Notiz an mich selbst: Oktober ist Formularsaison. Anträge auf Stipendien und finanzielle Unterstützung, Unterlagen für Auszeichnungen, Anmeldeformulare für Wettbewerbe, Praktikumsverträge – alles PDFs, und jede sieht aus, als könnte man sie nur per Hand ausfüllen. Bevor ich beim Ausfüllen noch blind werde, halte ich den Lösungsweg hier fest.
Notiz eins: PDF-Formulare sind nicht nur zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen da
Der bisherige Weg: drucken → handschriftlich ausfüllen → scannen → zurückschicken; bei schlechter Handschrift kann es sogar zurückgewiesen werden. Jetzt unterstützt muchsci das direkte Ausfüllen von PDF-Formularen: Man gibt ihm die Formulardatei und seine Informationen, trägt sie Feld für Feld ein und erhält eine einreichbare elektronische Version. Formulare mit vielen Feldern wie Unterlagen für Auszeichnungen oder Anmeldeformulare für Wettbewerbe eignen sich am besten dafür.
Notiz zwei: Manche Formulare müssen „abgeschlossen“ werden
Einreichende Stellen verlangen häufig, dass Unterlagen nicht verändert werden können, oder sie benötigen ein Wasserzeichen. Diese Bearbeitungen sind in muchsci schnell erledigt: PDF-Absicherung, Wasserzeichen, Ver- und Entschlüsselung stehen alle auf der Funktionsliste. Nach dem Ausfüllen gleich mit erledigen, ohne ein zweites Tool zu öffnen.
Notiz drei: Bei mehreren Einreichungen müssen die Informationen übereinstimmen
Die in Stipendienformularen, Auszeichnungsformularen und Anmeldeformularen verlangten Informationen überschneiden sich stark – Name, Matrikelnummer, Kontaktdaten, Notendurchschnitt, Auszeichnungen. Beim handschriftlichen Ausfüllen fürchtet man am meisten, dass „dieselbe Information in verschiedenen Formularen unterschiedlich ist“; im mildesten Fall muss man neu ausfüllen, im schlimmsten Fall beeinflusst es die Bewertung. Speichert man die Standardinformationen einmal für muchsci, wird bei jedem Formular dieselbe Basis verwendet, und das Problem der Konsistenz existiert nicht mehr.
Notiz vier: Vier Prüfungen vor der Abgabe
| Prüfpunkt | Standard |
| --- | --- |
| Sind alle Felder ausgefüllt? | Punkt für Punkt prüfen, keine fehlenden oder falsch platzierten Einträge |
| Ist das Format gesperrt? | Wenn Unveränderbarkeit erforderlich ist, Absicherung durchführen |
| Wasserzeichen/Verschlüsselung erforderlich? | Nach den Vorgaben der einreichenden Stelle bearbeiten |
| Sind die Informationen konsistent? | Persönliche Informationen in mehreren Formularen konsistent halten |
Letzte Notiz: Der Sinn der Formularsaison ist, die Dinge ordentlich zu erledigen, nicht Schönschreiben zu üben. Was man der muchsci-Pipeline überlassen kann, sollte man nicht mehr handschriftlich ausfüllen und scannen – die eingesparten Abende bleiben für die Feinarbeit an den Unterlagen selbst.