Bei der Organisation einer Veranstaltung ist die Namensliste oft das Erste, womit begonnen wird, und das Letzte, was festgelegt wird. Der Veranstalter erstellt eine erste Version, die Mitveranstalter fügen ein paar Personen hinzu, das Tagungsbüro ändert die Tabelle vom Vorjahr ab, und die für Kommunikation Zuständigen kopieren noch eine weitere aus einem Chatverlauf. Kurz vor dem Versand sind mehrere Listen gleichzeitig im Umlauf, jeder sieht eine andere Version, und niemand wagt zu bestätigen, ob die eigene Liste die aktuellste ist.
Die Schwierigkeit liegt meist nicht darin, „nicht zu wissen, wen man einladen soll“, ob jemand geeignet ist, darüber hat man im Umfeld ungefähr eine Vorstellung. Der eigentliche Ärger besteht darin, dass diese Liste zwischen mehreren Personen weitergegeben wird, bei jeder Weitergabe etwas hinzugefügt und eine Schreibweise geändert wird, für die hinzugefügten Inhalte aber keine Quelle und für die Änderungen kein Grund dokumentiert sind. Daher sollte die Liste keine Aufstellung sein, in der steht, „wer in wessen Erinnerung vorkommt“, sondern eine strukturierte Liste, in der jeder Eintrag auf eine öffentliche Quelle zurückgeführt werden kann und der Prüfstatus gekennzeichnet ist.
01 Vier Filter, bei den ersten drei können Maschinen helfen
▲ Abb. 1 | Richtungsfilter, Faktenfilter, Konfliktfilter und Bestätigungsfilter greifen nacheinander enger, der Bestätigungsfilter wird von Menschen erledigt
Der Richtungsfilter steht an erster Stelle: Was sind Thema und Themenbereich dieser Veranstaltung, welche Richtungen soll die Liste abdecken? Wird diese Stufe nicht bestanden, ist die spätere Recherche noch so detailliert vergeblich – stimmt die Richtung nicht, hat Vollständigkeit keinen Sinn.
Der Faktenfilter betrifft die Schreibweise. Schreibweise des Namens, Name der Organisation, Bezeichnung der Position und öffentlich nachprüfbare repräsentative Arbeiten werden Punkt für Punkt mit öffentlichen Seiten abgeglichen. Bei dieser Stufe können Maschinen große Hilfe leisten: öffentliche Aufzeichnungen, die an verschiedenen Stellen verstreut sind, nach Feldern sammeln und Stellen mit uneinheitlicher Schreibweise nebeneinander auflisten.
Der Konfliktfilter behandelt die nicht übereinstimmenden Teile: ob gleichnamige Einträge dieselbe Person betreffen, ob Organisationsangaben auf verschiedenen Seiten voneinander abweichen, ob die öffentliche Zeitlinie einer Position nicht zusammenpasst. Bei solchen Inhalten wird keine Auswahl getroffen, sie werden unverändert markiert.
Der Bestätigungsfilter ist die einzige Stufe, die zwingend von Menschen erledigt werden muss. Ob die Personen auf der Liste eingeladen werden können, in welcher Eigenschaft sie eingeladen werden und in welchem Umfang sie eingeladen werden – diese Entscheidungen lassen sich nicht aus öffentlichen Materialien ableiten, und kein Werkzeug kann sie abnehmen. Die ersten drei Stufen bereiten die Materialien bis zu dem Zustand vor, in dem „nur noch eine Bestätigung fehlt“; die vierte Stufe erledigen Menschen.
02 Zusammengestückelte Liste und strukturierte Liste – der Unterschied zeigt sich nach der Weitergabe
▲ Abb. 2 | Wenn zwei Listen gerade fertiggestellt sind, sehen sie ähnlich aus; der Unterschied tritt nach der Weitergabe zutage
Beide Arten von Listen sind direkt nach dem Erstellen ungefähr gleich lang; der Unterschied wird erst sichtbar, nachdem sie durch zwei Hände gegangen sind.
Zusammengestückelte Listen zeichnen sich dadurch aus: Die Einträge haben keine einheitlichen Felder, bei manchen ist die Organisation angegeben, bei anderen nur der Name; die Quelle beruht auf Erinnerung; wer etwas hinzugefügt hat und warum, ist nicht dokumentiert; Änderungen überschreiben direkt den Originaltext, sodass nicht erkennbar ist, was in der vorherigen Version stand. Solche Listen sind in einer Hand brauchbar, doch sobald sie weitergegeben werden, beginnen sie, an Aussagekraft zu verlieren, und die Person, die sie übernimmt, wagt weder zu löschen noch sie zu verwenden.
Strukturierte Listen haben für jeden Eintrag feste Felder, die Quelle lässt sich auf eine konkrete Seite zurückführen, der Prüfstatus steht in einer eigenen Spalte, und Änderungen hinterlassen Spuren. Wer die Liste übernimmt, muss nicht bei der vorherigen Person nachfragen; aus der Liste selbst ist ersichtlich, welche Einträge direkt verwendet werden können und bei welchen noch eine Bestätigung fehlt.
Der Unterschied liegt nicht darin, wie ordentlich etwas geschrieben ist, sondern darin, wie viele Informationen nach der Weitergabe noch übrig sind. Erstere hängt von mündlichen Erläuterungen bei der Übergabe ab, Letztere von der Struktur der Liste selbst.
03 Die Einteilung in drei Stufen soll der übernehmenden Person zeigen, wie sie anfangen soll
▲ Abb. 3 | Die Grenze zwischen den drei Stufen richtet sich nach dem Prüfstatus, nicht nach der Wichtigkeit und auch nicht nach der Reihenfolge der Einladung
Das häufigste Missverständnis bei der Einteilung in Stufen besteht darin, sie als Warteschlange zu verstehen: Wichtiges nach vorn, weniger Wichtiges nach hinten. Die so entstandenen Stufen sind für die nächste übernehmende Person nutzlos.
Die Grundlage für die Einteilung kann nur der Prüfstatus sein. Geprüft und direkt verwendbar: Die Felder sind vollständig, die Quelle ist eindeutig, und eine zweite Quelle stimmt überein. Zu prüfen und zu ergänzen: Die Richtung passt, aber entscheidende Felder fehlen noch, oder es wurde nur eine einzige Quelle gefunden. Ausgeschlossen und nicht in die Liste aufgenommen: Die Richtung passt nicht, oder die Quelle liegt nicht im öffentlichen Bereich.
Der Zweck dieser Einteilung liegt nicht in der Klassifizierung selbst, sondern darin, dass jede Stufe einer eindeutigen Bearbeitungsaktion entspricht: Stufe eins kann in den Versandprozess für Schreiben übergehen, bei Stufe zwei müssen zuerst die Felder ergänzt und dann beurteilt werden, Stufe drei muss dokumentiert ausscheiden – die Ausschlussgründe sind klar zu benennen, damit die Person nicht nach einiger Zeit wieder hinzugefügt wird. Die Einteilung dient nicht der Optik, sondern soll es auch Personen, die an der vorherigen Aufbereitung nicht beteiligt waren, ermöglichen, weiterzuarbeiten.
▲ Abb. 4 | Vor dem offiziellen Versand Punkt für Punkt prüfen: Schreibweise des Namens, Organisations- und Positionsbezeichnung, Quelle, bestätigende Person
Diese Selbstprüfung vor dem offiziellen Versand ist es wert, in einer eigenen Tabelle aufgeführt zu werden: ob die Schreibweise des Namens mit öffentlichen Materialien übereinstimmt, ob für Organisation und Position die aktuelle Bezeichnung verwendet wird, ob jede Quelle zurückverfolgt werden kann und ob bereits eine eindeutige bestätigende Person benannt ist und das Ergebnis dokumentiert wurde.
Diese Punkte wirken kleinteilig, aber wenn sich in etwas, das offiziell versendet wird, ein Fehler befindet, sind die Kosten für eine Korrektur weit höher als für die Prüfung im Vorfeld: Zu ändern ist nicht nur eine Zeile Text, auch Schreiben, Agenda, Sitzordnung und Kommunikationslinie müssen angepasst werden – und zu diesem Zeitpunkt ist oft schon der Termin der Veranstaltung nahe.
04 Wie man bei der Organisation einer Veranstaltung die Namensliste einmal durchgeht
▲ Abb. 5 | Schematische Struktur einer Einladungsliste: Prüfstatus und Quelle werden nebeneinander aufgeführt und nicht in Bemerkungen vermischt
Konkret geht man in etwa in dieser Reihenfolge vor.
Zuerst die Felder festlegen. Nicht hastig an Namen denken, sondern zuerst aufschreiben, welche Spalten diese Liste braucht: Name, Organisation, Position, Richtung, öffentliche Quelle, Prüfstatus, bestätigende Person. Sind die Felder vollständig festgelegt, ist das spätere Hinzufügen von Personen nur noch das Ausfüllen von Kästchen.
Dann getrennt ergänzen. Feld für Feld prüfen und beim Prüfen die Quelle gleich notieren, nicht erst später nachtragen – später ergänzte Quellen lassen sich meist nicht vollständig nachtragen. MuchSci übernimmt in diesem Schritt das Sammeln und Archivieren: öffentliche Aufzeichnungen, die an verschiedenen Stellen verstreut sind, nach Feldern ausrichten und Stellen mit uneinheitlicher Schreibweise nebeneinander auflisten, ohne Ihnen die Entscheidung abzunehmen, wer in die Liste gehört.
Status markieren. Nach Abschluss jeder Prüfung sofort vermerken, zu welcher Stufe der Eintrag gehört; die Ausfüllkriterien müssen durchgängig gleich sein, sonst verliert die Einteilung ihren Sinn.
▲ Abb. 6 | Vier Schritte abgeschlossen: Felder festlegen, getrennt ergänzen, Status markieren, Aufzeichnungen hinterlassen
Aufzeichnungen hinterlassen. Bei hinzugefügten Personen Grundlage und Quelle angeben, bei ausgeschiedenen Personen den Ausschlussgrund angeben. Änderungen überschreiben nicht den Originaltext, sondern werden in einer neuen Zeile oder direkt daneben vermerkt. So muss man sich, wenn nach einiger Zeit jemand fragt, „Wer hat diesen Eintrag hinzugefügt?“, nicht eigens daran erinnern.
Hier endet die Rolle von MuchSci in diesem Ablauf: öffentliche Aufzeichnungen zu einer durchsuchbaren Struktur zusammenführen, sodass jeder Eintrag auf eine Quelle zurückgeführt werden kann und jeder Status nachprüfbar ist. Wen man einlädt, in welcher Eigenschaft man einlädt und wie man kommuniziert, bleibt weiterhin Sache der Personen, die die Veranstaltung organisieren.
05 Grenzen
① Dieser Beitrag beschreibt eine Methode zur Aufbereitung von Namenslisten und stellt kein Versprechen einer Wirkung dar. Eine noch so ordentlich aufbereitete Liste kann weder das Ergebnis der Einladungen noch den Erfolg der Veranstaltung selbst garantieren.
② Die Aufbereitung einer Namensliste stellt keine Bewertung oder Befürwortung einer Person dar. Die Strukturen und Beispiele im Text dienen ausschließlich der Veranschaulichung; für eine formelle Einladung ist die Bestätigung durch die Person selbst oder ihre Organisation maßgeblich.
③ Die Aufbereitung erfolgt ausschließlich im Rahmen öffentlicher Materialien. Informationen aus nicht öffentlichen Quellen und unbestätigte Weitergaben werden nicht in die Liste aufgenommen; wird die Liste für formelle Zwecke verwendet, gelten die einschlägigen Vorschriften.