Wer eine Gruppe leitet, hat solche Momente wohl alle schon erlebt: Für Antragsunterlagen muss eine Tabelle der Teammitglieder ausgefüllt werden, oder die Gruppe möchte eine Seite für die Außendarstellung erstellen. Also durchsucht man nacheinander die Lebensläufe jedes Mitglieds und fragt nach dem Bildungsweg; die Hälfte der eingesammelten Informationen liegt in Chatverläufen, die andere Hälfte in der jeweils eigenen Schreibweise – manche schreiben den vollständigen Namen der Hochschule, manche die Abkürzung; manche sortieren nach Immatrikulationsjahr, manche nach Abschlussjahr. Einmal einsammeln ist einmal einsammeln; beim nächsten Materialbedarf geht es wieder von vorn.
Dieser Beitrag zerlegt, wie man diese Aufgabe in ein einmaliges Vorhaben verwandelt: Mit der Struktur aus vier Feldkategorien des Talentprofils von MuchSci als Referenz werden Bildungsweg und Forschungsgebiete der Mitglieder der Projektgruppe in ein einheitliches Format gebracht und daraus eine Vorstellungsseite der Gruppe, der Teammitgliederteil für Antragsunterlagen sowie eine Arbeitsgrundlage für die Statistik zum Verbleib nach dem Abschluss erstellt. Eine Grundregel muss dabei zuerst feststehen: Für die Außendarstellung werden nur öffentliche Informationen verwendet; interne Unterlagen werden getrennt aufbewahrt und mit eingeschränkten Berechtigungen versehen.
01 Bestandsaufnahme in vier Schritten
▲ Abb. 1｜Von der Festlegung der Felder bis zur Trennung in externe und interne Version: In vier Schritten wird die Bestandsaufnahme zu einem wiederverwendbaren Prozess
Erster Schritt: einheitliche Felder festlegen. Zuerst werden die Spalten festgelegt: Zeit, Hochschule, Studienfach, Forschungsrichtung – Die Spalten sind wichtiger als der Inhalt; sind die Spalten nicht einheitlich, lassen sich die eingesammelten Informationen nie zu einer Tabelle zusammenfügen. Im zweiten Schritt werden die Unterlagen personenweise gesammelt, wobei jede Person streng nach demselben Feldsatz erfasst wird, ohne das Format zu ändern und ohne frei zu improvisieren. Im dritten Schritt werden Lücken gefüllt: Lässt sich ein bestimmter Abschnitt im Werdegang eines Mitglieds gerade nicht ausfüllen, wird die Stelle leer gelassen und als „zu ergänzen“ markiert, statt sie mit ähnlichen Informationen aufzufüllen – der Wert einer Arbeitsgrundlage liegt in ihrer Genauigkeit; eine Lücke lässt sich leichter korrigieren als ein Fehler.
Vierter Schritt: in externe und interne Version trennen. Aus derselben Arbeitsgrundlage werden zwei Versionen erzeugt – eine Version für die Außendarstellung und eine interne Arbeitsversion: Erstere enthält nur öffentlich nachprüfbare Informationen, letztere kann interne Aufzeichnungen wie die Aufgabenverteilung in der Gruppe enthalten. Dieser Schritt wird am leichtesten übersehen und ist doch die Wasserscheide zwischen Konformität und Nichtkonformität.
02 Die drei Feldebenen des Mitgliedsprofils
▲ Abb. 2｜Bildungsweg, Forschungsgebiet, Funktionen und Projekte – drei Ebenen, jeweils unabhängig
Der Bildungsweg wird chronologisch angeordnet: Immatrikulationszeitpunkt, Hochschule, Studienfach, Ergebnis – eine Person pro Zeile, bei mehreren Personen nebeneinander horizontal vergleichbar. Das Forschungsgebiet wird in einem Satz zusammengefasst und mit Schlüsselwörtern zur Richtung versehen; wer in der Gruppe welche Richtung bearbeitet und wessen Arbeit an wen angrenzt, ist auf einen Blick in einer Tabelle zu sehen. Funktionen und Projekte erfassen gruppeninterne Ämter sowie die Rollen in beteiligten Projekten und deren Beginn und Ende; die Spalte „Teammitglieder und Aufgabenverteilung“ in Antragsunterlagen kann die Daten direkt von hier übernehmen.
Der Vorteil der dreischichtigen Struktur ist die Lokalisierung von Änderungen: Wechselt ein Mitglied die Richtung, wird nur die Ebene des Forschungsgebiets geändert, ohne dass der gesamte Einführungstext neu geschrieben werden muss. Das ist auch die durchgängige Logik der Struktur aus vier Feldkategorien (Grunddaten, Ausbildung, beruflicher Werdegang, wichtigste Forschungsergebnisse) – ein strukturiertes Profil ist durchsuchbar, vergleichbar und lokal aktualisierbar und damit deutlich langlebiger als eine einteilige Personenbeschreibung. Die Behandlung persönlicher Profile im Talentprofil von MuchSci folgt genau diesem Gerüst; sie für die gruppeninterne Bestandsaufnahme zu übernehmen, liegt daher nahe.
03 Eine Arbeitsgrundlage, zwei Sichtbarkeitsbereiche
▲ Abb. 3｜Externe Darstellungsversion und interne Arbeitsversion – in fünf Dimensionen getrennt
Der Unterschied zwischen externer und interner Version liegt nicht im Umfang der Inhalte, sondern in der Logik der Festlegung des Sichtbarkeitsbereichs. Die externe Version enthält nur öffentlich nachprüfbare Informationen und dient der Vorstellungsseite der Gruppe sowie Antragsunterlagen; die interne Version kann interne Aufzeichnungen wie Aufgabenverteilung und Verbleibsstatistik enthalten und wird in gruppeninternen Dokumenten mit eingeschränktem Zugriff aufbewahrt. Auch die Aktualisierungsfrequenz ist unterschiedlich: Die externe Version folgt den öffentlichen Informationen, die interne Version folgt den gruppeninternen Abläufen.
Erst in zwei Versionen trennen, dann loslegen – die Reihenfolge darf nicht umgekehrt werden. Wenn die externe Seite erst online ist und man dann feststellt, dass interne Aufgabenverteilungen darin vermischt sind, ist ein Rückzug bereits reaktiv. Auch der Umgang mit Lücken richtet sich nach der Version: In der externen Version bleiben Lücken einfach leer, ohne Erklärung; in der internen Version kann der Grund für die ausstehende Ergänzung vermerkt werden, um die spätere Nachverfolgung zu erleichtern.
04 Funktionsoberfläche: Wie die Felder aussehen
▲ Abb. 4｜Zwei Linien – Inhaltsquelle und Zugriffsberechtigung; Aufbereitung und Aufbewahrung bleiben jeweils in ihrem Bereich
Die linke Linie regelt den Inhalt: Jeder Eintrag in der Darstellungsversion – Bildungsweg, Forschungsgebiet, Projektbeteiligung – muss eine öffentliche Quelle haben; Richtungsbeschreibungen richten sich nach öffentlichen Formulierungen, und es werden keine Positionierungen für Mitglieder formuliert, die sie selbst nicht öffentlich geäußert haben. Die rechte Linie regelt Berechtigungen: Aufzeichnungen mit persönlichen Angaben wie gruppeninterne Aufgabenverteilung und Statistik zum Verbleib nach dem Abschluss gelangen nicht in die Darstellungsversion, sondern werden als separate Arbeitsgrundlage gespeichert, mit einer Zugriffsliste versehen und nach den gruppeninternen Vorgaben behandelt, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Die Spalten in der Gruppe werden nach dem Feldformat der Oberfläche festgelegt:
▲ Abb. 5｜Oberfläche des Talentprofils: Grunddaten plus Tabelle zur Ausbildung, Quellenangabe im Kopfbereich
Die Ein-Satz-Kurzvorstellung der Grunddaten plus Forschungsgebiet entspricht der Übersichtsspalte in der Mitgliedertabelle; die Tabelle zur Ausbildung – Zeit, Hochschule, Studienfach, Ergebnis – entspricht der Spalte Bildungsweg. Über dem Profil sind Datenquelle und Erfassungsumfang angegeben; beim Anlegen der gruppeninternen Tabelle wird die Informationsherkunft in diesem Format vermerkt, sodass später jede Person, die die Aufgabe übernimmt, die Herkunft jedes einzelnen Eintrags nachvollziehen kann.
05 Grenzen
① Dieser Beitrag beschreibt Funktionsmechanismen und Anwendungsweisen und stellt keine Wirkungszusage dar. Der Vollständigkeitsgrad der Arbeitsgrundlage hängt von der Verfügbarkeit öffentlicher Materialien und der Mitwirkung der Mitglieder ab.
② Strukturierung ist keine Bewertung. Das Mitgliedsprofil ist eine Aufbereitung öffentlicher Materialien und stellt keine Bewertung der Fähigkeiten einzelner Mitglieder dar; werden bei der Aufbereitung personenbezogene Daten berührt, sind die betroffenen Mitglieder vorab zu informieren.
③ Für die Außendarstellung werden nur öffentliche Informationen verwendet. Interne Unterlagen werden getrennt aufbewahrt und mit eingeschränkten Berechtigungen versehen; eine Offenlegung personenbezogener Privatdaten gegenüber außen erfolgt nicht; bei formellen Verwendungen wie Anträgen gelten die aktuell gültigen Vorgaben und Verfahren der zuständigen Stellen.