Wenn eine Arbeitsgruppe jemanden sucht, sind meist mehrere Personen beschäftigt: Die Betreuungsperson hat einen ungefähren Rahmen im Kopf, ein erfahrenes Gruppenmitglied hat eine Reihe möglicher Namen, und die für Außenkontakte zuständige Person überlegt, wie die Einladung verschickt werden soll. Das Problem ist, dass diese Informationen selten an derselben Stelle liegen – der Rahmen wurde einmal in einer Besprechung genannt, die Liste steht in den Notizen von irgendjemandem, und nach der zu verwendenden Kurzvorstellung muss man noch einmal fragen. Wenn dann zusammengeführt wird, kann oft niemand eine vollständige Fassung vorlegen.
Der Kern dieses Problems ist nicht mangelnder Fleiß, sondern das Fehlen einer gemeinsamen Arbeitsfläche. Das Talentprofil beantwortet die Frage, warum ein Datensatz vertrauenswürdig ist; die gemeinsame Forschungswerkstatt beantwortet, wo dieser vertrauenswürdige Datensatz liegt und wer ihn gemeinsam pflegt. Dieser Artikel beleuchtet genau die Stelle, an der beides zusammenkommt.
01 Namen, die im Chat verstreut sind, und solche, die in der Projektgruppe gesammelt werden
▲ Abb. 1 | Der Unterschied liegt nicht darin, wer sich mehr merkt, sondern darin, ob der Nächste damit weiterarbeiten kann
Beginnen wir mit dem offensichtlichsten Unterschied. Wenn Namen über Chats und E-Mails verstreut sind, ergänzt jede Person ein paar Einträge im eigenen Dokument; dass die Versionen beim Zusammenführen nicht zusammenpassen, ist der Normalfall: Gleichnamige werden als zwei Einträge geführt, dieselbe Person erscheint in zwei Schreibweisen, und im Nachhinein lässt sich kaum nachvollziehen, welche Fassung die richtige war. Sobald sie in die Projektgruppe übernommen werden, gibt es nur noch eine Fassung – wer etwas hinzugefügt hat, wann und auf welcher Grundlage, bleibt alles im selben Raum.
Auch der Umgang mit Unsicherheiten ändert sich. Beim dezentralen Sammeln wird der unsichere Eintrag oft einfach schwammig übergangen; in der gemeinsamen Arbeitsfassung können nicht zuordenbare Namen in einer eigenen Kategorie geführt werden, die späteren Nutzern klar sagt: „Dieser Eintrag ist nicht verifiziert.“ Lieber als offen zu prüfend kennzeichnen, als Datensätze unklarer Herkunft in die offizielle Liste zu mischen.
Die Übergabekosten sind der dritte Unterschied. Wechselt die Person, die das Thema übernimmt, muss der im Chat verstreute Kontext neu erzählt werden; in der Projektgruppe sind Gespräche, Agenten und Dateien vorhanden, und die nächste Person kann einfach weiterarbeiten.
02 Drei Tabs, die jeweils einen Teil abdecken
▲ Abb. 2 | Drei Objektarten – Mitglieder, Agenten und Dateien – teilen denselben Kontext
Die Ebene der Mitglieder beantwortet, wer beteiligt ist. Projekt-Ersteller und normale Mitglieder werden in der Liste unterschieden; die Arbeitsteilung ist explizit: Die Betreuungsperson legt den Rahmen fest, ein erfahrenes Gruppenmitglied ergänzt Kandidaten, die Außenkontakt-Person ist dafür zuständig, die Unterlagen zu versenden. Sind die Rollen klar, muss nicht immer wieder besprochen werden, wer welchen Teil ergänzt.
Die Ebene der Agenten beantwortet, wer aufräumt und ordnet. Eine Projektgruppe kann Agenten binden; Mitglieder rufen sie auf, indem sie im Eingabefeld `@` eingeben. Für die Personensuche liegt der Nutzen darin, die von allen zusammengetragenen Namen nach demselben Feldset zu ordnen – Grunddaten, Ausbildung, beruflicher Werdegang, wichtigste Forschungsergebnisse – und Punkt für Punkt in Spalten auszurichten, statt jeweils eigene Absätze zu schreiben. In MuchSci-Projektgruppen geschieht dieser Schritt am selben Ort wie die Diskussion; die Liste muss nicht hinein- und hinausgetragen werden.
Die Ebene der Dateien beantwortet, wo die Ergebnisse landen. Kandidatenlisten, aufbereitete Profile und fertige Einladungsunterlagen bleiben beim Projekt und werden nicht von neuen Chatnachrichten weggespült. In der Diskussion kann direkt auf Material verwiesen werden, statt einen Link zu posten und alle selbst suchen zu lassen.
03 So entsteht eine gemeinsame Arbeitsfassung
▲ Abb. 3 | Von der Gruppengründung und Rahmensetzung bis zum fertigen Entwurf im Dateibereich – alle sechs Schritte finden im selben Raum statt
Der Ablauf umfasst grob sechs Schritte: Für ein Rekrutierungsvorhaben eine Projektgruppe anlegen und zuerst den Rahmen klären; die Mitglieder tragen jeweils Personen ein, ohne sofort zu ordnen; im Chat den gebundenen Agenten mit `@` aufrufen und ihn die Profile nach den vier Feldarten gebündelt ergänzen lassen; unsichere Einträge in eine eigene Kategorie aufnehmen, als zu prüfen markieren und nicht in die offizielle Liste übernehmen; die aufbereiteten Profile im Dateibereich ablegen, sodass alle Mitglieder dieselbe Fassung nutzen; und schließlich von einer mit der Materie vertrauten Person gegenlesen lassen.
Das Wertvolle daran ist, dass „Unvollständigkeit erlaubt“ ist. Die Existenz der Kategorie „zu prüfen“ zeigt, dass der Aufbereitungsprozess eigene Unsicherheit eingesteht. Würde die gemeinsame Arbeitsfassung nur gesicherte Inhalte zulassen, würden Mitglieder Unsicheres einfach löschen – und damit Hinweise verlieren.
Nachvollziehbarkeit ist ein weiterer Vorteil. Wer einen Datensatz ergänzt hat, auf welcher Grundlage und ob er geprüft wurde, bleibt alles im Projektraum. Wenn die Einladung dann offiziell verschickt werden soll, ist das Nachprüfen deutlich günstiger.
04 Die Funktionsoberfläche: Mitglieder, Agenten und Dateien auf einem Bildschirm
▲ Abb. 4 | Die drei Arten von Problemen aus getrennten Workflows werden genau von derselben Arbeitsfassung aufgefangen
Nach dem Eintritt in die Projektgruppe wirkt die Oberfläche wie eine Arbeitsfläche für das Vorhaben: rechts sind die drei Registerkarten „Mitglieder“, „Agenten“ und „Dateien“; das Eingabefeld unten weist darauf hin, dass mit `@` der gebundene Projektgruppen-Agent aufgerufen werden kann.
▲ Abb. 5 | Innerhalb der Projektgruppe: Die drei Registerkarten stehen nebeneinander, im Chat kann man dem Agenten direkt mit `@` Aufgaben zuweisen
Der Schlüssel hier ist der `@`-Mechanismus. In einem normalen Chat ruft man mit @ eine Person herbei, damit sie die Nachricht ansieht; im Projektgruppen-Chat ruft man mit @ einen Agenten auf und nutzt seine Fähigkeiten. Dasselbe Eingabefeld kann Nachrichten an Mitglieder senden und dem Agenten Aufgaben zuweisen; der Agent wird dadurch Teil des Kollaborationsablaufs. MuchSci platziert das Talentprofil unter dem Tab des persönlichen Agenten-Assistenten; in Zusammenspiel mit diesem Mechanismus können Aufbereitung und Diskussion der Profile am selben Ort stattfinden.
05 Grenzen
① Dieser Beitrag beschreibt Funktionsmechanismen und Anwendungsweisen und stellt keine Wirkungszusage dar. Dass eine Projektgruppe Kontext bündeln kann, bedeutet nicht, dass die Personensuche zwangsläufig reibungsloser verläuft; das hängt auch von den Nutzungsgewohnheiten der Mitglieder und der Klarheit der Aufgabe ab.
② Strukturierung ist keine Bewertung. Profile sind eine Aufbereitung öffentlich zugänglicher Informationen und stellen keine Bewertung der Fähigkeiten, Empfehlung oder Fürsprache für irgendeine Person dar; Urteile über konkrete Personen müssen Nutzer selbst prüfen und verantworten.
③ Es werden ausschließlich öffentlich zugängliche Informationen verwendet. Personenbezogene Privatdaten sind nicht Gegenstand; bei formellen Verwendungen wie Begutachtung, Personalbeschaffung oder Due Diligence gelten die jeweils aktuellen Regelungen und Verfahren der zuständigen Stelle.