Word- und PPT-Gruppenarbeit: mit dem Office-Assistenten-Agenten alles auf einmal einreichen
Das Nervigste an Gruppenarbeit ist nicht das Erledigen, sonderndass vier Leute vier verschiedene Stile produzieren. Bei der PPT werden drei verschiedene Vorlagen verwendet, im Word sind die Überschriftenebenen alle unterschiedlich, und der letzte Schritt des Zusammenführens kann einen ganzen Abend verschlingen.
So haben wir es in unserer Gruppe später gemacht: Erst eine zwanzigminütige Besprechung, in der wir die Aufgabenverteilung und „was abgegeben wird“ festlegen, dann arbeitet jeder für sich, und am Ende führe ich alles zusammen.
Schritt 1: Erst festlegen, „was abgegeben wird“, dann, „wer was macht“
Ich war dafür zuständig, eine Liste zu entwerfen, die nur vier Zeilen hatte:
· einen Word-Bericht (in vier Abschnitte unterteilt, jeder übernimmt einen)
· eine PPT (höchstens zehn Seiten, für die Präsentation im Unterricht)
· eine Aufgabenverteilungstabelle (wer welchen Abschnitt geschrieben und wer welche Seite geprüft hat)
· eine Stichpunktliste für das Sprechen (wer welche Seiten vorträgt)
Wenn die Liste erst einmal steht, gibt es weniger Reibereien –meist wird nämlich darüber gestritten, „ob das zu meiner Aufgabe gehört“, und nicht über den Inhalt selbst.
Schritt 2: Ich lasse daraus ein Gerüst erzeugen und verwende es nicht als fertiges Produkt
Ich habe die Liste und die Kernpunkte jedes Abschnitts in einen Absatz gefasst und sie dem Office-Assistenten-Agenten von MuchSci übergeben, damit er zunächst eine Version des Word- und PPT-Gerüsts erstellt.
Die offizielle Website beschreibt es so: „Beschreiben Sie Ihre Anforderung in einem Satz und erhalten Sie bearbeitbare PPT-, Word- und Excel-Fertigergebnisse.“ Wenn ich es verwende, formuliere ich die Anforderung bewusst detailliert:für wen, wie viele Seiten, was auf jeder Seite behandelt wird, was als erledigt gilt.
Es erzeugt bearbeitbare Dateien, und das ist für uns entscheidend – alle vier müssen darin Änderungen vornehmen können; wenn das Format starr ist, wäre die Arbeit umsonst.
Schritt 3: Die vier füllen ihre Teile aus, ich vereinheitliche drei Punkte
Nach dem Ausfüllen passe ich nur drei Dinge an und ordne den Inhalt nicht neu:
1. Überschriftenebenen. In Word werden Überschriften der ersten und zweiten Ebene vereinheitlicht, damit die Navigation im Navigationsbereich ordnungsgemäß funktioniert.
2. Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen. In der PPT werden die Seitenzahlen einheitlich unten rechts platziert, der Bericht erhält eine Fußzeile.
3. Nummerierung von Abbildungen und Tabellen. Im gesamten Text einheitlich „Abbildung 1, Tabelle 1“; alle Formulierungen „wie unten dargestellt“ im Text werden zu „wie in Abbildung 1 dargestellt“ geändert.
Erst nachdem diese drei Punkte vereinheitlicht sind, wirken die Inhalte der vier Abschnitte wie ein einziges Dokument.
Schritt 4: Die Aufgabenverteilungstabelle muss unbedingt aufbewahrt werden
Die Aufgabenverteilungstabelle ist keine Formsache. In unserer Gruppe gab es zweimal Situationen, in denen unklar war, „wer diesen Abschnitt eigentlich geschrieben hat“, und am Ende wurde es mithilfe der Aufgabenverteilungstabelle geklärt.
In unserer Aufgabenverteilungstabelle gibt es drei Spalten:Abschnitt / Verantwortliche Person / Prüfperson. Die Prüfperson ist nicht die verantwortliche Person selbst – seine eigenen Sachen zu prüfen, bedeutet im Grunde, gar nicht zu prüfen.
Schritt 5: Vor der Abgabe gehe ich selbst alles noch einmal durch
· Ich lese den Teil jeder Person einmal durch und ändere nur drei Dinge: sachliche Fehler, Widersprüche und uneinheitliche Bezeichnungen („unsere Gruppe“ und „diese Gruppe“ dürfen nicht vermischt werden).
· Zitate und Datenquellen werden Punkt für Punkt an der Originalstelle überprüft.
· Die Stichpunkte des Sprechskripts werden einmal entlang der PPT durchgegangen, um sicherzustellen, dass jede Seite abgedeckt wird
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Meine Erfahrung
Die Qualität des Endergebnisses einer Gruppenarbeit hängt zu achtzig Prozent vom Schritt desZusammenführens der Dokumente ab. Der Office-Assistenten-Agent von MuchSci hat uns dabei geholfen, aus „von null an formatieren“ ein „mit einer bearbeitbaren Gerüstversion beginnen“ zu machen; die eingesparte Zeit haben wir für die Prüfung der Inhalte genutzt – und genau dafür sollte man wirklich Zeit aufwenden.
Diesen Ablauf haben wir zwei Semester lang verwendet; inzwischen können wir am Tag nach der Besprechung einen ersten Entwurf vorlegen.
Meine Erwartung an einenKI-Assistenten für Studierende ist inzwischen nur noch eine: Lass nicht zu, dass vier Leute eine ganze Nacht mit Formatierung verbringen.