Organiser une conférence académique ou un forum : le plus difficile n’est souvent ni le lieu ni le programme, mais la liste des invités. Une fois le thème fixé, il faut dresser la liste des intervenants — mais d’où vient cette liste ? La plupart du temps, elle est assemblée par plusieurs moyens : quelques noms qui viennent à l’esprit, quelques personnes rencontrées lors de la précédente édition, quelques recommandations de collègues. On arrive bien à la constituer, mais on n’est pas rassuré : cette personne travaille-t-elle encore dans ce domaine ? A-t-elle changé d’institution ? Y a-t-il des personnes plus pertinentes que l’on a oubliées ?
Cet article explique comment remplacer « constituer une liste » par « vérifier une liste ». Le portrait de talents de MuchSci intervient ici sur la première partie : délimiter les directions selon le thème, organiser pour chaque personne une fiche à partir d’informations publiques vérifiables, vérifier les projets de recherche en cours et les résultats récents, former d’abord une liste hiérarchisée étayée, puis la confier à l’assistant de bureau pour préparer les supports d’invitation.
01 Comment la liste se constitue
Commençons par un enchaînement complet. Sa différence avec le fait de « noter les noms au fil des idées » réside dans une étape de vérification préalable.
▲ Figure 1 | Sélectionner les personnes par thème, vérifier chaque dossier, puis seulement classer par niveaux
La première étape consiste à définir les directions en fonction des thèmes. Il faut d’abord clarifier le thème de la conférence, puis le décomposer en plusieurs sous-directions — le thème est « les nouvelles avancées dans tel domaine » ; sur le plan opérationnel, il doit se traduire par de petites directions. « Plus la direction est précise, plus la sélection des personnes est juste » : si l’on saute cette étape, tout le reste se fait à l’intuition.
La deuxième étape consiste à délimiter le périmètre des candidats : pour chaque direction, commencer par repérer un premier lot de noms possibles. La troisième étape consiste à constituer une fiche pour chaque personne, en examinant le domaine de recherche et le poste actuel à partir de quatre types de champs ; au-delà du nom, il faut d’abord vérifier que l’institution et la fonction correspondent.
La quatrième étape consiste à vérifier les travaux de recherche récents, en examinant la direction des projets dirigés et des résultats. C’est l’étape que l’on saute le plus facilement : le nom correspond, mais cela ne signifie pas que la direction corresponde encore — certaines personnes ont travaillé dans ce domaine il y a quelques années, mais leur centre de gravité s’est depuis déplacé.
La cinquième étape consiste à établir une liste hiérarchisée, en classant les priorités selon l’adéquation et l’activité récente, tout en prévoyant les rangs suivants. La sixième étape consiste à produire les supports d’invitation : confier les champs de fiche vérifiés à l’assistant de bureau pour qu’il les rédige. Si l’ordre est respecté, chaque étape suivante demande moins d’efforts.
02 Dresser une liste ou vérifier une liste
Les personnes figurant sur les deux listes peuvent être à peu près les mêmes, mais leur degré de fiabilité diffère.
▲ Figure 2 | Établir une liste n’est pas difficile ; le plus difficile est de pouvoir répondre, pour chaque personne de la liste, à la question « pourquoi cette personne ? »
Lorsque l’on dresse directement une liste, les problèmes apparaissent sur plusieurs détails. On ne sait pas expliquer comment les personnes ont été choisies : le plus souvent, on se fie à une impression ou à une recommandation ; le poste actuel n’a pas été vérifié et la personne a peut-être été mutée ; on ne sait pas si elle travaille encore dans ce domaine ; lorsqu’on demande « pourquoi ces personnes ? », on est incapable d’expliquer le raisonnement ; et si quelqu’un ne peut pas venir, il faut chercher une solution dans l’urgence.
Dans une liste vérifiée personne par personne, chacun de ces points trouve une réponse. Les fiches de MuchSci organisent les informations publiques selon un même ensemble de champs ; le choix des personnes s’appuie sur une comparaison, sous-direction par sous-direction, des domaines de recherche ; le poste actuel est vérifié en confrontant le parcours professionnel aux informations publiques de l’institution ; pour savoir si la personne travaille encore dans ce domaine, on examine la direction des projets dirigés et des résultats ; pour chaque personne, on peut indiquer dans quelle rubrique de la fiche repose la justification ; en cas de refus, la liste hiérarchisée prévoit le rang suivant pour prendre le relais.
La liste elle-même n’est pas longue ; ce qui est long, c’est la justification qui accompagne chaque nom. C’est aussi pourquoi l’étape de vérification ne peut pas être omise : une fois la liste transmise, elle représente le jugement de l’organisateur et doit tenir debout.
03 Quels sont les trois niveaux d’une liste hiérarchisée
La hiérarchisation ressemble à un classement, mais c’est en réalité un filtre à trois niveaux.
▲ Figure 3 | De haut en bas : la direction est-elle la bonne, la personne travaille-t-elle encore dans ce domaine, peut-elle venir
Le premier niveau est l’adéquation au thème, qui répond à la question « la direction est-elle la bonne ». Il s’agit d’examiner le domaine de recherche, la contribution académique et les projets dirigés afin de déterminer si la direction suivie par ces personnes correspond au sujet de cette édition. Le deuxième niveau est l’activité récente, qui répond à la question « travaille-t-elle encore dans ce domaine ? ». On examine l’institution actuelle, les projets en cours et les résultats récents pour déterminer si la personne est encore en première ligne — ce niveau s’appuie sur les traces visibles dans les informations publiques ; il ne constitue pas une conclusion, mais réduit simplement les possibilités à un périmètre plus restreint.
Le troisième niveau est la partie à compléter manuellement : disponibilités, déplacements et intention de participer. Ces trois éléments ne figurent pas dans les informations publiques et les fiches ne peuvent pas aider ; il faut interroger les personnes. Ce n’est qu’en distinguant clairement les deux premiers niveaux du troisième que l’on évite le cas où « la liste est très bien ordonnée, mais où, une fois tout le monde contacté, personne ne peut venir ».
Il faut aussi préciser le périmètre de collecte du portrait : il ne recense que les enregistrements liés à des projets nationaux et exige une correspondance exacte entre le nom, l’institution, le parcours et les informations publiques ; les éléments non concordants sont marqués « à vérifier » et ne sont pas comptés comme experts. Appliqué à une liste d’invités, ce choix de compromis va dans la bonne direction — mieux vaut une personne de moins sur la liste que l’embarras de « informations non concordantes ».
04 Interface fonctionnelle : comment les champs de fiche intègrent les supports d’invitation
L’interface se trouve dans l’onglet « Portrait de talents » de l’assistant intelligent.
▲ Figure 4 | Situation générale et formation : une brève présentation et une chronologie ; l’identifiant de la fiche et la source des données figurent tout en haut
La ligne tout en haut est la déclaration publique de ce mécanisme : identifiant de la fiche, source des données et explication du périmètre de collecte. Les critères de détermination figurent en tête de fiche, ce qui signifie que l’organisateur peut, à tout moment pendant la préparation de la liste, expliquer d’où viennent ces informations. En dessous se trouvent deux blocs : parcours professionnel et résultats de recherche :
▲ Figure 5 | Le parcours professionnel présente chronologiquement les institutions et les fonctions ; les résultats de recherche se divisent en deux catégories : contributions académiques et projets dirigés
Ces deux blocs sont précisément les parties les plus utilisées dans les supports d’invitation. L’institution et la fonction figurant dans le parcours professionnel servent directement à rédiger l’en-tête de la lettre d’invitation ; les contributions académiques et les projets dirigés parmi les principaux résultats de recherche constituent la base pour présenter l’invité. La fiche est elle-même organisée sous forme de tableau, si bien que ses champs peuvent être intégrés directement aux supports, sans rédiger une nouvelle présentation à partir de zéro.
Après vérification, on peut emporter trois choses : une liste qui résiste aux questions, une base de support prête à l’emploi et une liste de remplaçants classés par ordre de priorité.
Trois choses restent néanmoins à faire par des humains : envoyer les invitations, confirmer l’intention de participer et organiser les déplacements. L’invitation est essentiellement une communication, non une recherche d’informations — le choix des mots et du moment relève de l’organisateur, seule la personne concernée peut répondre quant à sa présence, et les disponibilités comme les déplacements doivent être confirmés un par un. Une vérification préalable, même minutieuse, ne remplace pas ces étapes ultérieures.
05 Limites
① Cet article présente le mécanisme fonctionnel et les modalités d’application ; il ne constitue pas une promesse de résultat. Le degré de complétude des fiches dépend de la disponibilité des informations publiques ; le périmètre de collecte est limité et ne signifie pas que des informations complètes peuvent être fournies pour chaque chercheur.
② La structuration ne équivaut pas à une évaluation. La fiche est une organisation et une présentation d’informations publiques ; elle ne constitue ni une évaluation des compétences, ni une recommandation, ni un cautionnement de quiconque ; la décision d’inviter ou non, et à quel titre, doit être vérifiée par l’organisateur, qui en assume la responsabilité.
③ Seules des informations publiques sont utilisées. Aucune donnée personnelle privée n’est concernée ; les communications, accords et organisation de déplacements durant le processus d’invitation doivent respecter les règles et procédures en vigueur de l’organisme organisateur.