Cinq mois avant l’ouverture du congrès, lors de la première réunion du comité de programme, plus de vingt noms étaient déjà inscrits au tableau blanc.
« Ces noms sont-ils tous fiables ? » demanda le président. La salle resta silencieuse quelques secondes — quel est le critère de fiabilité ? La notoriété ? Le titre ? Ou le fait de bien connaître le comité d’organisation ?
La réunion de ce jour a décidé de l’amélioration suivante :la liste peut être établie progressivement, mais le travail préparatoire doit d’abord être fait à fond.
La première étape du travail préparatoire consiste à créer une fiche de contexte pour chaque candidat. Le comité d’organisation utilise les profils de talents MuchSci : pour chaque personne consultée, un aperçu en quatre cases est aussitôt complet :
Première case, l’appartenance disciplinaire — les domaines de recherche et les mots-clés du profil public permettent de voir d’un coup d’œil s’ils correspondent au thème du congrès. Les années précédentes, il y a eu des situations gênantes où le keynote ne correspondait pas au thème : la cause profonde était justement l’absence de vérification de cette case.
Deuxième case, le parcours public — formation et expérience professionnelle lisibles de manière continue. Les titres de la page de présentation ont désormais une base, et le discours d’ouverture du présentateur peut aussi être rédigé de façon crédible et détaillée.
Troisième case, les projets récents — le détail vérifié des projets, avec année, type et financement. C’est ici que l’on voit si le candidat reste actif récemment dans ce domaine.
Quatrième case, les fonctions occupées — rôles publics au sein de sociétés savantes, revues et comités.
Trois semaines plus tard, les fiches de contexte de plus de vingt noms étaient sur la table. Le ton des discussions avait changé : on n’entendait plus « je trouve que A est bien », mais « l’appartenance disciplinaire de A correspond parfaitement, il a été actif dans des projets ces trois dernières années, mais son domaine chevauche celui de B ; s’il faut choisir entre les deux… »
Avec des faits à l’appui, les divergences sont devenues des points de discussion.
Lors de la dernière réunion, la liste a été arrêtée. Le président a écrit une phrase dans le compte rendu :« Les éléments de contexte sont générés à partir de données publiques ; la liste finale est décidée par le comité. » — l’outil fournit le travail préparatoire, l’humain tranche ; les keynote de ce congrès n’ont plus posé de problème.