Eine akademische Konferenz oder ein Forum zu organisieren – der schwierigste Teil sind oft nicht Raum und Programm, sondern die Namensliste. Das Thema steht, als Nächstes müssen die Gäste gelistet werden – aber woher kommt die Liste? Meistens kommen mehrere Wege zusammen: ein paar Namen, die einem einfallen, ein paar Personen, die man auf der letzten Veranstaltung getroffen hat, und ein paar, die Kolleginnen und Kollegen empfohlen haben. Die Liste ist zwar zusammengestellt, aber man ist sich unsicher: Arbeitet diese Person noch an diesem Thema? Hat sie vielleicht die Einrichtung gewechselt? Wurde jemand Passenderes übersehen?
Dieser Beitrag handelt davon, aus dem „Zusammenstellen einer Liste“ ein „Prüfen der Liste“ zu machen. Das Talentprofil von MuchSci unterstützt in diesem Schritt den ersten Teil: Themenbezogen werden Richtungen abgegrenzt, öffentlich überprüfbare Profile Person für Person zusammengestellt, laufende Projekte und Ergebnisse aus jüngster Zeit geprüft – daraus entsteht zunächst eine belegte, abgestufte Liste, die anschließend an den Büroassistenten für die Erstellung der Einladungsunterlagen geht.
01 Wie eine Namensliste entsteht
Betrachten wir zunächst einen vollständigen Ablauf. Der Unterschied zu „wen mir einfällt, den schreibe ich auf“ besteht darin, dass vorgeschaltet ein Prüfschritt erfolgt.
▲ Abb. 1｜Personen themenbezogen auswählen, einzeln prüfen und erst dann abstufen und sortieren
Der erste Schritt ist, ausgehend vom Thema die Richtungen festzulegen. Zuerst wird das Konferenzthema klar formuliert und dann in mehrere Unterrichtungen aufgeteilt – lautet das Thema „Neue Entwicklungen in einem bestimmten Feld“, sollte es operativ in einzelne kleine Richtungen heruntergebrochen werden. „Je konkreter die Richtungen, desto präziser die Auswahl der Personen“; wird dieser Schritt ausgelassen, beruht alles Weitere nur auf Gefühl.
Der zweite Schritt ist, den Kandidatenkreis abzugrenzen und für jede Richtung zunächst eine Reihe möglicher Namen zu sammeln. Der dritte Schritt ist, die Profile Person für Person zusammenzustellen und anhand von vier Feldarten Forschungsgebiet und aktuelle Position zu prüfen; neben dem Namen wird zuerst kontrolliert, ob Einrichtung und Funktion übereinstimmen.
Der vierte Schritt ist die Prüfung der aktuellen Forschungstätigkeit: In welche Richtung weisen die geleiteten Projekte und Ergebnisse? Dieser Schritt wird am leichtesten übersprungen: Ein passender Name bedeutet nicht, dass auch die Richtung noch passt – manche haben vor einigen Jahren in diesem Bereich gearbeitet, doch ihr Schwerpunkt hat sich inzwischen verschoben.
Der fünfte Schritt ist die Erstellung einer abgestuften Liste: nach Passung und aktueller Aktivität werden Prioritäten gesetzt und zugleich Nachrücker vorgesehen. Erst der sechste Schritt ist die Erstellung der Einladungsunterlagen: Die geprüften Profilfelder werden dem Büroassistenten zum Entwerfen übergeben. Bleibt die Reihenfolge klar, spart jeder weitere Schritt Kraft.
02 Eine Liste erstellen – und eine Liste prüfen
Die Personen auf beiden Listen mögen ähnlich sein, doch die Verlässlichkeit ist eine andere.
▲ Abb. 2｜Eine Liste aufzustellen ist nicht schwer; schwer ist, für jede Person auf der Liste beantworten zu können: „Warum gerade diese Person?“
Wird eine Liste direkt erstellt, zeigen sich die Probleme an mehreren Details. Wie die Personen ausgewählt wurden, lässt sich nicht erklären – meist beruht es auf Eindrücken oder einer Empfehlung; die aktuelle Position wurde nicht geprüft, die Person könnte bereits gewechselt haben; ob sie noch in dieser Richtung arbeitet, ist unklar; auf die Frage „Warum gerade diese Personen?“ gibt es keine stichhaltige Antwort; und falls jemand absagt, muss kurzfristig neu überlegt werden.
Bei einer Person für Person geprüften Liste gibt es für jeden dieser Punkte eine Entsprechung. Die Profile von MuchSci stellen öffentliche Informationen in einem einheitlichen Feldschema dar; die Auswahlgrundlage ist der Abgleich des Forschungsgebiets entlang der Unterrichtungen; die aktuelle Position wird anhand des beruflichen Werdegangs mit den öffentlichen Angaben der Einrichtung abgeglichen; ob die Person noch aktiv ist, zeigen die Richtungen der geleiteten Projekte und Ergebnisse; für jede Person lässt sich angeben, in welchem Feld des Profils die jeweilige Grundlage steht; nach einer Absage gibt es in der abgestuften Liste noch einen Nachrücker.
Die Liste selbst ist nicht lang; lang ist die Begründung hinter jeder Person. Deshalb darf der Prüfschritt nicht entfallen: Eine herausgegebene Liste repräsentiert die Einschätzung der Veranstalterseite und muss belastbar sein.
03 Welche drei Ebenen eine abgestufte Liste betrachtet
Abstufung klingt nach Sortierung, tatsächlich handelt es sich um ein dreistufiges Sieb.
▲ Abb. 3｜Von oben nach unten: Stimmt die Richtung, arbeitet die Person noch daran, kann sie kommen?
Die erste Ebene ist die thematische Passung, sie beantwortet die Frage „Stimmt die Richtung?“. Anhand von Forschungsgebiet, wissenschaftlichen Beiträgen und geleiteten Projekten wird beurteilt, ob die Richtung dieser Personen zum aktuellen Thema passt. Die zweite Ebene ist die aktuelle Aktivität; sie beantwortet die Frage „Arbeitet die Person noch daran?“ Anhand der aktuellen Einrichtung, laufender Projekte und jüngster Ergebnisse wird beurteilt, ob die Person noch an vorderster Front arbeitet – diese Ebene nutzt Spuren, die in öffentlichen Materialien sichtbar sind, stellt keine Schlussfolgerung dar, sondern verkleinert nur die Möglichkeiten auf einen kleineren Bereich.
Die dritte Ebene ist der Teil, der manuell ergänzt werden muss: Terminlage, Reise und Teilnahmebereitschaft. Diese drei Punkte lassen sich in öffentlichen Materialien nicht nachschlagen, auch die Profile helfen nicht weiter – hier muss man nachfragen. Nur wenn die ersten beiden Ebenen und die dritte Ebene klar getrennt werden, entsteht nicht die Situation „Die Liste ist wunderbar sortiert, doch auf Nachfrage kann niemand kommen“.
An dieser Stelle ist auch die Erfassungsgrundlage des Profils zu erläutern: Es erfasst nur Datensätze im Zusammenhang mit nationalen Projekten und verlangt, dass Name, Einrichtung, Werdegang und öffentliche Angaben exakt übereinstimmen; was nicht übereinstimmt, wird als „zu prüfen“ markiert und nicht als Experte gezählt. Für eine Gästeliste ist die Richtung dieser Abwägung richtig – lieber eine Person weniger auf der Liste als die Peinlichkeit, dass „die Angaben nicht übereinstimmen“.
04 Funktionsoberfläche: Wie Profilfelder in die Einladungsunterlagen gelangen
Die Oberfläche befindet sich im Assistenten für intelligente Agenten unter dem Tab „Talentprofil“.
▲ Abb. 4｜Grunddaten und Ausbildung: eine Kurzvorstellung plus eine Zeitleiste; Profilkennung und Datenquelle stehen ganz oben
Die oberste Zeile ist die öffentliche Erklärung dieses Mechanismus: Profilkennung, Datenquelle und eine Erläuterung des Erfassungsumfangs. Dass die Beurteilungsgrundlage im Profilkopf steht, bedeutet, dass die Veranstalterseite beim Zusammenstellen der Liste jederzeit erklären kann, woher diese Angaben stammen. Darunter folgen zwei Bereiche: beruflicher Werdegang und wissenschaftliche Ergebnisse:
▲ Abb. 5｜Der berufliche Werdegang listet Einrichtungen und Funktionen chronologisch; wissenschaftliche Ergebnisse sind in wissenschaftliche Beiträge und geleitete Projekte unterteilt
Diese beiden Bereiche sind genau die in Einladungsunterlagen am häufigsten verwendeten Teile. Einrichtungen und Funktionen aus dem beruflichen Werdegang werden für den Briefkopf des Einladungsschreibens direkt benötigt; wissenschaftliche Beiträge und geleitete Projekte aus den wichtigsten wissenschaftlichen Ergebnissen dienen als Grundlage für die Vorstellung der Gäste. Das Profil selbst ist tabellarisch organisiert, sodass die Felder direkt in die Unterlagen übernommen werden können, ohne die Vorstellung erneut von Grund auf zu schreiben.
Nach der Prüfung lassen sich drei Dinge mitnehmen: eine Liste, die Rückfragen standhält, einen fertigen Entwurf für die Unterlagen und eine nach Rangfolge geordnete Ausweichliste.
Drei Dinge müssen weiterhin Menschen erledigen: Einladungen versenden, Bereitschaft bestätigen und Reisen organisieren. Einladung ist im Kern Kommunikation, keine Recherche – Formulierung und Zeitpunkt liegen in der Hand der Veranstalterseite, ob jemand teilnimmt, kann nur die Person selbst beantworten, und Terminlage sowie Reise müssen im Einzelnen geklärt werden. So genau die vorherige Prüfung auch sein mag, sie ersetzt diese anschließenden Schritte nicht.
05 Grenzen
① Dieser Beitrag beschreibt Funktionsmechanismus und Anwendungsweise und stellt keine Erfolgsgarantie dar. Die Vollständigkeit der Profile hängt von der Verfügbarkeit öffentlicher Materialien ab; der Erfassungsumfang ist begrenzt und bedeutet nicht, dass zu jeder Forscherin und jedem Forscher vollständige Informationen gegeben werden können.
② Strukturierung ist keine Bewertung. Profile sind die Aufbereitung und Darstellung öffentlicher Materialien und stellen keine Bewertung der Fähigkeiten, Empfehlung oder Fürsprache für irgendeine Person dar; ob und in welcher Funktion jemand eingeladen wird, muss die Veranstalterseite selbst prüfen und verantworten.
③ Es werden ausschließlich öffentliche Materialien verwendet. Personenbezogene Privatdaten sind nicht betroffen; Kommunikation, Absprachen und Reiseplanung im Einladungsprozess richten sich nach den geltenden Regelungen und Verfahren der veranstaltenden Einrichtung.