Introduction | Envoyer une demande et récupérer un document livrable : cela ne prend que quatre étapes. Cet article n'explique pas la théorie ; il indique seulement ce qu'il faut faire à chaque étape, comment le formuler et ce que vous obtenez au final. L'exemple utilisé ici est l'assistant bureautique MuchSci.
Étape 1 : préciser ce que vous voulez
Après « Fais-moi un PPT », ajoutez quatre éléments :
• Ce que vous voulez : PPT, Word ou Excel.
• À qui cela s'adresse : une présentation client ou une communication interne.
• Quelle longueur et quelle structure : par exemple 12 pages, en trois parties « situation actuelle — problèmes — solutions ».
• Quel style : sobre et professionnel, ou en reprenant les couleurs du modèle de l'entreprise.
La formulation complète tient en une phrase : « Fais un PPT professionnel de 12 pages, pour une présentation client, en trois parties : situation actuelle — problèmes — solutions. »
Une fois cette étape terminée, vous avez une direction qui ne déviera pas. Le point le plus souvent oublié parmi les quatre est « à qui cela s'adresse » : pour un client ou pour l'interne, le niveau de détail et l'ordre des conclusions ne sont pas les mêmes.
Étape 2 : fournir les éléments de départ
Commencez par téléverser trois choses :
1. Les données sources : Excel, tableaux détaillés. Les chiffres proviennent de votre tableau.
2. L'ancien modèle : reprenez la palette de couleurs, les tailles de police et la mise en page de votre modèle existant.
3. Les documents de référence : anciens rapports, propositions. Les termes et formulations restent alignés sur vos usages internes.
Une fois cette étape terminée, vous disposez d'une première version dont les chiffres concordent et dont les conventions sont cohérentes. À l'inverse, si vous ne fournissez aucun élément, vous obtenez un brouillon « joli mais à refaire ».
Étape 3 : demander d'abord le plan, puis le résultat final
Pour cette étape, il suffit de diviser la conversation en deux temps :
• Premier échange : demandez seulement la structure, pour voir en combien de sections elle est divisée et ce que traite chaque section. Si cela ne vous convient pas, dites directement « divise la deuxième section en deux ».
• Deuxième échange : après validation, dites « produis le résultat final selon ce plan ».
Pourquoi séparer les deux : modifier le plan prend environ 5 minutes, modifier le résultat final prend environ 1 heure, et peut même nécessiter de refaire toute la mise en page. Une fois cette étape terminée, vous avez un résultat final dont la structure n'a pas besoin d'être reprise.
Étape 4 : vérifier quatre points avant la livraison
1. Est-ce modifiable ? : le texte, les graphiques et les données peuvent-ils être modifiés directement ?
2. Les chiffres sont-ils corrects ? : les chiffres clés correspondent-ils point par point aux données sources ? Ce point doit être vérifié par vous-même.
3. Les conventions sont-elles cohérentes ? : termes, unités et périodes sont harmonisés dans tout le document.
4. Le format est-il homogène ? : tailles de police, couleurs et numéros de page sont cohérents d'un bout à l'autre.
Pas besoin de corriger vous-même les problèmes de format : une seule phrase suffit : « Harmonise la taille de police sur 16 et remplace les couleurs par celles du modèle. » Les fichiers PPTX, Word et Excel produits par l'agent assistant bureautique MuchSci restent modifiables et peuvent être prévisualisés avant validation finale — il n'est donc pas nécessaire de tout refaire pour modifier quoi que ce soit ensuite.
Une fois cette étape terminée, vous avez un document que vous pouvez livrer.
Une autre formulation, une correction en moins
| Formulation courante | Quel problème cela pose | Dites plutôt |
| Fais-moi un PPT | La direction est laissée au hasard, la première version devra presque toujours être refaite | Fais un PPT professionnel de 12 pages, pour une présentation client, en trois parties : situation actuelle — problèmes — solutions |
| Ajoute aussi les données au passage | Les chiffres sont issus de suppositions, vous devez les vérifier un par un | Les données doivent être basées sur le tableau que j'ai téléversé |
| Fais d'abord une version, je la corrigerai ensuite | La reprise intervient au moment le plus coûteux | Donne-moi d'abord le plan ; après validation, tu produiras le résultat final |
| Aide-moi à ajuster le format | Si ce n'est pas clair, le réglage ne sera pas précis | Harmonise la taille de police sur 16 et remplace les couleurs par celles du modèle |
| Envoie-moi le résultat en PDF | Impossible de le modifier ensuite | Donne-moi d'abord un PPTX modifiable, puis exporte en PDF après validation finale |