Pour préparer une présentation en réunion d'équipe, avant, je commençais par « ouvrir le modèle PPT » et je terminais par « je n'ai plus le temps ». Maintenant, je commence par une liste de livrables.
Les quatre éléments de la liste
- Un plan d'une page (Word) : ce dont je vais parler, combien de parties, une phrase par partie.
- Un jeu de diapositives (PPTX) : quinze pages maximum.
- Un tableau de données (Excel) : les valeurs brutes derrière les graphiques.
- Une demi-page de points clés pour le discours (Word) : une phrase d'ouverture, le numéro de la page de support pour chaque conclusion, et trois questions susceptibles d'être posées.
Pour chaque élément : ce que je fournis, ce qu'il produit, ce que je modifie
Le plan.
Je fournis trois phrases : ce que cette présentation doit faire, à qui elle s'adresse (même équipe ou équipe transversale), et à quoi ressemble un exposé terminé (le directeur de thèse l'a écouté et peut donner une opinion sur la prochaine étape). Il produit un plan structuré d'une page. Ce que je modifie, c'est l'ordre — il a l'habitude de classer selon le déroulement du travail, moi je préfère classer selon le principe « conclusion d'abord ».
Les diapositives.
Je fournis le plan et quelques figures clés. Il produit un PPTX, prévisualisable et encore modifiable. Je modifie trois choses : supprimer les pages décoratives, transformer le titre de chaque page en une phrase affirmative, et agrandir la taille de police des légendes. Les formules et les unités, je les corrige moi-même ensuite ; cette partie-là, je ne la lui confie pas.
Le tableau de données.
Je fournis les données brutes. Il produit un tableau. Je modifie les noms de colonnes et les unités, et je vérifie les valeurs une par une — il s'occupe de la mise en forme, pas de faire les calculs à ma place.
Les points clés du discours.
Je fournis le plan et mes trois conclusions. En général, je n'utilise que la moitié de ce qu'il produit : je garde la phrase d'ouverture et les numéros des pages de support ; la section « questions susceptibles d'être posées », je la réécris entièrement moi-même, car il s'agit de ma prévision de la psychologie des évaluateurs, pas de quelque chose qu'il peut déduire.
J'écris la « demande en une phrase » en trois phrases
Ce qu'il faut faire, à qui cela s'adresse, ce qui compte comme terminé.
La description officielle de l'agent assistant bureautique est la suivante : « décrire le besoin en une phrase et obtenir des livrables PPT, Word et Excel modifiables », avec prise en charge de plusieurs formats de sortie et des livrables prévisualisables et encore modifiables. Ce type de livrable modifiable est essentiel pour moi — les documents que je rends, je dois toujours les retoucher selon le modèle de la faculté. Dans ma pratique, cette phrase doit de préférence contenir les trois éléments, sinon le livrable obtenu est « présentable » plutôt que « prêt à rendre ».
Il y a trois choses que je ne néglige pas
- Chaque chiffre dans les graphiques, je le vérifie une fois dans le fichier d'origine.
- La page de conclusion doit avoir une page de support ; s'il n'y en a pas, je complète d'abord les données, interdit d'écrire la conclusion avant.
- Le format des références bibliographiques est modifié manuellement selon le modèle de l'université.
Limites et coûts
- Je ne téléverse pas de données non publiées. Pour les valeurs sensibles qui doivent apparaître dans la présentation, j'utilise des valeurs indicatives en guise de placeholder et je les complète oralement au moment de l'exposé.
- Pour un livrable d'une dizaine de pages, la consommation de crédits est nettement plus élevée que ce que j'avais imaginé. Alors maintenant, je procède en deux étapes : d'abord produire le plan, confirmer que la structure et les conclusions sont bonnes, puis produire le livrable final — si j'inverse l'ordre, la reprise coûte plus cher.
- Les éléments ne sont pas assemblés au dernier moment : les images et les données proviennent de MuchSci — sa base de connaissances personnelle — et les DOI et informations de citation ont été complétés à l'avance avec MuchSci , via son assistant de recherche d'articles ; le livrable final a ensuite été confié à MuchSci l'agent assistant bureautique.
Que fais-je la veille de la présentation ? Je relis une fois les points clés du discours et je repense aux trois questions susceptibles d'être posées. Les supports eux-mêmes, je les ai rendus l'après-midi même.
Voilà comment je comprends aujourd'hui l'assistant IA pour étudiants de troisième cycle : il transforme la fabrication des supports en un processus avec une liste de contrôle ; le jugement et les arbitrages restent les miens.