AI-Mitschrift: Das Schwierigste an chinesischsprachigen Gruppenmeetings ist nicht, es nicht zu verstehen, sondern nicht auseinanderhalten zu können, wer was entschieden hat
Unser Gruppenmeeting findet einmal pro Woche statt, dauert zweieinhalb Stunden, umfasst sieben bis acht Personen und läuft komplett auf Chinesisch. Klingt, als dürfte es keine Probleme geben.
Aber nach dem Meeting habe ich immer das Gefühl: Ich habe alles verstanden, und doch kann ich beim Verlassen des Besprechungsraums nicht sagen, „was gerade eigentlich entschieden wurde und wer zugesagt hat, was zu tun“.
Die Schwierigkeit bei chinesischsprachigen Gruppenmeetings liegt nicht in der Sprache, sondern in der Zuordnung.
Drei Dinge, die im Meeting verloren gehen
Wer es eingebracht hat. Beim selben Thema sprechen möglicherweise zwei Personen nacheinander, und ihre Ansichten unterscheiden sich sogar. Nach dem Meeting erinnere ich mich nur daran, dass „diese Richtung diskutiert wurde“, aber nicht daran, wer sie zuerst angesprochen hat.
Ob es entschieden wurde. Wenn der Betreuer sagt „Das können wir erst einmal ausprobieren“, klingt das nach Zustimmung, bedeutet aber eigentlich, dass man selbst urteilen soll; sagt er „Das schauen wir uns noch einmal an“, heißt das wörtlich, es werde zurückgestellt, tatsächlich kann es Ablehnung sein. Solche Einschätzungen stehen nicht im Wörtlichen.
Wer die Aufgabe übernommen hat. Die fünf Minuten vor dem Ende sind am chaotischsten: Mehrere Personen sprechen gleichzeitig, Aufgaben werden im Hin und Her verteilt, und niemand schreibt es auf.
Diese drei Dinge lassen sich nicht durch „Verstehen“ lösen.
Ich fasse es mit einer dreispaltigen Tabelle zusammen
Zuerst kommen Transkript und abschnittsweise Zusammenfassung – ich erhalte mit der AI-Mitschrift von MuchSci Ergebnisse mit Übersetzung während des Zuhörens und automatischer abschnittsweiser Zusammenfassung –, dann gehe ich selbst alles anhand der drei Spalten durch:
· Themenspalte: Wie viele Punkte in diesem Meeting insgesamt besprochen wurden und wer jeden Punkt eingebracht hat. Wenn das Thema im Meeting mittendrin wechselt, trenne ich manuell: Die abschnittsweise Zusammenfassung wird nach Sprechpausen unterteilt; wenn der Betreuer während der Diskussion von A plötzlich zu B übergeht, landen diese beiden Teile oft im selben Abschnitt. Diesen Abschnitt höre ich dann mit der Übersetzung noch einmal an, um die Trennstelle zu finden.
· Ergebnisspalte: In welche Kategorie jeder Punkt am Ende fällt – „entschieden“, „weiter diskutieren“, „vorerst nicht anfassen“. Diese Spalte muss ich selbst beurteilen; die abschnittsweise Zusammenfassung schreibt nur „X wurde diskutiert“, aber nicht, ob „X entschieden wurde“.
· To-do-Spalte: Wer, bis wann und was abzugeben ist. Konkret auf Personen bezogen, nicht „später weiterverfolgen“.
Die Zuordnung überlasse ich nicht dem Tool. Der Grund ist unmittelbar: Ich habe mehrere Aufzeichnungen abgeglichen, und in der abschnittsweisen Zusammenfassung gibt es keine verlässliche Sprecherzuordnung. Wer etwas gesagt und wer etwas übernommen hat, trage ich daher selbst anhand der Namen ein; was ich nicht eintragen kann, frage ich innerhalb von zehn Minuten nach dem Meeting direkt in der Gruppe, statt zu raten.
Wo die dreispaltige Tabelle gespeichert wird
Das Gruppenmeeting findet einmal pro Woche statt; über die Zeit kommen ein Dutzend Sitzungen zusammen, und beim Durchblättern ist es ein Haufen. Die Spalte „To-do“ ordne ich nach Person und Woche in der persönlichen Datenbank von MuchSci; dabei schaue ich vor allem auf zwei Dinge: Wer diese Woche nichts abgegeben hat und wer zwei Wochen in Folge Aufgaben bekommen hat. Wenn ich die Tabelle anderen zeigen muss, formatiere ich sie mit dem Büroassistenten-Agenten von MuchSci als bearbeitbare Version – das ist praktischer als ein Screenshot.
Was ich nicht aufnehme
Im Gruppenmeeting kommen häufig unveröffentlichte Daten, Details bis hin zu Probennummern sowie Fortschritte in den Projekten anderer vor. Ich handhabe es so: Inhalte, die Daten anderer betreffen, kommen nicht in den gemeinsamen Bereich; meine eigenen Aufzeichnungen liegen nur in der persönlichen Wissensdatenbank von MuchSci in meinem eigenen Konto, und ich lege dort nur die Teile ab, die mich betreffen. Vor dem Meeting sage ich kurz, dass ich heute mitschreiben werde; wenn jemand sagt, ein bestimmter Abschnitt solle nicht festgehalten werden, überspringe ich diesen Abschnitt.
Das ist auch die Grenze, die ich für solche KI-Assistenten für Graduierte ziehe: Er kann mir helfen, das Gesagte festzuhalten, aber er darf nicht entscheiden, wie ich mit Menschen umgehe.
Kosten
Das Gruppenmeeting ist ein fester Aufwand einmal pro Woche; ich rechne es als festen Posten in meine Monatsausgaben ein; gelegentliche überlange Meetings zählen als variabler Posten. Bei chinesischen Meetings ist keine Übersetzung nötig, der Verbrauch an Punkten ist etwas niedriger als bei englischen Meetings, aber nach zweieinhalb Stunden ist er doch höher als erwartet. Deshalb überspringe ich Themenabschnitte, die mich nicht betreffen, und höre sie nicht im Detail an; nur den Teil, für den ich zuständig bin, höre ich genau.
Jetzt behalte ich nach dem Meeting nur diese dreispaltige Tabelle. Ein Meeting nicht zu verstehen, ist eine Sache; nach dem Meeting nicht sagen zu können, wer was entschieden hat, ist eine andere – Letzteres kostet wirklich Zeit.