In jedem Labor gibt es eine solche Rolle: die Wochenberichtsvorlagen verwalten, die Protokolle der Gruppentreffen verwalten, die Geräteverzeichnisse verwalten. Ich. Seit ich diese drei Routineaufgaben zwei Jahre lang übernommen habe, bin ich von „jede Woche geht ein halber Tag für Routinekram drauf“ zu „der Routinekram läuft automatisch“ übergegangen – der Prozess ist hier dokumentiert, als Referenz für alle Verwalter von Routinearbeiten.
Routineaufgabe eins: Wochenbericht
Der Schmerzpunkt beim Laborwochenbericht ist nie das Schreiben, sondern das Format – jeder hat ein anderes Format für seinen Wochenbericht, und wenn sie eingesammelt werden, fällt es dem Betreuer schwer, sie zu lesen. Meine Lösung: eine feste Vorlage festlegen, die Kernpunkte einsammeln, ein fertiges Dokument ausgeben.
Der Ablauf wird zu: Vor Feierabend am Freitag geben alle ihre Kernpunkte zu den Fortschritten dieser Woche an muchsci, es erzeugt nach dem im Labor üblichen Format einen Wochenbericht als Word-Datei, und ich führe die Entwürfe zusammen und reiche ihn ein. Der Sinn des Wochenberichts ist es, Fortschritte abzugleichen, keine Stilprüfung – erst nach der Vereinheitlichung des Formats gilt dieser Satz wirklich.
Routineaufgabe zwei: Protokolle der Gruppentreffen
Die Diskussionen in Gruppentreffen sind verstreut und schnell; wenn man das Protokoll nach dem Treffen aus dem Gedächtnis schreibt, gehen zwangsläufig Details verloren. Die aktuelle Vorgehensweise: Diskussionspunkte werden vor Ort als Stichpunkte notiert, nach dem Treffen an muchsci gegeben, das sie zu einem strukturierten Protokoll aufbereitet – Themen, Schlussfolgerungen, To-dos, Verantwortliche, vier Spalten, klar und deutlich. Die To-do-Liste kann außerdem jede Woche rollierend abgeglichen werden; ob die Dinge, die letzte Woche gesagt wurden, diese Woche erledigt wurden, ist auf einen Blick ersichtlich.
Routineaufgabe drei: Geräteverzeichnis
Gerätenutzungsprotokolle, Bestände an Reagenzien und Verbrauchsmaterialien, der Dienstplan – alles typische Tabellenarbeit. Der muchsci-Office-Assistent hat auch diesen Bereich übernommen: Gerätenutzung wird tabellarisch erfasst, Bestände an Verbrauchsmaterialien werden automatisch aktualisiert, der Dienstplan wird mit einem Klick erzeugt, und regelmäßig können auch statistische Zusammenfassungen ausgegeben werden.
Die Grenzen der Übergabe an Tools
Die Grenzen der Automatisierung von Buchhaltungsarbeiten sind genauso klar wie beim Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten:
| Von muchsci übernommene Aufgaben | Weiterhin manuelle Aufgaben |
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| Erstellen und Massenaktualisieren von Excel-Dateien | Festlegung der Buchhaltungsregeln |
| Datenbereinigung und Formatkonvertierung | Beurteilung und Behandlung von Ausnahmefällen |
| Regelmäßige Ausgabe statistischer Zusammenfassungen | Aufgaben, die Kommunikation und Koordination erfordern |
Routinekram an die automatisierte Verarbeitung, Energie für das Forschungsprojekt – dieser Satz ist die ehrlichste Zusammenfassung meiner zwei Jahre als „Verwalter von Routinearbeiten“. Wenn auch du die Person im Labor bist, die sich um den Routinekram kümmert, beginne mit der Automatisierung des Wochenberichts – du wirst süchtig danach.