgang gegenüber dem Vormonat, Ausreißerpunkte, Ursachenhypothesen; die Ergebnisse lassen sich direkt in die Eröffnung der Wochenbesprechung übernehmen.
Die dritte Stufe wird am ehesten übersprungen und ist zugleich die wertvollste. Die ersten beiden beantworten das „Was“, diese Stufe beginnt, das „Warum“ und das „Wie weiter“ zu beantworten.Das Ziel eines Dashboards ist nicht, gut auszusehen, sondern dass die Teilnehmer der Besprechung etwas zu sagen haben.
Abbildung 2 | Drei Anweisungen, drei Verdichtungsstufen, drei Arten von Ergebnissen: Je konkreter die Anweisung, desto präziser die Verdichtung.
Checkliste der Formulierungen für die drei Verdichtungsstufen
l Aufbereitungsebene: „Bereite diese CSV-Datei zu einer Excel-Tabelle auf“ „Fasse nach Monaten zusammen“ „Entferne doppelte Datensätze“;
l Visualisierungsebene: „Erstelle ein Vertriebs-Dashboard“ „Füge eine Ziellinie hinzu“ „Markiere die Top-5-Kategorien“;
l Interpretationsebene: „Markiere die rückläufigen Kategorien“ „Nenne zwei mögliche Ursachen“ „Vergleiche mit dem gleichen Zeitraum des Vorquartals“.
Je konkreter die Anweisung, desto präziser die Verdichtung. Eine Formulierung wie „Analysier das mal für mich“ führt nur zu einer Analyse, die Ihnen nicht weiterhilft.