PDF de plus en plus nombreux : j’ai adopté un système d’étiquettes pour ma bibliothèque de références

De plus en plus de PDF : j’ai mis en place un système d’étiquettes pour ma bibliothèque de références

Ma première année de master, voici comment je stockais mes articles : un dossier sur le bureau appelé « Documents » ; à l’intérieur, plus de deux cents PDF empilés par date de téléchargement, avec des noms de fichiers illisibles.

Quand je devais rédiger une synthèse, je me souvenais qu’« un article parlait de la température de recuit », mais impossible de retrouver lequel. Je finissais par refaire une recherche complète.

Ensuite, j’ai défini un système d’étiquettes pour ma bibliothèque de références ; aujourd’hui, je trouve un article en moins de trente secondes.

Trois niveaux d’étiquettes, pas un empilement sur un seul niveau

J’ai essayé de n’utiliser que des étiquettes de mots-clés : résultat, elles se sont multipliées, avec quatre-vingts étiquettes pour deux cents articles, soit comme si je n’en avais aucune.

Maintenant, je répartis sur trois niveaux :

Avec les trois niveaux réunis, un domaine compte généralement moins de trente articles ; pour chercher, je « réduis d’abord au thème, puis à l’usage ».

Trois actions seulement lors de l’ajout

1. Renommer : année_premier auteur_mot-clé, par exemple 2021_Zhang_température de recuit. Le nom du fichier est mon seul index dans le dossier.

2. Rédiger un résumé en une phrase : la conclusion de l’article en une phrase, avec mes propres mots, sans copier le résumé.

3. Appliquer les trois niveaux d’étiquettes.

Ces trois actions prennent moins de deux minutes.Le prix à payer si on ne le fait pas : devoir tout relire à chaque fois.

Pourquoi j’utilise une bibliothèque de fichiers plutôt que de tout garder en local

Le problème avec les dossiers locaux : tout se perd quand on change d’ordinateur, on ne peut pas les consulter sur téléphone, et pour partager avec des camarades, il faut envoyer une archive.

Pour cette étape, j’utilise la base de connaissances de fichiers de MuchSci : je peux prévisualiser, renommer, organiser par dossier, et quand je dois montrer quelque chose à des camarades, j’envoie un lien de partage, sans avoir à transférer des archives dans tous les sens.

Partager un répertoire de domaine entre camarades est le point le plus pratique de ce système d’étiquettes :je vois directement les étiquettes ajoutées par les autres, sans devoir refaire le travail.

Trois points d’entrée pour retrouver un article

Une fois le système d’étiquettes en place, je n’utilise que trois points d’entrée pour chercher un article :

· Par thème : je connais le domaine, je vais directement dans le répertoire.

· Par usage : quand je rédige la partie méthode, je ne regarde que la catégorie « source de méthode ».

· Par état : je fais le tri une fois par semaine dans « à lire », pour éviter l’accumulation.

Ces trois points d’entrée couvrent quatre-vingt-dix pour cent de mes recherches d’articles.

Capitaliser : pouvoir encore « interroger » les articles déjà lus

Les étiquettes ne suffisent pas. Pour chaque article que je lis, j’écris la conclusion et les limites dans la base de connaissances personnelle de MuchSci ; la formule officielle est « faire en sorte que les connaissances existantes soutiennent de nouvelles recherches » — mon usage est très basique : j’y entasse la conclusion en une phrase de chaque article, classée par thème, puis, quand je rédige une synthèse, je demande directement « dans le domaine de la défaillance à basse température, qu’est-ce qui n’a pas été résolu de manière commune ? ».

Je retourne toujours vérifier les réponses qu’il me donne dans l’article original, mais au moinsje n’ai pas à repêcher dans deux cents PDF.

Ce qui a changé deux mois plus tard

· Chercher un article : passer de « refaire une recherche » à « le localiser en trente secondes ».

· Rédiger une synthèse : passer de « tout relire » à « consulter directement les fiches ».

· Collaborer avec des camarades : passer de « envoyer une archive » à « envoyer un lien de répertoire ».

Dans la gestion des références, les outils ne comptent que pour trente pour cent ; les soixante-dix pour cent restants, c’estvotre volonté de bien attribuer les étiquettes pendant les deux minutes de l’ajout. La base de connaissances personnelle de MuchSci m’a aidé à relier « stocker » et « retrouver », mais la façon de définir les étiquettes doit toujours dépendre de votre propre domaine de recherche.

Pour unassistant IA pour étudiants universitaires, ce que je valorise le plus aujourd’hui est aussi ce type d’utilité « cumulative » : bien faire une fois, et gagner un peu à chaque fois ensuite.