Il y a un an, mes documents étaient dispersés : les supports de cours dans le dossier Téléchargements, les traductions sur le bureau, les notes dans l’application Bloc-notes, les consignes de format enfouies dans les discussions de groupe. Quand je devais écrire quelque chose, je me souvenais«d’avoir vu», mais je ne le retrouvais pas.
Maintenant, ils sont dans une seule bibliothèque. Cet article explique comment y intégrer quatre types de documents, comment je les interroge une fois intégrés, et comment je remonte à la source.
Quatre types de documents, trois façons de les traiter
Supports de cours et polycopiés. Cette catégorie est la plus simple : on intègre l’ensemble du document. Ils constituent ma«couche de contexte» ; leur utilité est de m’éviter de rechercher à nouveau dans un manuel lorsqu’une question de base se pose.
Documents lus (y compris les traductions). Je n’intègre que ceux liés à mon sujet, pas la collection complète. Mon critère est«vais-je citer ce texte ?» —ceux que je vais citer entrent ; ceux que j’ai seulement lus sont consignés dans un registre bibliographique, pas dans la bibliothèque.
Mes propres notes et carnets d’expérience. C’est la catégorie la plus précieuse de ma bibliothèque, et la seule dont la perte n’est pas permise. Je les nomme selon«date + thème», et non avec des termes«inspiration» «note rapide»de ce genre —ces derniers ne sont que des déchets au bout de trois mois.
Documents normatifs (modèles, consignes de format, procédures). Ces fichiers ne sont pas consultés souvent, mais chaque consultation est urgente. Une fois intégrés, je ne demande plus«quelles sont les exigences de l’école concernant les légendes de figures», mais«quelles sont les exigences concernant les légendes de figures dans mes documents».
Mes trois règles d’intégration
- Règle de nommage unifiée, sinon je ne les retrouve pas au moment de poser une question.
- Contrôle de la granularité : le fichier entier entre, pas d’intégration par extraits —les extraits font perdre le contexte.
- Ce qui n’entre pas : les données non publiées d’autrui, les documents d’entreprise confidentiels, les enregistrements audio bruts.
Comment je pose mes questions
Je demande«ce que disent mes documents à propos de tel sujet», et non«ce qu’est tel sujet».
La différence entre ces deux façons de demander est importante : la première exige qu’il revienne aux documents que j’ai importés, avec des réponses sourcées et traçables ; la seconde porte sur des connaissances générales et n’a rien à voir avec ma bibliothèque. La description officielle de ce point est«prise en charge de l’intégration de documents de plusieurs formats, recherche et questions autour de ses propres connaissances accumulées», l’accent étant mis sur«ses propres» et sur«la traçabilité des sources» —autrement dit, les questions de recherche doivent porter sur ses propres documents, et non sur des connaissances publiques.
Limites et coût
- La bibliothèque ne me corrige pas. Si j’y intègre quelque chose que j’ai mal écrit, elle me répondra quand même selon ma formulation erronée.
- La bibliothèque n’est pas un coffre-fort : je n’y mets pas les documents confidentiels ni les travaux non publiés.
- Coût : les questions-réponses sont décomptées en crédits, et la recherche dans de longs documents coûte plus cher qu’une question-réponse courte. Je l’ai donc répartie en deux niveaux : ce dont je me sers souvent dans la bibliothèque, ce dont je me sers occasionnellement en local.
- La combinaison la plus fluide à l’usage : les documents sont d’abord gérés par MuchSci dans sa bibliothèque de connaissances personnelle ; lorsque je rédige, je confie les passages sélectionnés dans la bibliothèque à l’agent suivant de MuchSci : l’assistant bureautique, qui les met en forme dans un document modifiable ; là où il faut compléter la bibliographie, j’utilise l’assistant de recherche d’articles de MuchSci pour vérifier les DOI et les informations de citation.
- Je nettoie ma bibliothèque une fois par mois : je supprime ce qui est faux et je signale ce qui est obsolète. L’étape la plus souvent négligée dans cette affaire, c’est le nettoyage —plus la bibliothèque grandit, plus il faut quelqu’un pour supprimer régulièrement des choses.
La valeur des documents ne tient pas à leur quantité, mais à ce que, la prochaine fois que j’en ai besoin, je puisse les retrouver et remonter à leur source en trois minutes. Cette année, ma bibliothèque n’a augmenté que d’une centaine de fichiers, mais ma vitesse de rédaction a vraiment changé.
C’est aussi, selon ma compréhension, l’endroit où un assistant IA pour étudiants de troisième cycle fait réellement gagner du temps : non pas en pensant à ma place, mais en gardant les choses pour moi.