Immer mehr PDFs: Ich habe meiner Literaturbibliothek ein Tag-System gegeben
Im ersten Jahr meines Masterstudiums habe ich meine Literatur so gespeichert: Auf dem Desktop ein Ordner namens „Literatur“; darin stapelten sich über zweihundert PDFs nach Downloaddatum, die Dateinamen waren kryptische Zeichenketten.
Als ich eine Übersicht schreiben wollte, wusste ich noch: „Da war doch ein Artikel über die Glühtemperatur“, aber ich konnte nicht finden, welcher. Am Ende musste ich alles noch einmal durchsuchen.
Später habe ich für meine Literaturbibliothek ein Tag-System festgelegt; heute dauert es nicht länger als dreißig Sekunden, einen Artikel zu finden.
Tags in drei Ebenen, nicht alles auf eine Ebene stapeln
Ich habe versucht, nur Stichwort-Tags zu vergeben – das Ergebnis war, dass es immer mehr Tags wurden: Bei zweihundert Artikeln gab es achtzig Tags, was so gut wie keine Tags waren.
Jetzt gibt es drei Ebenen:
| Ebene | Was wird vergeben | Beispiel |
| Erste Ebene: Thema | In welche Richtung gehört dieser Artikel | Ausfallanalyse / Charakterisierungsmethoden / Prozessparameter |
| Zweite Ebene: Zweck | Warum ich ihn gespeichert habe | Methodenquelle / Datenvergleich / Zitat in Übersicht |
| Dritte Ebene: Status | Bis wohin gelesen | Noch zu lesen / Gelesen / Karte angelegt |
Alle drei Ebenen zusammen ergeben in einer Richtung meist nicht mehr als dreißig Artikel; beim Suchen filtert man erst nach Thema, dann nach Zweck.
Beim Einsortieren nur drei Dinge erledigen
1. Umbenennen: Jahr_Erstautor_Stichwort, zum Beispiel 2021_Zhang_Glühtemperatur. Der Dateiname ist mein einziger Index im Ordner.
2. Eine Zusammenfassung in einem Satz schreiben: die Schlussfolgerung des Artikels in einem Satz, mit eigenen Worten, nicht die Zusammenfassung kopieren.
3. Tags auf drei Ebenen vergeben.
Alle drei Dinge zusammen dauern weniger als zwei Minuten.Der Preis dafür, sie nicht zu tun, ist, dass man später jedes Mal alles neu lesen muss.
Warum ich eine Datei-Asset-Bibliothek nutze und nicht nur lokal speichere
Das Problem mit lokalen Ordnern: Beim Computerwechsel bricht alles ab, auf dem Handy kann man sie nicht ansehen, und zum Teilen mit Kommilitonen muss man alles als Paket verschicken.
Für diesen Schritt nutze ich die Dateiwissensdatenbank von MuchSci: Man kann Vorschauen ansehen, Dateien umbenennen und sie nach Verzeichnissen ordnen; wenn ich etwas mit Laborkollegen teilen muss, schicke ich einen Freigabelink, statt ständig ZIP-Dateien hin- und herzuschicken.
Ein Richtungsverzeichnis gemeinsam mit Laborkollegen zu nutzen, ist der bequemste Teil dieses Tag-Systems:Die Tags, die andere vergeben haben, sehe ich direkt und muss die Arbeit nicht doppelt machen.
Drei Einstiegspunkte zum Finden von Literatur
Nachdem das Tag-System stand, nutze ich zum Finden von Literatur nur noch drei Einstiegspunkte:
· Nach Thema: Wenn ich die Richtung kenne, gehe ich direkt ins Verzeichnis.
· Nach Zweck: Beim Schreiben des Methodenabschnitts schaue ich nur in die Kategorie „Methodenquelle“.
· Nach Status: Einmal pro Woche räume ich „Noch zu lesen“ auf, damit sich nicht immer mehr ansammelt.
Diese drei Einstiegspunkte decken neunzig Prozent meiner Situationen beim Literaturfinden ab.
Festhalten: Damit man gelesene Literatur auch „fragen“ kann
Tags allein reichen nicht. Bei der Literatur, die ich gelesen habe, schreibe ich Schlussfolgerungen und Einschränkungen in die persönliche Wissensdatenbank von MuchSci. Der offizielle Leitsatz lautet: „Vorhandenes Wissen neue Forschung unterstützen lassen“ – meine Nutzung ist sehr einfach: Ich sammle die Ein-Satz-Schlussfolgerungen jedes Artikels nach Thema und frage beim Schreiben einer Übersicht direkt: „Was ist im Bereich Tieftemperaturversagen gemeinsam noch ungelöst?“
Die Antworten, die es mir gibt, gleiche ich am Originaltext ab, aber zumindestmuss ich nicht wieder aus zweihundert PDFs alles heraussuchen.
Was sich nach zwei Monaten verändert hat
· Literatur finden: von „erneut suchen“ zu „in dreißig Sekunden finden“.
· Übersicht schreiben: von „neu lesen“ zu „direkt die Karte aufrufen“.
· Zusammenarbeit mit Laborkollegen: von „ZIP-Paket schicken“ zu „einen Verzeichnislink schicken“.
Bei der Literaturverwaltung machen Werkzeuge nur dreißig Prozent aus; siebzig Prozent sind,ob man bereit ist, beim Einsortieren in diesen zwei Minuten die richtigen Tags zu vergeben. Die persönliche Wissensdatenbank von MuchSci hat bei mir „Speichern“ und „Finden“ verbunden, aber wie die Tags festgelegt werden, muss man weiterhin an der eigenen Forschungsrichtung ausrichten.
Bei einemKI-Assistenten für Studierende schätze ich inzwischen genau diese „aufbauende“ Art von Nutzen am meisten: einmal richtig machen, danach jedes Mal ein bisschen sparen.