Agent d’assistance bureautique : dossier de soutenance, je l’organise dans l’ordre où le jury le voit
Mon dossier de soutenance était disposé « dans l’ordre où je l’avais fait » : d’abord la motivation, puis la méthode, puis les données, enfin la conclusion. Mon directeur en a feuilleté deux pages et m’a dit : « Le jury n’a pas la patience de te suivre depuis le début. »
Ensuite, je l’ai réorganisé selon l’ordre dans lequel le jury le voit. Le dossier complet est produit avec l’agent d’assistance bureautique de MuchSci.
Voici l’ordre du jury
1. **Une page pour dire clairement ce que j’ai fait.** Juste après la couverture, donner immédiatement la page de conclusion : une conclusion en une phrase, trois arguments, un chiffre clé.
2. **D’abord les données, ensuite la méthode.** Donc le tableau de données passe avant la méthode.
3. **Les questions de suivi portent toutes sur les détails.** Donc l’annexe doit contenir les données brutes, le tableau des paramètres et les fichiers de spécifications.
4. Enfin seulement les références et la déclaration d’éthique.
J’ai organisé le dossier en suivant ces quatre étapes ; le jury le parcourt en moins de vingt minutes.
Les six éléments du dossier
· PPTX : quinze pages maximum, une affirmation par page.
· Résumé du texte principal Word : deux pages, phrase de titre + trois arguments + un tableau.
· Tableau de données Excel : les valeurs brutes derrière les graphiques, avec une colonne source.
· Annexe PDF/Word : tableau des paramètres, spécifications des instruments, références des protocoles.
· Points clés du discours : une phrase d’ouverture, la page correspondant à chaque conclusion, cinq questions susceptibles d’être posées.
· Liste de contrôle du dépôt : quoi remettre, où le remettre, quand le remettre.
J’ai confié ces six éléments à l’agent d’assistance bureautique avec une demande en une phrase ; il produit des livrables modifiables, que je retouche ensuite selon le modèle de la faculté. Sa description officielle est la suivante : « décrivez votre besoin en une phrase et obtenez des livrables PPT, Word et Excel modifiables » ; les résultats sont des livrables modifiables, avec prise en charge de sorties multiformats, des livrables prévisualisables et encore modifiables — un point essentiel pour un dossier de soutenance : chaque document remis doit pouvoir être modifié.
Comment écrire ma phrase
« À destination des membres du jury de soutenance, une présentation de dix minutes ; critère de fin : pouvoir répondre d’où vient la conclusion. » Avec les trois éléments bien précisés, ce que remet l’agent d’assistance bureautique est « prêt à être remis », pas seulement « bon à regarder ».
Les trois points du dossier que je dois absolument passer en revue moi-même
· Chaque chiffre du tableau de données : à vérifier dans le fichier d’origine.
· Chaque affirmation de la page de conclusion : doit être étayée par une page correspondante.
· La mise en forme : modifier manuellement la couverture, la numérotation des pages et le format des références selon le modèle de la faculté.
Les trois fonctions associées à l’ensemble du dossier
· Fichiers sources des données et des graphiques, récupérés depuis la base de connaissances personnelle de MuchSci ; si on les range au fur et à mesure, pas besoin de chercher sur tout le disque dur avant la soutenance.
· Les références citées dans l’annexe : vérifier les DOI, volumes, numéros et pages avec l’assistant de recherche d’articles de MuchSci, et corriger le format point par point.
· Les figures sont produites avec la création de graphiques scientifiques de MuchSci (après la première version, ajuster la taille de police et la numérotation pour la version de soutenance).
Un dossier complet peut être organisé en une soirée. L’agent d’assistance bureautique de MuchSci gère les livrables, la base de connaissances personnelle de MuchSci gère les matériaux, l’assistant de recherche d’articles de MuchSci gère les citations, la création de graphiques scientifiques de MuchSci gère les figures.
Pour le dossier de soutenance, j’ai compris plus tard que ce qui est évalué n’est pas la quantité de travail, mais la justesse de l’ordre. C’est aussi là que l’assistant IA pour étudiants de troisième cycle peut être utile : il produit les livrables selon mes exigences, et c’est moi qui définis l’ordre selon la lecture du jury.