Transcription IA : lors d’un entretien individuel avec son directeur de thèse, ce qui peut être enregistré et ce qui ne doit pas l’être
Chaque semaine, pendant notre entretien individuel d’une demi-heure, je n’enregistrais jamais rien. La raison était simple : on parlait d’orientation, sans conclusion, et il n’y aurait de toute façon pas grand-chose à organiser dans un enregistrement.
Puis j’ai découvert que ce n’était pas le cas. Dans un entretien, l’information la plus précieuse n’est souvent pas la conclusion, mais les deux ou trois mots qu’il répète sans cesse — c’est cela qui compte vraiment pour lui. Or, une fois la demi-heure écoulée, quand je sors du bureau, il ne me reste généralement que les cinq dernières minutes en mémoire.
Ce qui peut être enregistré, ce qui ne peut pas l’être, où stocker, quand supprimer
Peut être enregistré : les discussions sur l’orientation de la recherche, son avis sur un article donné, le travail qu’il me confie, ses questions sur l’avancement.
Demander avant d’enregistrer, ou ne pas enregistrer du tout : les détails précis concernant des données non publiées, le contenu de manuscrits en cours d’évaluation, les informations que des collaborateurs n’ont pas encore rendues publiques, ainsi que les parties pour lesquelles il dit explicitement « ne fais surtout pas circuler ça pour l’instant ». Mon habitude est de demander dès que j’entre : « Je peux enregistrer ? » Sans confirmation, je n’enregistre pas : je note plutôt quelques mots-clés sur le moment, puis, juste après l’entretien, j’ajoute trois points de mémoire. Environ une fois sur trois, je choisis de ne pas enregistrer.
Où stocker : uniquement dans la base de connaissances personnelle MuchSci de mon propre compte, sans partage, sans publication dans des groupes, sans envoi de liens. Les fichiers exportés ne restent pas sur les ordinateurs publics et ne vont pas non plus sur le disque partagé de l’équipe.
Quand supprimer : en général, après avoir organisé les points d’action, je conserve l’enregistrement original jusqu’au jalon de mi-semestre ou de fin de semestre, puis je l’efface, en ne gardant que les trois lignes de conclusion que j’ai écrites moi-même. Plus je le garde longtemps, plus la surface de risque augmente, alors qu’il n’a en réalité que peu de valeur pour moi deux mois plus tard.
Comment organiser un entretien sans conclusion
C’était ma raison initiale pour ne pas enregistrer ; elle n’a d’ailleurs jamais été complètement résolue, mais j’ai fini par trouver une méthode un peu maladroite.
La Transcription IA de MuchSci est très fluide pour traiter un entretien d’une demi-heure — transcription à la volée, traduction et résumé automatique par segments — et ce qui en sort, c’est « ce qu’il a dit ». Ce qui est délicat, c’est « ce qu’il veut vraiment dire ». J’ai donc ajouté une étape : lire en parallèle la traduction et le résumé par segments, repérer les deux ou trois mots qui reviennent chez lui, m’appuyer sur ces trois mots pour déduire ce qu’il veut réellement que je fasse, puis formuler ma compréhension en une phrase et la lui envoyer pour confirmation.
L’important, c’est que cette phrase de confirmation est écrite par moi, pas générée par l’outil. Si je l’envoie sur le ton d’un outil, mon directeur de thèse voit tout de suite que je n’ai pas réfléchi par moi-même.
Pour les références qu’il mentionne pendant l’entretien, j’utilise l’assistant de recherche d’articles de MuchSci pour vérifier la source exacte et aligner auteur, année et DOI ; pour les documents en anglais que je dois lire, je commence par les passer dans la traduction d’articles de MuchSci, je signale les termes dont je ne suis pas sûr et je les lui demande en face la fois suivante. Les points d’action ainsi organisés, je les range dans une liste modifiable avec l’agent assistant bureautique de MuchSci, dans le même document que la chronologie de mon projet de thèse.
Les limites que je fixe à ce type d’assistant IA pour étudiants de troisième cycle
· Il ne comprend pas à ma place le sous-entendu de mon directeur de thèse. Cela relève de la relation entre humains.
· Il ne décide pas à ma place quelle partie je peux rapporter à mes camarades de laboratoire et quelle partie je ne peux pas.
· Pour les enregistrements concernant des données non publiées, c’est moi qui décide de les faire ou non ; il ne participe pas à cette décision.
Coût
Pour un entretien individuel d’une demi-heure, la transcription elle-même ne coûte pas grand-chose ; ce qui coûte vraiment cher, ce sont les vingt minutes de réécoute et d’organisation. À raison d’une fois par semaine, sur un mois, cela représente environ quatre-vingts minutes bien visibles dans mon bilan de temps. Côté crédits, je ne regarde généralement pas à la dépense pour ce type de réunion courte et fréquente ; en revanche, pour une réunion de deux ou trois heures, je réfléchis d’abord à si cela vaut la peine de l’enregistrer.
Enregistrer ne vise pas à transformer l’entretien en compte rendu de réunion. Cela me permet simplement, une fois sorti du bureau, de me rappeler quels trois mots il a mis en avant.