KI-Transkription: Bei Meetings mit interkulturellen Partnern – was ich vor dem Versenden des Protokolls prüfe
Letzten Monat hatte ich mit einem Unternehmen eine zweistündige Online-Regelsitzung. Deren Seite sprach die Anforderungen auf Chinesisch, unsere Seite die Technik auf Englisch, und die Fachbegriffe wurden Chinesisch und Englisch gemischt. Nach dem Meeting musste das Protokoll in die Gruppe geschickt werden, sodass beide Unternehmen es sehen konnten.
Das ist anders als bei einem Team-Meeting: Wenn im Team-Meeting etwas falsch notiert wurde, korrigiert man es beim nächsten Mal; ein falscher Satz zu viel in einem externen Protokoll kann eine Woche Nacharbeit kosten.
Dieser Beitrag handelt also nicht davon, „wie man mitschreibt“, sondern davon, welche Punkte ich vor dem Versenden prüfe.
Vor dem Versenden prüfe ich sechs Punkte einzeln
Erstens: Ergebnisse und Diskussion müssen getrennt werden. Der häufigste Fehler bei automatischen abschnittsweisen Zusammenfassungen ist, aus „Wir prüfen“ ein „Wir haben entschieden“ zu machen. Bei jedem Satz im Protokoll, in dem „bestätigt“ oder „entschieden“ steht, höre ich mir immer die Originalaufnahme an und entscheide erst danach, ob das Wort bleibt.
Zweitens: Terminologie im gesamten Dokument vereinheitlichen. Die Gegenseite hat intern eigene Abkürzungen; für dieselbe Sache verwenden sie eine andere Bezeichnung als wir. Zuerst lege ich die chinesisch-englischen Entsprechungen fest – welche Begriffe in diesem Meeting wie geschrieben werden müssen –, lasse die Terminologie mit MuchScis Paper-Übersetzung durchlaufen und prüfe dann, ob im gesamten Dokument derselbe Begriff in zwei Schreibweisen gemischt wird.
Drittens: Zahlen, Zeiträume und Daten immer am Original prüfen. Bei Budgets, Liefermeilensteinen und Zeitraumlängen übernehme ich die Zahlen aus der Übersetzung nicht. Das ist eine harte Regel, die ich mir selbst gesetzt habe, ohne Ausnahme.
Viertens: To-dos konkret einer Person zuordnen. Wer, wann, was liefern – Punkt für Punkt namentlich benennen; nicht „weiter vorantreiben“ oder „beide Seiten bleiben im Austausch“ schreiben. Solche Formulierungen klingen sicher, bedeuten aber praktisch, dass nichts geschrieben wurde.
Fünftens: Anhänge und Protokoll zusammen ablegen. Dokumente, die im Meeting erwähnt wurden, archiviere ich mit MuchScis Datei-Asset-Bibliothek im selben Verzeichnis wie das Protokoll, wodurch die drei Runden Hin- und Herfragen in der Gruppe nach „Wo ist diese Datei?“ entfallen.
Sechstens: Vertrauliche Inhalte anders formulieren. Preisangaben, nicht veröffentlichte technische Parameter und Abschnitte, die die Gegenseite ausdrücklich als vertraulich kennzeichnet, lösche ich direkt oder schreibe „separat beigefügt“ und breite sie nicht in der Gruppe aus.
Die drei fehleranfälligsten Stellen
Eine Frage als Ergebnis formulieren. Im Meeting fragte jemand: „Kann diese Lösung Millionen-Level unterstützen?“ Im Protokoll wurde daraus „unterstützt Millionen-Level“. Das ist ein großer Unterschied.
Eine Sache als zwei Sachen schreiben. In Situationen mit gemischtem Chinesisch und Englisch wird dieselbe Sache erst auf Chinesisch und dann auf Englisch gesagt; beim Aufbereiten wird sie leicht als zwei Themen behandelt, und am Ende verdoppeln sich die To-dos.
Eine mündliche Tendenz als schriftliche Zusage formulieren. Zwischen „Wir tendieren zu dieser Lösung“ und „Wir übernehmen diese Lösung“ liegt eine Unterschrift.
Mein Ablauf
Nach dem Meeting erstelle ich zuerst einen Entwurf: Mit MuchScis KI-Transkription erhalte ich Ergebnisse aus simultaner Übersetzung beim Zuhören, automatischer abschnittsweiser Zusammenfassung und Berichterstellung, die ich als Entwurf verwende. Dann prüfe ich ein- bis zweimal anhand der sechs Punkte oben. Nach der Korrektur formatiere ich es mit MuchScis Office-Assistent-Agent zu einem bearbeitbaren Dokument, lese vor dem Versenden selbst noch einmal alles durch und behalte nur Inhalte, die beide Seiten anerkennen.
Eine Voraussetzung muss klar sein: Es schreibt das Protokoll nicht für mich richtig, sondern erspart mir nur, während des Zuhörens mitzutippen. Richtig oder falsch bleibt eine Sache des Menschen.