Rendre en une seule fois le Word et le PPT du travail de groupe grâce à l’agent assistant bureautique
Le plus pénible dans un travail de groupe, ce n’est pas de le faire, c’estque quatre personnes produisent quatre styles différents. Trois modèles de PPT différents, des niveaux de titres tous différents dans Word : l’étape finale de compilation peut prendre une soirée entière.
Ce que notre groupe a fini par faire : d’abord une réunion de vingt minutes pour définir la répartition et « ce qu’il faut rendre », puis chacun travaille de son côté, et c’est moi qui fais la compilation finale.
Étape 1 : définir d’abord « ce qu’il faut rendre », puis « qui fait quoi »
Je me charge de rédiger une liste, en seulement quatre lignes :
· un rapport Word (en quatre sections, une par personne)
· un PPT (dix pages maximum, pour la présentation en cours)
· un tableau de répartition (qui a écrit quelle section, qui a vérifié quelle page)
· une fiche de points clés pour la présentation (qui présente quelles pages)
Une fois la liste fixée, les conflits diminuent —ce sur quoi les gens se disputent, c’est souvent « est-ce que ça compte comme mon travail ? », pas le contenu lui-même.
Étape 2 : je m’en sers pour générer une structure, pas comme un produit fini
Je rédige la liste et les points clés de chaque section en un paragraphe, puis je les confie à l’agent assistant bureautique de MuchSci pour qu’il produise d’abord une version de la structure du Word et du PPT.
La description sur le site officiel dit : « décrivez votre besoin en une phrase et obtenez des PPT, Word et Excel modifiables prêts à l’emploi ». Quand je l’utilise, je prends soin de détailler la demande :à qui cela s’adresse, combien de pages, ce que dit chaque page, ce qui compte comme terminé.
Il produit des fichiers modifiables, et c’est essentiel pour nous : les quatre doivent pouvoir les modifier, et si le format est figé, autant ne rien faire.
Étape 3 : chacun remplit sa partie, j’harmonise trois éléments
Une fois le remplissage terminé, je ne retouche que trois choses, sans réorganiser le contenu :
1. La hiérarchie des titres. Dans Word, les titres de niveau 1 et 2 sont harmonisés, et le volet de navigation fonctionne correctement.
2. Les en-têtes, pieds de page et numéros de page. Les numéros de page du PPT sont tous placés en bas à droite, et le rapport reçoit un pied de page.
3. La numérotation des figures et des tableaux. Dans tout le document, on uniformise en « Figure 1, Tableau 1 », et toutes les mentions « comme indiqué ci-dessous » dans le corps du texte deviennent « comme indiqué à la figure 1 ».
Une fois ces trois éléments harmonisés, les quatre sections donnent l’impression de former un seul document.
Étape 4 : il faut absolument conserver le tableau de répartition
Le tableau de répartition n’est pas une formalité. Notre groupe a connu deux fois des situations où l’on n’arrivait pas à dire clairement « qui a écrit cette section », et c’est finalement le tableau qui a permis de trancher.
Dans notre tableau de répartition, nous mettons trois colonnes :section / responsable / relecteur. Le relecteur n’est pas le responsable lui-même : vérifier son propre travail revient à peu près à ne pas le vérifier.
Étape 5 : avant de rendre, je relis tout moi-même
· Je lis la partie de chacun et ne modifie que trois choses : les erreurs factuelles, les contradictions, et l’incohérence des appellations (« notre groupe » et « le groupe » ne doivent pas être mélangés).
· Je vérifie les citations et les sources des données une par une à la source.
· Je repasse les points clés du discours avec le PPT, en m’assurant que chaque page est bien couverte
·
Ce que j’en retire
La qualité du résultat d’un travail de groupe dépend à 80 % del’assemblage final. L’agent assistant bureautique de MuchSci nous a permis de passer de « une mise en page à partir de zéro » à « une structure modifiable comme point de départ » ; le temps gagné, nous l’utilisons pour vérifier le contenu — c’est là qu’il faut réellement consacrer du temps.
Nous avons utilisé ce processus pendant deux semestres ; désormais, nous pouvons produire une première version dès le lendemain de la réunion.
Désormais, je n’ai qu’une seule attente envers unassistant IA pour étudiants universitaires : ne pas laisser quatre personnes perdre toute une soirée sur la mise en forme.