Ein Profil ist zusammengestellt, und die Sache ist damit oft noch nicht erledigt. Einladungsschreiben für Besprechungen müssen verfasst, Empfehlungsformulare für Fachleute ausgefüllt, E-Mails mit Kooperationsabsichten versendet und Listen der Gutachterinnen und Gutachter eingereicht werden. Gemeinsam ist diesen Unterlagen: Der Inhalt ist eigentlich bereits vorhanden, er liegt nur noch über verschiedene Felder der Akte verteilt vor und muss Datei für Datei neu zusammengesetzt werden. Wirklich Zeit kostet genau dieser Abschnitt – nicht die Recherche, sondern das erneute Einfügen der recherchierten Angaben in einzelne Dateien.
Das Talentprofil ist dafür zuständig, öffentlich zugängliche Informationen in prüfbare Felder zu überführen; der Büroassistent von MuchSci ist dafür zuständig, diese Felder in lieferbare Dateien zu überführen. Dieser Beitrag zerlegt die Nahtstelle zwischen beiden: wie Felder Vorlagen zugeordnet werden, wie aus einer Liste von Namen ein fertiges Dokument wird und wie das fertige Dokument anschließend archiviert wird.
01 Welchen Abschnitt die zweite Hälfte ergänzt
▲ Abb. 1 | Der erste Abschnitt regelt, woher die Felder kommen; der zweite regelt, wie die Dateien entstehen
Das Profil liefert die Felder. Grunddaten, Ausbildungsverlauf, beruflicher Werdegang und wichtigste Forschungsergebnisse bilden jeweils eigene Spalten; jeder Eintrag in der Akte trägt eine Angabe zur Datenquelle, nicht übereinstimmende Angaben werden als zu prüfen markiert und nicht als Fachleute gezählt. Seine Stärke liegt darin, dass es durchsuchbar, abgleichbar und überprüfbar ist, aber es ist selbst keine Unterlage, die direkt versendet werden kann.
Der Büroassistent ergänzt die Form. In der Oberfläche des Büroassistenten von MuchSci muss zunächst der Produkttyp ausgewählt werden – Präsentation, tabellarische Übersicht, Langtext oder PDF-Spezialdokument –, dann werden die vier Elemente Thema, Umfang, Format und Stil bestätigt, anschließend wird die Datei erzeugt. Für das Profil löst dieser Schritt die Frage, „in welcher Form die Felder aufs Papier gelangen“.
Getrennt betrachtet werden die beiden Dinge sogar klarer. In MuchSci sind das Talentprofil und der Büroassistent als zwei voneinander unabhängige Einstiegspunkte gestaltet: Der eine regelt, woher die Informationen kommen, der andere, wie die Dateien entstehen. Wenn die Aufgaben klar getrennt sind, weiß man bei Problemen, zu welchem Abschnitt man zur Prüfung zurückkehren muss: Stimmen die Felder nicht, geht es zurück zur Akte; stimmt das Layout nicht, geht es zurück zur Vorlage.
02 Wo die vier Feldarten jeweils hingehören
▲ Abb. 2 | Die auszufüllenden Lücken einer Vorlage entsprechen genau den vier Feldarten im Profil
Die Felder der Grunddaten finden sich in Briefkopf und Anrede. Eine Kurzvorstellung in einem Satz, aktuelle Position und Forschungsgebiet kommen üblicherweise in den Anfang des Schreibens oder in den ersten Absatz der Fachleutevorstellung; Felder wie Geschlecht, Geburtsdatum und Geburtsort werden je nach Anforderung des Formulars einbezogen oder weggelassen.
Die übrigen drei Kategorien lassen sich besser als Ganzes in Tabellen übertragen. Der Ausbildungsverlauf besteht ohnehin aus vier Spalten – Zeitraum, Schule bzw. Institution, Fach und Abschluss – und kann unverändert in eine Tabelle übernommen werden; der berufliche Werdegang umfasst drei Spalten – Zeitraum, Einrichtung und Funktion – und dient den Anmerkungen in Empfehlungsformularen und Namenslisten; die wichtigsten Forschungsergebnisse gliedern sich in zwei Blöcke – wissenschaftliche Beiträge und geleitete Projekte – und dienen Vorstellungs- und Erläuterungsabschnitten, wobei Projekte mit Bezug zu nationalen Großprojekten besonders gekennzeichnet werden.
Erst wenn die Zuordnung klar ist, ergibt die Stapelverarbeitung Sinn. Nur wenn die Felder zu den Positionen passen, lassen sich die Lücken füllen; umgekehrt gilt: Fehlt ein von der Vorlage verlangtes Feld im Profil, handelt es sich um eine fehlende Angabe, die ausdrücklich leer bleiben sollte, statt sie mit anderen Inhalten aufzufüllen.
03 Einmal von Hand abschreiben gegenüber einer ganzen Serie aus der Vorlage
▲ Abb. 3 | Eingespart wird der Aufwand für wiederholtes Zusammensetzen, nicht der Prüfschritt
Am deutlichsten zeigt sich der Unterschied bei der Konsistenz. Werden Felder von Hand in zehn Schreiben kopiert, kommt es leicht zu abweichender Formatierung, fehlenden Angaben oder Verschiebungen; wird dieselbe Vorlage mehrfach verwendet, ist die Formatierung einheitlich, und fehlende Angaben sind auf einen Blick zu erkennen.
An zweiter Stelle stehen die Änderungskosten. Müssen Anrede oder Datum kurzfristig geändert werden, sind beim manuellen Vorgehen zehn Stellen zu ändern, beim Vorgehen mit Vorlage nur einmal. Das fällt umso stärker auf, je länger die Liste ist.
Klarstellen muss man jedoch: Stapelverarbeitung bedeutet nicht Prüffreiheit. Eine Vorlage kann die Lücken füllen, ob die eingetragenen Felder richtig sind, muss jedoch weiterhin ein Mensch prüfen. Gerade bei zentralen Angaben wie Zeitraum, Einrichtung und Projektname ist es deutlich einfacher, die Datei nach dem Erzeugen zu öffnen und ein paar Seiten durchzublättern, als später von anderen auf Fehler hingewiesen zu werden.
04 Funktionsoberfläche: von den Feldern zur Datei
▲ Abb. 4 | Felder entnehmen, Typ auswählen, Vorlage anwenden, manuell abnehmen – vier Schritte bilden eine Montagelinie
Der Ablauf besteht aus vier Schritten: die benötigten Felder aus der Akte auswählen; zuerst den Produkttyp festlegen, ob Schreiben, Tabelle, Präsentation oder Langtext; die Vorlage anwenden und eine ganze Serie auf einmal erzeugen; zur manuellen Abnahme öffnen und prüfen, ob Anrede, Einrichtung und Zeitangaben stimmen. Die ersten drei Schritte sind Vorbereitung und Ausführung, der vierte Schritt ist die Kontrollinstanz.
▲ Abb. 5 | Oberfläche des Büroassistenten: vier Produkttypen, zwei Erzeugungsarten, Dateiausgabe erst nach Bestätigung der vier Elemente
In der Oberfläche werden die vier Elemente gesondert aufgeführt: Thema, Umfang, Format und Stil. Dieser Schritt ist nicht überflüssig, er bildet die Grundlage für die spätere Abnahme – das Thema bestimmt, worüber geschrieben wird, der Umfang bestimmt, wie umfangreich es wird, das Format bestimmt, welche Datei geliefert wird, und der Stil bestimmt den Tonfall. Auch bei der Erzeugungsart gibt es zwei Möglichkeiten: Liegen keine fertigen Materialien vor, wird rein themenbasiert erzeugt; sind bereits Materialien vorhanden, wird materialgestützt erzeugt. Letzteres liegt vor, wenn die aus dem Profil exportierten Inhalte als Material hochgeladen werden.
Auch der Archivierungsschritt verdient Beachtung: Nachdem eine Serie von Schreiben erzeugt wurde, kann sie zusätzlich zu einer tabellarischen Übersicht zusammengefasst werden, was die spätere Registrierung und Nachprüfung erleichtert.
05 Grenzen
① Dieser Beitrag beschreibt Funktionsmechanismen und Anwendungsweisen und stellt keine Wirkungszusage dar. Ob Struktur, Format und Feldbefüllung der erzeugten Dateien den Anforderungen entsprechen, hängt von der Vorlagenbeschreibung und der Qualität des Ausgangsmaterials ab; dass der Ablauf durchläuft, bedeutet nicht, dass das Ergebnis fehlerfrei ist.
② Strukturierung ist keine Bewertung. Die Akte ist eine Zusammenstellung öffentlich zugänglicher Informationen und stellt keine Bewertung der Fähigkeiten, keine Empfehlung und keine Fürsprache für irgendeine Person dar; die Beurteilung vor dem Versand von Unterlagen muss von den Nutzenden selbst geprüft und verantwortet werden.
③ Es werden ausschließlich öffentlich zugängliche Informationen verwendet. Personenbezogene Privatdaten sind nicht betroffen; bei formellen Verwendungen wie Begutachtung, Personalrekrutierung oder Due Diligence gelten die aktuellen Regelungen und Verfahren der jeweiligen Einrichtung.