Amtswechselzeit – wie üblich halte ich einen Bericht über meine Amtszeit. Als Klassensprecher, der zwei Jahre lang die Klassendokumente verwaltet hat, fasse ich mich kurz – ich spreche nur über eine Sache: Die Hälfte der Arbeit des Klassenausschusses steckt in Dokumenten, und dieser Teil lässt sich wie am Fließband erledigen.
Bilanz der Amtszeit: Wie der Dokumentenalltag aussieht
Die in zwei Jahren bearbeiteten Dokumente lassen sich in vier Kategorien einteilen:Klassenlisten-Excel (Ehrungen, Gesundheitsuntersuchungen, Nebenjobs – Formulare aller Art einsammeln und prüfen),Veranstaltungsberichte Word (mehrere pro Semester),Themenankündigungen PPT (Klassenversammlungen, Erläuterungen zu Auswahlverfahren),Nachweisdokumente PDF (Bearbeitung der elektronischen Version vor dem Stempeln).
Die Hälfte der Arbeit von Schülervertretern steckt in Dokumenten – dieser Satz ist eine Erkenntnis aus erster Hand nach zwei Amtsjahren.
Fließband eins: Listenbearbeitung
Das Einsammeln von Formularen ist der Albtraum des Klassenausschusses: Fünfzig Leute geben Formulare ab, fünfzig Formate. Mein Fließband: Formulare einsammeln → an muchsci zum Bereinigen und Prüfen weiterreichen (Informationen entduplizieren, Formate vereinheitlichen, fehlende Angaben markieren) → normierte Excel-Datei abgeben.
Der gute Ruf des Klassenausschusses beruht darauf, dass es bei Tabellen keine Fehler gab – in zwei Jahren habe ich keine einzige Tabelle falsch abgegeben; das lag nicht an Sorgfalt, sondern am Fließband.
Fließband zwei: Veranstaltungsberichte
Für jeden Veranstaltungsbericht gibt es ein festes Vorgehen: Veranstaltungsfotos und Anwesenheitslisten ordnen, anhand des Berichtsrahmens einen Entwurf erstellen, nach dem Überarbeiten layouten und als Word ausgeben. muchsci macht aus der „Zusammenfassung“ eine Sache von einer halben Stunde statt eines ganzen Abends – Material rein, Fertigprodukt raus.
Fließband drei: Ankündigungen und Nachweise
Die Ankündigungs-PPT für Klassenversammlungen zu bestimmten Themen wird themenbezogen erzeugt; bei Nachweisdokumenten, die gestempelt werden müssen, wird die elektronische Version zuerst mit muchsci bearbeitet – Formulare ausfüllen, Formate konvertieren, Wasserzeichen hinzufügen, alles im Leistungsumfang.
Der letzte Punkt der Amtszeitbilanz: das Übergabepaket
Am Ende der Amtszeit hinterlasse ich meinem Nachfolger nicht nur Dokumente, sondern die Fließbänder:
• Alle Vorlagen gesichert – Formatvorlagen für Wochenberichte, Zusammenfassungen und Ankündigungen;
• Dokumentenarchiv – vollständiges, nach Semester geordnetes Archiv;
• Übergabedokument – eine „So funktioniert’s“-Anleitung, die erklärt, wie jedes Fließband läuft.
Der nächste Klassenausschuss übernimmt nicht nur Dokumente, sondern ein Fließbandsystem, das sofort anlaufen kann. Die höchste Stufe der Arbeit von Schülervertretern ist nicht, wie tüchtig man während der Amtszeit ist, sondern dass das System nach dem Ausscheiden weiterläuft – darin sind Werkzeuge nützlicher als ein Abschiedsessen.