Schon wieder müssen Unterlagen eingereicht werden. Am Nachmittag des Tages, an dem die Mitteilung herauskam, begann die Gruppe, reihum dieselbe Frage zu stellen: Welche Projekte gehören zu deinem Abschnitt, wird der vollständige Name oder die Abkürzung geschrieben, wird als Zeit nur das Jahr oder der Beginn und das Ende angegeben? Die einen wühlten Abschlussunterlagen durch, die anderen die letzte Fassung des Antrags, wieder andere die PPT von der letztjährigen Verteidigung. Als alles zusammengetragen war, zeigte sich, dass das Problem nicht in der Menge lag, sondern in den Versionen – dieselbe Erfahrung, an drei Stellen auf drei Arten geschrieben, und niemand konnte sagen, welche Fassung verwendet werden sollte.
Dass solche Dinge immer wieder auftreten, liegt meist nicht daran, dass alle es nicht ernst nehmen. Jedes Mal sind Szenario und Maßstab anders, also muss jedes Mal neu gesammelt werden. Was sich wirklich einmal lohnt, ist nicht, die Unterlagen ordentlich zu sortieren und abzugeben, sondern ein Basisregister anzulegen, das sich später weiterverwenden lässt.
01 Vier Schritte: zusammenführen, angleichen, prüfen, wiederverwenden
▲ Abb. 1｜Vom Zusammenführen bis zur Wiederverwendung: Die ersten beiden Schritte entscheiden, ob es nutzbar ist, die letzten beiden, wie lange es nutzbar bleibt
Zusammenführen bedeutet, an verschiedenen Stellen verstreute Aufzeichnungen an einem Ort zu bündeln. Die üblichen Quellen sind nur wenige Arten: Abschluss- und Projektabschlussunterlagen, der Mitgliederteil von Projektanträgen, Personenseiten in Verteidigungs- und Berichtsunterlagen, öffentlich nachprüfbare Ergebnisaufzeichnungen. Beim Zusammenführen nicht vorschnell zusammenlegen, sondern nebenbei notieren, aus welchem Dokument jeder Abschnitt ursprünglich stammt.
Angleichen heißt, die Feldmaßstäbe zu vereinheitlichen. Dieser Schritt ist der mühsamste und der am wenigsten verzichtbare: Zeitangaben auf eine Schreibweise vereinheitlichen, Einheiten und Projektnamen auf den vollständigen Namen oder die offizielle Abkürzung, Rollenbezeichnungen auf einen Wortschatz. Sind die Maßstäbe nicht einheitlich, driftet jeder weitere Schritt.
Prüfen heißt, jeden Eintrag mit öffentlich zugänglichen Materialien abzugleichen. Was sich auf eine öffentliche Quelle zurückführen lässt, wird mit „geprüft“ markiert; was sich nicht zurückführen lässt, mit „zu ergänzen“; erscheint dieselbe Sache in zwei Schreibweisen, werden beide nebeneinander aufgeführt und jeweils mit Quelle versehen, ohne eigenmächtig eine auszuwählen. Geprüft wird hier, ob Fakten rückverfolgbar sind, nicht ob etwas gut gemacht wurde.
Wiederverwenden heißt, je nach Szenario Ausschnitte abzurufen. Aus demselben Basisregister braucht ein Antrag die absatzweise Formulierung von Projekten und Rollen, eine Aufgabenverteilungstabelle die aktuelle Zuständigkeit und die Übernahmebeziehungen. Ein Ausschnitt ist eine Teilmenge, keine Neuschreibung.
02 Drei Arten von Angelegenheiten, die dasselbe Basisregister abdecken kann
▲ Abb. 2｜Nach außen, nach innen, langfristige Akkumulation: Die drei Ebenen nutzen unterschiedliche Ausschnitte desselben Basisregisters
Unterlagen nach außen umfassen Szenarien wie Anträge, Berichte und Öffentlichkeitsarbeit; sie verlangen absatzweise Formulierungen, einheitliche Maßstäbe und direkte Zitierbarkeit. Wenn Lebensläufe von Mitgliedern jedes Mal neu gesammelt werden, ist das häufigste Problem nicht eine fehlende Person, sondern dass dieselbe Erfahrung in zwei Unterlagen unterschiedlich geschrieben wird. Im Basisregister stehen absatzweise Formulierungen; beim Abrufen wird derselbe Text verwendet.
Interne Verwaltung meint Aufgabenverteilung und Weitergabe. Wer welche Linie übernommen hat, wer eine bestimmte Arbeit weiterführt – solche Informationen reißen bei Personalwechseln am leichtesten ab. Das Basisregister hält die Übernahmebeziehungen fest, sodass neue Mitarbeitende beim Übernehmen Anhaltspunkte haben.
Langfristige Akkumulation ist die Anhäufung über die Zeit. Der Verbleib von Absolventen wird Jahr für Jahr festgehalten, Personalzugänge und -abgänge werden zeitnah aktualisiert. Für sich genommen ist dieser Effekt bei einer einzelnen Aufbereitung nicht deutlich; über drei bis fünf Jahre betrachtet entscheidet er darüber, ob dieses Register noch nutzbar ist.
▲ Abb. 3｜Die Felder sind nach „öffentlich nachprüfbar“ geordnet: Beteiligungstatsachen und Rollen zuerst, subjektive Bewertungen erhalten keine Spalte
Die Anordnung der Felder ist beachtenswert: Name, beteiligte Projekte, ausgeübte Rolle, Beginn und Ende, öffentliche Quelle stehen vorn; Felder für Leistung, Bewertung, Performance und Ähnliches gibt es nicht. Das ist keine Bequemlichkeit, sondern eine Grenze – sobald subjektive Urteile in die Akte gelangen, ist sie keine Aufbereitung öffentlicher Materialien mehr.
03 Einmal mit Hochdruck erledigen oder eine Struktur hinterlassen
▲ Abb. 4｜Der Unterschied zwischen den beiden Vorgehensweisen zeigt sich erst nach der Abgabe
Einmaliger Hochdruckeinsatz läuft ungefähr so ab: Die Mitteilung kommt, die ganze Gruppe legt die laufende Arbeit beiseite und sammelt zwei Tage lang konzentriert, um vor der Frist eine Fassung zur Abgabe zusammenzustellen. Nach der Abgabe liegt die Datei in einer Ecke, an die sich niemand erinnert; beim nächsten Mal beginnt dieselbe zwei Tage währende Arbeit von vorn. Der während der Aufbereitung beanspruchte zusammenhängende Zeitraum ist real, doch das, was nach der Abgabe bleibt, ist nicht auffindbar.
Regelmäßige Pflege funktioniert anders: schrittweise vorgehen, jeweils ein Feld oder eine Charge von Personen bearbeiten, ohne zusammenhängende Zeit zu blockieren; bei Personalwechseln die entsprechenden Einträge nebenbei aktualisieren; bei der Abgabe von Unterlagen Ausschnitte aus dem Basisregister entnehmen, statt alles neu zu sammeln. Nach der Abgabe bleibt die Datei an ihrem Platz, und beim nächsten Mal kann direkt darauf zugegriffen werden.
Der Unterschied zwischen beidem liegt nicht darin, wie sorgfältig aufbereitet wird, sondern darin, ob eine weiterverwendbare Struktur zurückbleibt. Auch ein Hochdruckeinsatz kann sehr sorgfältig aufbereitet sein, aber er erzeugt ein Fertigprodukt; die regelmäßige Pflege erzeugt ein Basisregister. Ein Fertigprodukt passt nur zu jenem einen Szenario.
▲ Abb. 5｜Zwei Arten der Regelung von Pflegezuständigkeiten: Lastet sie auf einer Person, bricht sie bei Veränderungen leicht ab; hängt sie an Prozessknoten, setzt sie sich mit diesen fort
Wie die Pflegezuständigkeit geregelt ist, entscheidet direkt darüber, wie lange dieses Register lebendig bleibt. Eine bestimmte Person zu benennen ist die häufigste Vorgehensweise; der Preis ist, dass es abbricht, sobald diese Person eingespannt ist, und auf halbem Weg endet, sobald sie geht. In bestehende Prozesse eingebettet bedeutet, die Aktualisierung an vorhandene Knotenpunkte zu hängen: Bei Personalzugängen und -abgängen Einträge aktualisieren, bei Projektabschlüssen Beteiligungsaufzeichnungen archivieren.
04 Von verstreuten Aufzeichnungen zu einem Basisregister
▲ Abb. 6｜Vier Schritte abgeschlossen: zusammenführen, angleichen, prüfen, nach Szenario Ausschnitte bilden
Konkret geht man ungefähr in dieser Reihenfolge vor.
Zuerst die Felder festlegen. Nicht vorschnell Material sammeln, sondern zuerst die benötigten Felder aufschreiben: Name, beteiligte Projekte, ausgeübte Rolle, Beginn und Ende, öffentliche Quelle. Erst wenn die Feldliste steht, hat das Zusammenführen eine Grenze. Die Aktenstruktur von MuchSci ist ebenfalls nach diesem Prinzip organisiert: zuerst die Felder, dann das Sammeln.
Dann zusammenführen. Feld für Feld übertragen, die Quellenangabe läuft mit. In diesem Schritt nicht zusammenlegen; doppelte Aufzeichnungen bleiben unverändert stehen.
Angleichen und prüfen. Zeit- und Einheiten-Schreibweisen auf eine Form vereinheitlichen; jeden Eintrag mit öffentlichen Materialien abgleichen, Rückführbares als geprüft markieren, nicht Rückführbares als zu ergänzen, abweichende Schreibweisen nebeneinander aufführen und die Quelle angeben.
Erst jetzt Ausschnitte bilden. Je nach Szenario eine Teilmenge entnehmen: für Unterlagen nach außen die absatzweisen Formulierungen, für die interne Verwaltung die aktuelle Zuständigkeit und Übernahmebeziehungen. MuchSci übernimmt in diesem Ablauf das Zusammenführen und das Auffinden – verstreute Aufzeichnungen nach Feldern archivieren und jede Quelle unter dem Eintrag hinterlegen, sodass beim nächsten Bedarf direkt ein Ausschnitt gebildet werden kann. Es liegt näher an den beiden Schritten „Angleichen“ und „Prüfen“: Einheitlichkeit der Maßstäbe und Rückbindung der Quellen sind die beiden Stellen, an denen bei mechanischer Arbeit am leichtesten Fehler passieren. Was gesammelt wird und wie geurteilt wird, entscheidet die Gruppe weiterhin selbst.
05 Grenzen
① Dieser Beitrag beschreibt Methoden der Aktenaufbereitung und -pflege und stellt keine Erfolgszusage dar. So ordentlich das Basisregister auch gepflegt sein mag, garantiert es nicht das Ergebnis eines Antrags oder Berichts.
② Die Akte ist eine Aufbereitung und Darstellung öffentlicher Materialien und stellt keine Bewertung der Fähigkeiten irgendeiner Person dar. Der Text betrifft nur Fakten wie die Beteiligung an welchen Projekten und die ausgeübte Rolle, nicht die Frage, wie gut jemand abgeschnitten hat oder wie hoch eine Bewertung ausfällt.
③ Es werden ausschließlich öffentliche Materialien verwendet. Informationen aus nichtöffentlichen Kanälen, unbestätigte Weitergaben und Inhalte, die die Privatsphäre Einzelner betreffen, werden grundsätzlich nicht aufgenommen; bei der Verwendung von Informationen zu konkreten Personen sind die Vorgaben der jeweiligen Einrichtung einzuhalten.