Le dernier mois avant l’obtention du diplôme, votre agenda sera rempli de toutes sortes de formalités : formulaire de départ de l’université, transfert de dossier, convention tripartite, divers certificats — à chaque service, il faut remettre un papier, et chaque papier a ses propres exigences de format.
Cet article parcourt les étapes dans l’ordre des visites aux services ; l’important n’est pas le parcours à effectuer, mais le traitement des fichiers — car la procédure de départ tient pour moitié aux démarches sur place et pour moitié aux documents.
Première étape : les formulaires à remplir
Formulaire de départ, demande de transfert de dossier, pièces contractuelles — tous les champs de chaque formulaire doivent être remplis, et les informations se recoupent largement : nom, numéro d’étudiant, numéro de carte d’identité, informations de destination, tout se répète sur sept ou huit formulaires.
La fonction de remplissage de formulaires PDF de muchsci est ici d’une grande utilité : conservez les informations standard et remplissez chaque formulaire selon la même référence — le plus gros écueil de la période de départ, la cohérence des informations entre les formulaires, est ainsi éliminé.
Deuxième étape : les documents à archiver
Attestations diverses, relevés de notes, copies de récompenses : si vous ne les classez pas après les avoir numérisés, trois ans après l’obtention du diplôme, vous maudirez votre vous d’aujourd’hui en les cherchant.
La règle d’archivage est simple : une nomenclature unifiée — « NomDuDocument_NomPrénom_Date » ; muchsci renomme et classe par lots, et convertit vers un format normalisé. Deux opérations en plus : renforcer le PDF pour éviter les modifications accidentelles, et ajouter un filigrane aux documents importants pour en préciser l’usage.
Troisième étape : les fichiers à remettre
Exportez les PDF selon les exigences du destinataire, chiffrez ce qui doit l’être, ajoutez un filigrane là où c’est nécessaire, puis, une fois tout remis, faites une double sauvegarde — une copie locale et une copie dans le cloud.
Fiche d’autocontrôle avant la fin de la tournée des services
| Point à vérifier | Critère |
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| Les informations de chaque formulaire sont-elles cohérentes ? | Les champs clés comme le nom et le numéro d’étudiant sont cohérents dans tout le système |
| Le nom des scans est-il normalisé ? | Règle uniforme « NomDuDocument_NomPrénom_Date » |
| Les fichiers électroniques sont-ils sauvegardés ? | Double sauvegarde locale + cloud |
| Les filigranes et chiffrements nécessaires ont-ils été traités ? | Traités selon les exigences du destinataire |
Mettre de l’ordre dans ses fichiers, c’est la dernière leçon que l’université vous enseigne. Les formalités demandent des déplacements, les documents doivent être correctement traités — muchsci s’occupe de la moitié « fichiers », vous vous concentrez sur la moitié « déplacements », et vous en profitez pour bien dire au revoir à l’école.