Office-Assistent-Agent: PPT, Erläuterungen und Datentabelle für den Gruppenvortrag – ich liefere nach einer Artefaktlist

Wenn ich ein Gruppentreffen vorbereite, begann ich früher mit dem Öffnen einer PPT-Vorlage und endete mit „Ich schaffe es nicht mehr“. Jetzt beginne ich mit einer Liste der Ergebnisse.

Die vier Dinge auf der Liste

1. Eine Seite Gliederung (Word): worum es diesmal geht, wie viele Abschnitte, ein Satz pro Abschnitt.
2. Eine Foliensammlung (PPTX): höchstens fünfzehn Seiten.
3. Eine Datentabelle (Excel): die Rohwerte hinter den Diagrammen.
4. Eine halbe Seite Stichpunkte fürs Redemanuskript (Word): ein Eröffnungssatz, die Stützseitenzahl für jede Schlussfolgerung, drei Fragen, die gestellt werden könnten.

Für jedes Element: Was ich vorgebe, was es liefert, was ich ändere

Gliederung.

Ich gebe drei Sätze vor: worum es in diesem Vortrag geht, wer das Publikum ist (eigene Gruppe oder gruppenübergreifend) und wann er als gehalten gilt (der Betreuer hat zugehört und kann Hinweise zum nächsten Schritt geben). Es liefert eine strukturierte Gliederung auf einer Seite. Ich ändere die Reihenfolge – es ordnet gern nach Arbeitsablauf, ich stelle auf „Ergebnis zuerst“ um.

Folien.

Ich gebe die Gliederung und einige Schlüsselabbildungen vor. Es liefert eine PPTX, die sich in der Vorschau ansehen und weiter bearbeiten lässt. Ich ändere drei Dinge: dekorative Seiten löschen, jeden Seitentitel in einen Satz mit einer klaren Aussage umwandeln und die Schriftgröße der Abbildungsunterschriften erhöhen. Formeln und Einheiten ändere ich selbst nachträglich; diesen Teil überlasse ich ihm nicht.

Datentabelle.

Ich gebe die Rohdaten vor. Es liefert eine Tabelle. Ich ändere Spaltennamen und Einheiten und prüfe jeden Wert einzeln – es ist für das Layout zuständig, nicht dafür, mir das Rechnen abzunehmen.

Stichpunkte fürs Redemanuskript.

Ich gebe die Gliederung und meine drei Schlussfolgerungen vor. Von dem, was es liefert, nutze ich normalerweise nur die Hälfte: den Eröffnungssatz und die Stützseitenzahlen behalte ich, den Abschnitt „Fragen, die gestellt werden könnten“ schreibe ich komplett selbst neu, denn das ist meine Einschätzung der Psyche der Prüfenden und nicht etwas, das es ableiten kann.

Ich formuliere die „Anforderung in einem Satz“ als drei Sätze

Was zu tun ist, für wen es gedacht ist, wann es als erledigt gilt.

Die offizielle Beschreibung des Büroassistenten-Agenten lautet: „Beschreiben Sie die Anforderung in einem Satz und erhalten Sie bearbeitbare PPT-, Word- und Excel-Fertigerzeugnisse“, mit Unterstützung für die Ausgabe in mehreren Formaten; die Ergebnisse lassen sich in der Vorschau ansehen und weiter bearbeiten. Solche bearbeitbaren Fertigerzeugnisse sind für mich entscheidend – die Unterlagen, die ich abgebe, muss ich ohnehin noch einmal nach der Vorlage der Fakultät anpassen. Nach meiner Erfahrung sollte dieser eine Satz am besten alle drei Elemente vollständig enthalten, sonst ist das erhaltene Fertigerzeugnis „anschaubar“ statt „abgabefertig“.

Drei Punkte lasse ich nicht weg

• Ich prüfe jede Zahl in den Diagrammen noch einmal anhand der Originaldatei.
• Die Seite mit den Schlussfolgerungen muss Stützseiten haben. Wenn es keine gibt, ergänze ich zuerst die Daten; die Schlussfolgerung darf nicht zuerst geschrieben werden.
• Das Format der Literaturangaben ändere ich manuell nach der Vorlage der Hochschule.

Grenzen und Kosten

• Unveröffentlichte Daten werden nicht hochgeladen. Sensible Zahlen, die im Vortrag vorkommen müssen, ersetze ich durch Platzhalterwerte und ergänze sie mündlich beim Sprechen.
• Ein Fertigerzeugnis mit gut einem Dutzend Seiten verbraucht deutlich mehr Credits, als ich erwartet hatte. Deshalb gehe ich jetzt in zwei Schritten vor: zuerst die Gliederung erstellen und prüfen, ob Struktur und Schlussfolgerungen stimmen, dann das Fertigerzeugnis erstellen – bei umgekehrter Reihenfolge wird die Nacharbeit teurer.
• Das Material wird nicht erst vor Ort zusammengesucht: Bilder und Daten stammen aus der persönlichen Wissensdatenbank von MuchSci; die DOI- und Zitationsinformationen der Literatur wurden vorab mit dem MuchSci Paper-Suchassistenten ergänzt, und erst das endgültige Ergebnis wird an den MuchSci-Büroassistenten-Agenten übergeben.

Was mache ich am Abend vor dem Vortrag? Ich lese die Stichpunkte fürs Redemanuskript noch einmal durch und überlege mir die drei möglichen Fragen noch einmal. Das Material selbst habe ich schon am Nachmittag abgegeben.

Das ist der KI-Assistent für Graduiertenstudierende, wie ich ihn jetzt verstehe: Er verwandelt das „Materialmachen“ in einen Arbeitsablauf mit Checkliste; Beurteilung und Abwägung bleiben meine.