Wie man eine Gruppenmeeting-Präsentation vorbereitet: ein Vier-Stunden-Zeitplan und die drei Dinge, die der KI-Assistent für Graduierte übernimmt
Für das Gruppenmeeting am Montag beginne ich mit der Präsentationsvorbereitung normalerweise am Sonntagnachmittag. Ich habe den Ablauf der Gruppenmeeting-Präsentation in Zeitblöcke aufgeteilt und aufgeschrieben, weil ich es mit „einfach mal schnell vorbereiten“ versucht habe – der Preis dafür war, dass ich im Meeting nicht weiterwusste, als ich gefragt wurde.
18:00｜Erst die Schlussfolgerung schreiben, dann den Prozess ordnen
Bevor ich Daten anfasse, schreibe ich einen Satz: Was zeigen die Dinge, die ich diese Woche gemacht habe? Wenn ich das nicht schreiben kann, heißt das, dass das, was ich diese Woche gemacht habe, nicht zu dem Problem passt, das ich lösen wollte – dann ist es sinnvoller, die Aufgabenliste der letzten Woche durchzugehen, als eine PPT zusammenzuschustern.
19:00｜Daten und Abbildungen
Nur die Abbildungen und Tabellen behalten, die die Schlussfolgerung stützen. Diagrammstandards zuerst richtig umsetzen: Achsenbeschriftung mit Einheiten, Stichprobengröße und Bedeutung der Fehlerbalken in die Abbildungsunterschrift schreiben, nicht erst warten, bis danach gefragt wird. Bei chemischen und materialwissenschaftlichen Daten mit dem chemoinformatischen Agenten die Analyse laufen lassen (Toolchains wie RDKit, Datamol, PyTDC, MedChem, TorchDrug); Skripte und Versionen zusammen aufbewahren, Datenreproduzierbarkeit ist die Grundlage – wie die Abbildung entstanden ist, muss man vor Ort reproduzieren können.
20:00｜Ersten PPT-Entwurf erstellen
Mit MuchScis Office-Assistenten-Agenten lässt sich mit einem Satz eine bearbeitbare PPT erzeugen (Word und Excel funktionieren genauso); auf einem Entwurf zu kürzen ist viel schneller, als von einer leeren Seite aus aufzubauen. Bei Anlässen mit fester Struktur wie Exposé oder Zwischenbericht gibt es Vorlagen: Titel des Projekts, Forschungsfrage und erste Ideen eingeben; ausgegeben wird ein Entwurf mit Forschungshintergrund, aktuellem Stand, Methoden und technischer Route – fehlende Abschnitte sieht man auf einen Blick.
21:00｜Einmal durchsprechen
Vor ein paar Seiten laut ins Leere sprechen. Beim Sprechen zeigen sich zwei Probleme: Welche Seite eigentlich keinen Inhalt hat, und welcher Abschnitt in der falschen Reihenfolge steht. Wenn man ein Skript liest, rutscht man einfach weiter; beim Sprechen kann man sich nichts vormachen.
22:00｜Drei „Wenn“-Fragen vorbereiten
Wenn gefragt wird „Warum macht man das so?“, „Woher kommen die Fehler?“, „Was ist der nächste Schritt?“ – für jede eine Antwort vorbereiten. Diese drei Fragen tauchen im Gruppenmeeting am häufigsten auf.
Eine halbe Stunde nach dem Meeting｜Archivieren
Audio-Transkripte und Kernpunkte mit AI-Mitschrift (Hören und Übersetzen gleichzeitig, automatische abschnittsweise Zusammenfassung, Bearbeitung der Übersetzung, Berichtserstellung) zu einem archivierbaren Bericht aufbereiten; die in dieser Woche gelesenen übersetzten Literaturstellen und Notizen kommen in die persönliche Wissensdatenbank (PDF, DOCX, PPTX, XLSX, TXT, MD können importiert werden; standardmäßig persönliche Nutzung, keine Freigabe), handschriftliche Notizen und Whiteboard-Fotos laufen über die Ebene der persönlichen Datenbank; die Aufgaben, die die Betreuungsperson stellt, in die Liste für nächste Woche schreiben.
Zwei Grenzen ergänzen: Vor der Aufnahme zuerst die Anwesenden fragen; nicht jede Situation ist zum Aufnehmen geeignet. Ob unveröffentlichte Daten aus dem Gruppenmeeting in ein Tool hochgeladen werden sollen, muss man selbst entscheiden – eines habe ich bestätigt bekommen: Hochgeladene Papers, Daten und Aufnahmen werden nicht für das Modelltraining verwendet.
Die Arbeitsteilung bei diesem KI-Assistenten für Graduierte ist: Abbildungen und Entwürfe an ihn abgeben, Schlussfolgerungen und Urteile bei sich behalten. Die Zeit für die Vorbereitung eines Gruppenmeetings ist nicht viel kürzer geworden; verändert hat sich die Zahl der Male, bei denen ich im Meeting nicht weiterwusste, als ich gefragt wurde.