Agent assistant bureautique : PPT, notes et tableaux de données pour la réunion de groupe, je livre selon une liste de livrables
Pour préparer une présentation en réunion de groupe, je commençais avant par « ouvrir le modèle PPT » et je finissais par « je n’ai plus le temps ». Maintenant, je commence par une liste de livrables.
Les quatre éléments de la liste
1. Un plan d’une page (Word) : ce dont je vais parler cette fois, combien de parties, une phrase par partie.
2. Un jeu de diapositives (PPTX) : quinze pages maximum.
3. Un tableau de données (Excel) : les valeurs brutes derrière les graphiques.
4. Une demi-page de points clés pour le discours (Word) : une phrase d’ouverture, le numéro de la diapositive de support pour chaque conclusion, et trois questions susceptibles d’être posées.
Pour chaque élément : ce que je fournis, ce qu’il produit, ce que je modifie
Le plan.
Je donne trois phrases : ce que cette présentation doit faire, qui est le public (même groupe ou groupe différent), et ce qui compte comme terminé (le directeur de recherche a écouté et peut donner un avis sur la prochaine étape). Il produit un plan structuré d’une page. Ce que je modifie, c’est l’ordre — il a tendance à organiser selon le déroulement du travail, moi je passe à un ordre « conclusion d’abord ».
Les diapositives.
Je fournis le plan et quelques figures clés. Il produit un PPTX, prévisualisable et encore modifiable. Je modifie trois choses : je supprime les pages décoratives, je transforme le titre de chaque page en une phrase de jugement, et j’augmente la taille de police des légendes. Les formules et les unités, je les corrige moi-même ensuite ; cette partie-là, je ne la lui confie pas.
Le tableau de données.
Je fournis les données brutes. Il produit un tableau. Je modifie les noms de colonnes et les unités, et je vérifie les valeurs une par une — il s’occupe de la mise en forme, pas de faire les calculs à ma place.
Les points clés du discours.
Ce qu’il produit, je n’en utilise généralement que la moitié : je garde la phrase d’ouverture et les numéros de diapositives de support ; la section « questions susceptibles d’être posées », je la réécris entièrement moi-même, parce qu’il s’agit de mon anticipation de la psychologie du jury, pas de quelque chose qu’il peut déduire.
J’écris la « demande en une phrase » en trois phrases
Ce qu’il faut faire, à qui cela s’adresse, et ce qui compte comme terminé.
La description officielle de l’agent assistant bureautique est : « décrire le besoin en une phrase et obtenir des PPT, Word et Excel modifiables », avec prise en charge de plusieurs formats de sortie et des livrables prévisualisables et encore modifiables. Ce type de livrable modifiable est essentiel pour moi — les documents que je remets, je dois toujours les retoucher selon le modèle de la faculté. D’après mon expérience, cette phrase gagne à réunir les trois éléments ; sinon, le livrable obtenu est « présentable » plutôt que « prêt à être remis ».
Trois choses que je ne néglige pas
· Chaque chiffre dans les graphiques, je le vérifie une fois de plus dans le fichier d’origine.
· La page de conclusion doit avoir une page de support ; s’il n’y en a pas, je complète d’abord les données, et il n’est pas question d’écrire la conclusion d’abord.
· Le format des références bibliographiques est modifié manuellement selon le modèle de l’école.
Limites et coûts
· Les données non publiées ne sont pas téléversées. Pour les valeurs sensibles qui doivent apparaître dans la présentation, j’utilise des valeurs indicatives comme espaces réservés et je les complète oralement au moment de parler.
· Pour un livrable d’une dizaine de pages, la consommation de points est nettement plus élevée que ce que j’avais imaginé. Alors je procède maintenant en deux étapes : d’abord produire le plan, vérifier que la structure et les conclusions sont bonnes, puis produire le livrable final — dans l’ordre inverse, la reprise coûte plus cher.
· Les éléments ne sont pas assemblés à la dernière minute : les images et les données viennent de la base de connaissances personnelle de MuchSci, les DOI et les informations de citation des références ont été complétés à l’avance avec l’assistant de recherche d’articles de MuchSci, et ce n’est qu’à la fin que le livrable est confié à l’agent assistant bureautique de MuchSci.
Que fais-je la veille de la présentation ? Je relis une fois les points clés du discours et je repense aux trois questions susceptibles d’être posées. Les documents eux-mêmes, je les ai remis dès l’après-midi.
C’est ce que j’entends maintenant par assistant IA pour étudiants de troisième cycle : il transforme la fabrication de documents en un processus avec une liste de contrôle, mais le jugement et les arbitrages restent les miens.