Transcription IA : dans une réunion d’équipe en chinois, le plus difficile n’est pas de ne pas comprendre, mais de ne pas distinguer qui a décidé quoi
Notre réunion d’équipe a lieu une fois par semaine, dure deux heures et demie, réunit sept ou huit personnes et se déroule entièrement en chinois. On pourrait croire qu’il ne devrait pas y avoir de problème.
Pourtant, après chaque réunion, j’ai toujours cette impression : j’ai tout compris pendant la séance, mais en sortant de la salle, je suis incapable de dire précisément « ce qui a été décidé » et « qui a accepté de faire quoi ».
La difficulté d’une réunion d’équipe en chinois ne tient pas à la langue, mais à l’attribution.
Trois choses qui se perdent en réunion
Qui l’a proposé. Sur un même sujet, deux personnes peuvent intervenir l’une après l’autre, avec des points de vue différents. Après la réunion, je me souviens seulement que « on a discuté de cette direction », mais pas de qui l’a proposée en premier.
C’est décidé ou pas. Quand le superviseur dit « on peut d’abord essayer », cela ressemble à un accord, mais en réalité il vous laisse juger par vous-même ; quand il dit « on va revoir ça », littéralement c’est mis de côté, mais en pratique cela peut être une opposition. Ce type de jugement n’est pas dans les mots.
Qui a pris la tâche. Les cinq minutes avant la fin sont les plus chaotiques : plusieurs personnes parlent en même temps, les tâches se répartissent au fil des échanges et personne ne les note.
Ces trois choses ne se règlent pas en se contentant de comprendre.
Je boucle avec un tableau à trois colonnes
La transcription et le résumé par segments apparaissent d’abord — j’utilise la Transcription IA de MuchSci pour obtenir un résultat avec traduction au fil de l’écoute et résumé automatique par segments — puis je repasse moi-même sur les trois colonnes :
· Colonne sujets : combien de choses ont été discutées pendant cette réunion, et qui a proposé chacune. Si le sujet change en cours de réunion, je coupe manuellement : le résumé par segments est découpé selon les pauses de parole, et lorsque le superviseur passe soudainement de A à B, ces deux parties tombent souvent dans le même segment ; pour ce segment, je réécoute avec la traduction pour trouver le point de coupure.
· Colonne conclusions : dans quelle catégorie chaque point finit — « décidé », « à continuer de discuter », « on n’y touche pas pour l’instant ». Cette colonne, c’est à moi de la juger : le résumé par segments écrit seulement « on a discuté de X », pas « X a été décidé ou non ».
· Colonne actions : qui, quand, et quoi livrer. J’écris des noms précis, pas « à poursuivre ensuite ».
Pour l’attribution, je ne laisse pas un outil faire le travail à ma place. La raison est simple : j’ai comparé plusieurs comptes rendus, et les résumés par segments ne contiennent pas d’attribution fiable des locuteurs. Donc qui a dit quoi et qui a pris quoi, je le remplis moi-même avec les noms ; si je n’y arrive pas, dans les dix minutes après la réunion, je demande directement dans le groupe au lieu de deviner.
Où stocker le tableau à trois colonnes
La réunion d’équipe a lieu une fois par semaine ; au bout de plusieurs dizaines, ça fait une pile à parcourir. La colonne « actions », je la classe par personne et par semaine dans la base de données personnelle de MuchSci, pour surtout regarder deux choses : qui n’a pas rendu cette semaine, et à qui on a confié des tâches deux semaines de suite. Quand je dois montrer le tableau à quelqu’un, j’utilise l’agent assistant bureautique de MuchSci pour le mettre en forme dans une version modifiable, plus pratique qu’une capture d’écran.
Ce que je n’enregistre pas
Les réunions d’équipe comportent souvent des données non publiées, des détails allant jusqu’au numéro d’échantillon, et l’avancement des projets d’autres personnes. Ma règle : les contenus qui concernent les données d’autrui ne vont pas dans l’espace partagé ; mes propres notes restent uniquement dans la base de connaissances personnelle MuchSci de mon compte, et je n’y mets que ce qui me concerne. Avant la réunion, je préviens que je vais prendre des notes ; si quelqu’un dit qu’une partie ne doit pas être notée, je saute cette partie.
C’est aussi la limite que je fixe à ce type d’assistant IA pour étudiants de troisième cycle : il peut m’aider à garder une trace des propos, mais il ne peut pas décider à ma place de la manière d’interagir avec les gens.
Coût
La réunion d’équipe est une dépense fixe hebdomadaire ; je la compte comme un poste fixe dans mes dépenses mensuelles ; les réunions exceptionnellement longues vont dans les postes variables. Les réunions en chinois n’ont pas besoin de traduction, la consommation de crédits est un peu plus faible que pour les réunions en anglais, mais sur deux heures et demie, cela reste plus que ce que j’avais imaginé. Donc je saute les segments de sujets qui ne me concernent pas sans les écouter attentivement, et je n’écoute finement que la partie dont je suis responsable.
Maintenant, après une réunion, je ne garde que ce tableau à trois colonnes. Ne pas comprendre la réunion est une chose ; ne pas pouvoir dire, à la fin, qui a décidé quoi en est une autre — et c’est cette dernière qui fait perdre du temps.