Chaque laboratoire compte un rôle de ce genre : gérer le modèle de rapport hebdomadaire, les comptes rendus de réunion de groupe, l'inventaire des équipements. Moi. Après deux ans à m'occuper de ces trois tâches ingrates, je suis passé de « perdre une demi-journée par semaine à cause des tâches ingrates » à « les tâches ingrates tournent toutes seules » — le processus est consigné ici, pour servir aux autres gestionnaires de tâches ingrates.
Tâche ingrate n°1 : le rapport hebdomadaire
Le vrai point douloureux du rapport hebdomadaire du laboratoire n'a jamais été de l'écrire, mais le format — chacun a son propre format, et le directeur de thèse peine à lire ce qu'il reçoit. Ma solution : un modèle fixe, on collecte les points clés, on produit le document final.
Le processus devient : avant la fin de journée du vendredi, chacun envoie ses points clés de la semaine à muchsci, qui génère le rapport hebdomadaire au format Word selon les habitudes du laboratoire ; je fusionne et je soumets. Le sens du rapport hebdomadaire, c'est de synchroniser les avancées, pas un examen de style d'écriture — ce n'est qu'une fois le format unifié que cette phrase devient vraiment vraie.
Tâche ingrate n°2 : les comptes rendus de réunion de groupe
Les discussions en réunion de groupe sont dispersées et rapides ; rédiger le compte rendu de mémoire après coup fait forcément perdre des détails. La méthode actuelle : noter sur le moment les points de discussion en vrac, puis les confier après la réunion à muchsci pour les organiser en un compte rendu structuré — points à l'ordre du jour, conclusions, tâches à faire, responsables, quatre colonnes bien claires. La liste des tâches à faire peut aussi être comparée d'une semaine à l'autre : ce qui a été dit la semaine dernière a-t-il été fait cette semaine, tout est limpide.
Tâche ingrate n°3 : l'inventaire des équipements
Registres d'utilisation des instruments, stock de réactifs et consommables, planning de permanence — que du travail de tableur typique. L'assistant bureautique muchsci a aussi pris cela en charge : enregistrement tabulaire des utilisations d'équipements, mise à jour automatisée du stock de consommables, génération en un clic du planning de permanence, et production régulière de bilans statistiques.
La frontière de ce qu'on confie à l'outil
La frontière de l'automatisation du travail d'inventaire est aussi claire que celle de la rédaction d'articles :
| Ce que prend en charge muchsci | Ce qui reste manuel |
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| Création et mise à jour en masse d'Excel | La définition des règles d'inventaire |
| Nettoyage de données et conversion de format | Le jugement et le traitement des cas anormaux |
| Production régulière de bilans statistiques | Les choses nécessitant communication et coordination |
Les tâches ingrates au pipeline, l'énergie au sujet de recherche — c'est la conclusion la plus concrète de mes deux années comme « gestionnaire de tâches ingrates ». Si vous êtes vous aussi la personne qui gère les tâches ingrates dans votre laboratoire, commencez par automatiser le rapport hebdomadaire : vous allez devenir accro.