Fünf Monate vor der Eröffnung der Konferenz standen auf dem Whiteboard in der ersten Sitzung des Programmkomitees bereits mehr als zwanzig Namen.
„Sind diese Namen alle verlässlich?“, fragte der Vorsitzende. Im Raum wurde es für ein paar Sekunden still – was ist der Maßstab für Verlässlichkeit? Bekanntheit? Titel? Oder wer das Organisationskomitee gut kennt?
Das Treffen an jenem Tag brachte diese Verbesserung auf den Weg:Die Liste kann nach und nach festgelegt werden, doch die Vorarbeit muss zuerst gründlich erledigt werden.
Der erste Schritt der Vorarbeit bestand darin, für jede Kandidatin und jeden Kandidaten eine Hintergrundkarte anzulegen. Das Organisationskomitee nutzte dafür die Talentprofile von MuchSci; bei jeder Recherche waren die vier Übersichtsfelder sofort vollständig:
Erstes Feld,Fachzuordnung – ob Forschungsbereiche und Schlüsselwörter im öffentlichen Profil zum Thema der Konferenz passen, ist auf einen Blick erkennbar. In früheren Jahren gab es die peinliche Situation, dass Keynotes nicht zum Thema passten; die Ursache lag genau darin, dass dieses Feld nicht geprüft wurde.
Zweites Feld,öffentlicher Werdegang – Ausbildung und Berufserfahrung sind lückenlos nachvollziehbar. Die Titel für die Vorstellungsseite haben eine Grundlage, und auch die Begrüßungsworte der Moderation lassen sich glaubwürdig und anschaulich formulieren.
Drittes Feld,Projekte der letzten Jahre – verifizierte Projektdetails mit Jahr, Art und Fördermitteln. Ob die Kandidatin oder der Kandidat in diesem Bereich aktuell noch aktiv ist, zeigt sich hier.
Viertes Feld,Ämter und Funktionen – öffentliche Rollen in Fachgesellschaften, Zeitschriften und Komitees.
Drei Wochen später lagen die Hintergrundkarten von mehr als zwanzig Namen auf dem Tisch. Der Ton der Diskussion veränderte sich: Es hieß nicht mehr „Ich finde A ganz gut“, sondern „A passt mit seiner Fachzuordnung vollständig, war in den letzten drei Jahren projektaktiv, aber sein Bereich überschneidet sich mit dem von B – wenn wir zwischen beiden wählen müssten …“
Mit Fakten als Grundlage wurden alle Meinungsverschiedenheiten zu diskutierbaren Fragen.
In der letzten Sitzung wurde die Liste festgelegt. Der Vorsitzende schrieb einen Satz ins Protokoll:„Die Hintergrundmaterialien werden aus öffentlichen Daten erstellt, die endgültige Liste entscheidet das Komitee.“ – Das Werkzeug liefert die Vorarbeit, die Entscheidung treffen Menschen; bei den Keynotes dieser Konferenz gab es keine Fehlgriffe mehr.