Mes supports de soutenance étaient initialement organisés"dans l’ordre où je les avais réalisés" : d’abord la motivation, puis la méthode, ensuite les données, et enfin la conclusion. Mon directeur en a feuilleté deux pages et a dit :"Les membres du jury n’ont pas la patience de te suivre depuis le début."
Je l’ai ensuite réorganisé selon l’ordre dans lequel le jury le découvre. J’ai utilisé l’agent assistant bureautique de MuchSci pour produire le dossier complet.
Voici l’ordre suivi par le jury
- Une page pour dire clairement ce que j’ai fait. Juste après la couverture, donner immédiatement la page de conclusion : une conclusion en une phrase, trois points d’appui, un chiffre clé.
- On regarde d’abord les données, puis la méthode. La table de données est donc placée avant la méthode.
- Les questions approfondies portent toutes sur les détails. L’annexe doit donc contenir les données brutes, le tableau des paramètres et les fichiers de spécifications.
- Les références et la déclaration d’éthique ne sont examinées qu’en dernier.
J’ai organisé le dossier selon ces quatre étapes ; le jury parcourt l’ensemble en moins de vingt minutes.
Les six éléments du dossier
- PPTX : quinze pages maximum, une affirmation par page.
- Résumé du texte Word : deux pages, une phrase de titre + trois points d’appui + un tableau.
- Table de données Excel : les valeurs brutes derrière les graphiques, avec une colonne source.
- Annexe PDF/Word : tableau des paramètres, spécifications des instruments, références des procédures.
- Points clés du discours : une phrase d’ouverture, le numéro de page correspondant à chaque conclusion, cinq questions susceptibles d’être posées.
- Liste de remise : quoi remettre, où le remettre, quand le remettre.
Pour chacun des six éléments, j’ai soumis une demande en une phrase à l’agent assistant bureautique ; il produit des livrables modifiables, que je retouche ensuite selon le modèle de la faculté. La description officielle est la suivante :"décrivez votre besoin en une phrase et obtenez des fichiers PPT, Word, Excel modifiables", le résultat est un livrable modifiable, avec prise en charge de plusieurs formats, des produits prévisualisables et encore modifiables—c’est essentiel pour les supports de soutenance : chaque document remis doit pouvoir être modifié.
Comment formuler ma phrase
"À montrer aux membres du jury, dix minutes de présentation, critère de réussite : pouvoir répondre à la question de l’origine de la conclusion."Avec les trois éléments bien précisés, ce que remet l’agent assistant bureautique est"prêt à être remis", et non"seulement bon à regarder".
Les trois points que je dois absolument vérifier moi-même dans le dossier
- Chaque chiffre du tableau de données : à vérifier dans le fichier d’origine.
- Chaque affirmation de la page de conclusion : doit être étayée par une page correspondante.
- Format : modifier manuellement la couverture, la pagination et le format des références selon le modèle de la faculté.
Les trois fonctionnalités associées à l’ensemble du dossier
- Les fichiers sources des données et des graphiques sont récupérés depuis la base de connaissances personnelle de MuchSci ; on les regroupe au quotidien, sans devoir chercher sur tout le disque dur avant la soutenance.
- Les références citées dans l’annexe sont vérifiées avec MuchSci , l’assistant de recherche d’articles pour le DOI et le volume, le numéro et les pages ; le format est corrigé point par point.
- Les figures sont produites avec MuchSci , l’outil de création de figures scientifiques (après la première version, ajuster la taille de police et la numérotation selon la version de soutenance).
Un dossier complet peut être organisé en une soirée.MuchSci : l’agent assistant bureautique gère les livrables,MuchSci : la base de connaissances personnelle gère les ressources,MuchSci : l’assistant de recherche d’articles gère les citations,MuchSci : l’outil de création de figures scientifiques gère les figures.
Pour les supports de soutenance, j’ai compris plus tard que ce qui compte n’est pas de tout faire de manière exhaustive, mais de savoir si l’ordre est bon. C’est aussi là que l’assistant IA pour étudiants de troisième cyclepeut être utile : il produit des livrables selon mes consignes, et c’est moi qui définis l’ordre selon le regard du jury.