Presque chaque équipe de recherche, chaque département, chaque rédaction possède sa propre « liste d’experts ». Son point de départ est souvent très informel : on note quelques noms en réunion, un collègue plus ancien en recommande quelques autres, on en sauvegarde quelques-uns au passage en feuilletant des articles. C’est au moment de l’utiliser qu’on découvre le problème : dans la liste, les affiliations datent encore d’il y a cinq ans, certaines personnes ont depuis longtemps changé de poste, et quelques entrées ne comportent qu’un nom, sans qu’on sache d’où elles ont été recopiées.
Ce document veut dire une chose : constituer une liste est facile, mais le difficile est qu’elle reste utilisable deux ans plus tard. L’outil de profil de talents de MuchSci consiste, par essence, à établir des règles pour cette tâche.
01 D’une pile de noms à un actif : cinq étapes à franchir
Commençons par décomposer le processus de gouvernance.
▲ Figure 1 | La 5e étape est la plus facile à négliger, et aussi la plus critique
Définir les critères d’admission est la première étape, et celle que l’on saute le plus facilement. Quels enregistrements comptent, lesquels ne peuvent servir que d’indice : cela doit être écrit dès le départ. Sans cette étape, les vérifications ultérieures n’ont aucun fondement : vous passerez votre temps à vous demander « cette entrée compte-t-elle, oui ou non ? ».
La vérification entrée par entrée et le signalement des doutes forment un duo indissociable. La vérification consiste en un recoupement à trois volets : nom, affiliation et parcours comparés point par point avec les sources publiques ; ce qui ne concorde pas n’est pas intégré de force, mais placé dansla zone « à vérifier ». L’existence de cette zone « à vérifier » est l’aspect le plus mesuré de tout le mécanisme — elle reconnaît qu’il peut y avoir des incertitudes et isole celles-ci, sans les laisser contaminer la liste officielle.
Le classement détermine l’utilisabilité. Regrouper par discipline, affiliation et titre permet, selon le type d’expert recherché, d’interroger la liste par dimension. La révision périodique se situe au bout de cette chaîne, et c’est l’étape la plus facile à négliger : les affiliations changent, les fonctions changent, les axes de recherche changent ; utiliser directement une liste de trois ans sans la réviser produit des erreurs tout à fait naturelles — et des erreurs que l’on ne remarque même pas.
02 Une liste constituée au fil de l’eau et une liste gouvernée
Il se peut que les noms soient exactement les mêmes, mais pour ce qui est de pouvoir les utiliser en confiance, la différence est considérable.
▲ Figure 2 | La différence ne tient pas au nombre d’entrées collectées, mais à la capacité de dire, pour chacune, « pourquoi elle figure ici »
Une liste constituée au fil de l’eau ne permet pas de répondre à la question « pourquoi ». Si vous demandez « pourquoi ces trois personnes figurent-elles ici ? », la réponse est « il me semble que quelqu’un les avait mentionnées à l’époque ». Ce genre de liste peut encore servir en interne, à petite échelle ; mais dès qu’il faut la transmettre à une hiérarchie, la remettre à une rédaction ou l’utiliser dans une procédure officielle, elle ne fournit plus de réponse.
Dans une liste gouvernée, chaque entrée peut être emportée avec sa justification. Le motif d’inclusion est indiqué, l’information est granulée jusqu’au champ, la source peut être retrouvée, la date de révision est consignée. Si l’on vous demande « pourquoi le recommandez-vous ? », vous pouvez pointer des champs précis : le domaine de recherche correspond-il, les projets dirigés relèvent-ils bien de cet axe, quand l’information d’affiliation a-t-elle été vérifiée ?
La différence la plus concrète apparaît au moment de l’erreur. Une erreur dans une liste n’est pas effrayante ; ce qui l’est, c’est de ne pas pouvoir expliquer sur quoi elle reposait. Même si l’on découvre plus tard qu’une entrée d’une liste gouvernée est erronée, vous pouvez expliquer sur quoi reposait le jugement à l’époque ; si une liste constituée au fil de l’eau se trompe, vous ne pouvez que reconnaître qu’elle avait été « notée comme ça, au hasard ».
03 Une base utilisable à long terme se compose de trois niveaux
Mélanger des informations de degrés de certitude différents est la cause première de la désorganisation rapide d’une liste.
▲ Figure 3 | Trois niveaux séparés, chacun avec son rôle
Le niveau des dossiers officiels regroupe la partie ayant passé toutes les vérifications et utilisable en externe : les quatre catégories de champs sont complètes, la source est indiquée, la date de révision est encore dans la période de validité. C’est la partie que l’on peut présenter directement.
Le niveau « à vérifier » contient les enregistrements dont les informations ne concordent pas ou dont la source n’est pas claire — homonymes à distinguer, informations d’affiliation contradictoires, source unique. Ce ne sont pas des éléments inutiles, mais ils ne peuvent pas encore être pris en compte ; on les conserve à part, en attendant de disposer de davantage de données pour les faire remonter.
Le niveau des pistes d’observation est le plus léger ; il n’existe qu’à titre d’indice : intervenants de conférences, coauteurs d’articles, participants à des projets. Son intérêt est d’élargir le périmètre de recherche : lorsqu’il faut trouver des personnes dans un domaine donné, partir de ce niveau pour élargir est bien plus efficace que d’essayer de se rappeler des noms de mémoire.
Le principal avantage de séparer les trois niveaux est le suivant : lorsqu’il faut élargir la liste, on filtre depuis le troisième niveau vers le bas, au lieu de mélanger directement des informations incertaines dans les dossiers officiels.
04 Interface : l’en-tête du dossier énonce d’emblée les règles
Revenons à l’outil lui-même pour voir comment ces règles se traduisent dans l’interface.
▲ Figure 4 | Tout en haut du dossier sont précisés le périmètre d’inclusion et les exigences de correspondance, ainsi que le traitement des entrées « à vérifier non comptabilisées comme experts »
Le texte explicatif tout en haut de l’interface est la version publique des « critères d’admission » évoqués plus haut : seuls les projets nationaux sont inclus, et il est exigé que le nom, l’affiliation et le parcours correspondent précisément aux sources publiques ; les cas non conformes sont marqués « à vérifier » et ne sont pas comptés comme experts. En inscrivant les règles en tête, l’utilisateur qui reçoit un dossier peut, au premier coup d’œil, juger selon quels critères il a été constitué.
Regardons plus bas l’organisation des champs :
▲ Figure 5 | Le parcours professionnel et les résultats de recherche sont présentés sous forme de tableaux, chaque ligne pouvant être vérifiée séparément
Il est à noter que cette structure ne comporte rien de tel que des « notes », un « degré de correspondance » ou un « indice de recommandation ». Il n’y a que des dates, des affiliations, des fonctions, des spécialités, des résultats — des champs vérifiables par des sources externes. Cette retenue est intentionnelle : MuchSci se charge uniquement d’organiser proprement ce qui peut être vérifié ; la question de savoir s’il faut recourir à telle personne, et où, relève du jugement de l’utilisateur.
05 Limites
① Cet article porte sur le mécanisme de gouvernance des listes et ne constitue pas une promesse de résultat. Le degré de complétude d’une liste dépend de la disponibilité des sources publiques ; le périmètre d’inclusion est limité et ne signifie pas que tous les experts d’un domaine sont couverts.
② La structuration ne vaut pas évaluation. Un dossier est une mise en forme de sources publiques ; il ne constitue ni une évaluation des capacités, ni une recommandation, ni un cautionnement de quiconque ; chaque entrée de la liste n’est qu’une piste à confirmer, et tout jugement concernant une personne précise doit être vérifié par l’utilisateur, qui en assume la responsabilité.
③ En cas d’utilisation dans une procédure officielle, les dispositions pertinentes prévalent. Les usages tels que l’évaluation, le recrutement ou la due diligence impliquent des exigences de confidentialité, de prévention des conflits d’intérêts et de procédure, et doivent respecter les règles en vigueur des organismes concernés ; toutes les données proviennent uniquement d’informations publiques et n’impliquent aucune donnée personnelle privée.