Comment préparer une réunion de groupe : un planning de quatre heures, les trois choses que fait un assistant IA pour étudiants de troisième cycle
Pour la réunion de groupe du lundi, je commence généralement à préparer ma présentation le dimanche après-midi. Si je découpe le déroulement de la présentation de réunion de groupe en créneaux horaires et que je l’écris, c’est parce que j’ai essayé de « préparer à la va-vite », et le prix à payer a été de me faire coincer en réunion.
18:00｜D’abord écrire la conclusion, puis organiser le processus
Avant de toucher aux données, écris une phrase : qu’est-ce que ce que j’ai fait cette semaine démontre ? Si tu n’y arrives pas, cela signifie que ce que tu as fait cette semaine ne correspond pas au problème que tu cherches à résoudre — dans ce cas, consulter la liste de tâches de la semaine dernière est plus utile que de bricoler des PPT tant bien que mal.
19:00｜Données et figures
Ne garde que les graphiques qui étayent cette conclusion. Respecte d’abord les normes de présentation des graphiques : indique dans la légende l’unité des axes, la taille de l’échantillon et la signification des barres d’erreur, sans attendre qu’on te le demande. Pour traiter des données de chimie ou de matériaux, utilise un agent intelligent de chémoinformatique pour lancer l’analyse (chaînes d’outils comme RDKit, Datamol, PyTDC, MedChem, TorchDrug), conserve les scripts et les versions ensemble ; la reproductibilité des données est un minimum — il faut pouvoir reproduire sur place comment la figure a été obtenue.
20:00｜Générer une première version du PPT
Avec l’agent assistant bureautique de MuchSci, génère en une phrase un PPT modifiable (idem pour Word et Excel) ; supprimer et ajuster sur une première version est bien plus rapide que de partir d’une page blanche. Pour les occasions à structure fixe comme la présentation du sujet de thèse ou l’évaluation de mi-parcours, il propose des modèles : saisis le nom du sujet, la question de recherche et les premières idées, et il produit une première version comprenant le contexte de recherche, l’état de l’art, la méthode et la feuille de route technique ; les parties manquantes se repèrent d’un coup d’œil.
21:00｜Répéter à voix haute
Répète face à quelques pages, en parlant dans le vide. En parlant, deux problèmes apparaissent : quelle page n’a en fait pas de contenu, et quel passage est dans le mauvais ordre. Quand tu lis un texte, tu te laisses glisser vers le bas ; quand tu parles, tu ne peux pas te mentir.
22:00｜Préparer trois « si »
Si on te demande « pourquoi avoir fait ainsi », « d’où vient l’erreur » ou « quelle est la prochaine étape », prépare une phrase de réponse pour chacune. Ces trois questions sont les plus susceptibles d’apparaître en réunion de groupe.
Une demi-heure après la réunion｜Archiver
Utilise la transcription IA pour organiser la transcription de l’enregistrement et les points clés en un rapport archivable (traduction en direct pendant l’écoute, résumé automatique par segments, édition de la traduction, génération de rapports) ; les traductions des articles lus cette semaine et les notes vont dans la base de connaissances personnelle (import possible de PDF, DOCX, PPTX, XLSX, TXT, MD ; usage personnel par défaut, sans partage), les points manuscrits et les photos de tableau blanc passent par la couche base de données personnelle ; les tâches données par l’enseignant sont ajoutées à la liste de la semaine prochaine.
Deux limites à préciser : avant d’enregistrer, demande l’accord des personnes présentes, car tous les contextes ne se prêtent pas à l’enregistrement ; pour savoir s’il faut téléverser des données non publiées présentées en réunion de groupe dans un outil, c’est à toi de juger — un point que j’ai vérifié : les articles, données et enregistrements téléversés ne servent pas à entraîner les modèles.
La répartition des rôles de cet assistant IA pour étudiants de troisième cycle est la suivante : confie-lui les figures et la première version, garde pour toi les conclusions et le jugement. Le temps de préparation d’une réunion de groupe n’a pas beaucoup diminué ; ce qui a changé, c’est le nombre de fois où l’on se fait coincer en réunion.