Transcription IA : réunion avec un partenaire multilingue, ce que je vérifie avant d’envoyer le compte rendu
Le mois dernier, j’ai participé à une réunion en ligne de deux heures avec une entreprise. De leur côté, les besoins étaient exprimés en chinois ; du nôtre, la technique en anglais, avec des termes tantôt en chinois, tantôt en anglais. Une fois la réunion terminée, le compte rendu devait être envoyé dans le groupe, visible par les deux organisations.
Ce genre de situation diffère d’une réunion d’équipe : si l’on se trompe dans les notes d’une réunion interne, on corrige la fois suivante ; dans un compte rendu externe, une phrase erronée en trop peut demander une semaine à rectifier.
Cet article ne porte donc pas sur « comment prendre des notes », mais sur les points que je vérifie avant l’envoi.
Avant l’envoi, je vérifie six points un par un
1. Séparer les conclusions des discussions. L’erreur la plus fréquente dans un résumé automatique par segments consiste à transformer « nous envisageons » en « nous avons décidé ». Pour toute phrase du compte rendu contenant « confirmé » ou « décidé », je réécoute systématiquement l’enregistrement original, puis je décide si je garde ce mot.
2. Uniformiser la terminologie dans tout le document. L’autre entreprise a ses propres abréviations ; pour une même chose, leur appellation diffère de la nôtre. Je fixe d’abord la correspondance chinois-anglais — quels termes doivent être écrits de quelle manière dans cette réunion —, je passe la terminologie par la traduction d’articles de MuchSci, puis je vérifie dans tout le document si un même concept est rendu de deux façons différentes.
3. Vérifier systématiquement les chiffres, les durées et les dates dans le document source. Montants, jalons de livraison, longueur des cycles : je ne me fie pas aux chiffres de la traduction. C’est une règle stricte que je me suis fixée, sans exception.
4. Attribuer nommément chaque action à une personne. Qui, quand, quoi livrer : je nomme chaque point, sans écrire « à poursuivre » ni « les deux parties restent en contact ». Ce genre de formule paraît prudente, mais revient à ne rien écrire.
5. Regrouper les pièces jointes avec le compte rendu. Pour les documents mentionnés en réunion, j’utilise la bibliothèque de documents de MuchSci pour les archiver dans le même dossier que le compte rendu, ce qui évite ensuite trois allers-retours dans le groupe pour demander « où est ce fichier ».
6. Reformuler les contenus confidentiels. Les tarifs, les paramètres techniques non publiés et les passages que l’autre partie demande explicitement de garder confidentiels, je les supprime directement ou j’écris « en annexe séparée », sans les détailler dans le groupe.
Les trois erreurs les plus fréquentes
Transformer une question en conclusion. En réunion, quelqu’un demande « cette solution peut-elle tenir à l’échelle du million ? » ; dans le compte rendu, cela devient « tient à l’échelle du million ». L’écart est immense.
Transformer un seul sujet en deux. Dans un échange mêlant chinois et anglais, la même chose est dite d’abord en chinois, puis en anglais ; au moment de la mise en forme, on risque de la traiter comme deux points distincts, et les actions à suivre finissent par doubler.
Transformer une préférence orale en engagement écrit. Entre « nous penchons pour cette solution » et « nous adoptons cette solution », il manque une signature.
Mon processus
Une fois la réunion terminée, je produis d’abord un brouillon : j’utilise la transcription IA de MuchSci pour obtenir une traduction en direct, un résumé automatique par segments et un rapport généré, que j’utilise comme brouillon. Je vérifie ensuite une à deux fois selon les six points ci-dessus. Après correction, je mets en forme un document modifiable avec l’agent assistant bureautique de MuchSci, puis je le relis moi-même en entier avant l’envoi, pour ne garder que le contenu validé par les deux parties.
Il faut préciser une chose : cet outil ne rédige pas correctement le compte rendu à ma place ; il m’évite seulement de taper tout en écoutant. La justesse reste une affaire humaine.