Introdução ｜ Entregar o pedido e receber de volta um material pronto a entregar resume-se a quatro passos. Este artigo não explica a teoria; diz apenas o que fazer em cada passo, como dizê-lo e o que terá em mãos no fim. Usamos como exemplo o Assistente de Escritório MuchSci.
Primeiro passo: dizer claramente o que quer
Depois de “Faça-me uma apresentação em PowerPoint”, acrescente quatro coisas:
• O que quer: PPT, Word ou Excel.
• Para quem é: apresentação a clientes ou partilha interna.
• Que extensão e como estruturar: por exemplo, 12 páginas, divididas em três secções: “situação atual — problemas — solução”.
• Que estilo: empresarial simples ou as cores do modelo da empresa.
A formulação completa é só uma frase: “Faça uma apresentação empresarial de 12 páginas, para apresentar a clientes, dividida em três secções: situação atual — problemas — solução.”
No fim deste passo, terá uma direção que não se desvia. Das quatro coisas, a mais fácil de esquecer é “para quem é” — para clientes e para uso interno, o nível de detalhe e a ordem das conclusões são diferentes.
Segundo passo: fornecer os materiais
Primeiro, carregue três coisas:
1. Dados de origem: Excel, tabelas detalhadas. Os números vêm da sua tabela.
2. Modelo antigo: cores, tamanho de letra e disposição seguem o conjunto que já tem.
3. Materiais de referência: relatórios e propostas antigos. A terminologia e as formulações ficam alinhadas com o que usa internamente.
No fim deste passo, terá uma primeira versão com números coerentes e critérios consistentes. Por outro lado, se não fornecer quaisquer materiais, o que recebe é um rascunho “bonito, mas que tem de ser refeito”.
Terceiro passo: ver primeiro o esquema e só depois pedir o produto final
Neste passo, basta dividir a conversa em duas:
• Primeira vez: peça apenas a estrutura, veja em que secções foi dividida e o que aborda cada uma. Se não gostar, diga diretamente “divida a segunda secção em duas”.
• Segunda vez: depois de confirmar, diga “produza o resultado final com base neste esquema”.
Porquê separar: alterar o esquema leva cerca de 5 minutos; alterar o produto final leva cerca de 1 hora e pode obrigar a reorganizar também a disposição. No fim deste passo, terá um produto final cuja estrutura não precisa de ser refeita.
Quarto passo: verificar quatro pontos antes da entrega
1. É editável?: o texto, os gráficos e os dados podem ser editados diretamente.
2. Os números estão certos?: os números-chave estão alinhados item a item com os dados de origem. Este ponto tem de ser verificado por si.
3. Os critérios são consistentes?: terminologia, unidades e intervalos de tempo uniformes em todo o documento.
4. A formatação é uniforme?: tamanho de letra, cores e numeração de páginas consistentes ao longo do documento.
Os problemas de formatação não precisa de os corrigir sozinho; basta dizer claramente: “Uniformize o tamanho da letra em 16 e mude as cores para o conjunto do modelo.” Os PPTX, Word e Excel produzidos pelo agente Assistente de Escritório MuchSci podem continuar a ser editados e também pode pré-visualizar antes de finalizar — por isso, não é preciso refazer nada do que quiser alterar mais tarde.
No fim deste passo, terá um material pronto a entregar.
Dizer de outra forma, corrigir menos vezes
| Expressão comum | Que problema pode surgir | Em vez disso, diga |
| Faça-me uma apresentação em PowerPoint | A direção fica toda ao critério da adivinhação e a primeira versão terá basicamente de ser refeita | Faça uma apresentação empresarial de 12 páginas, para apresentar a clientes, dividida em três secções: situação atual — problemas — solução |
| Aproveite e inclua também os dados | Os números vêm de suposições e terá de os verificar um a um | Os dados devem basear-se na tabela que carreguei |
| Faça primeiro e eu depois altero | O retrabalho acontece na fase mais dispendiosa | Dê-me primeiro o esquema; depois de eu confirmar, produz o resultado final |
| Ajude-me a ajustar a formatação | Se não for claro, não será ajustado com precisão | Uniformize o tamanho da letra em 16 e mude as cores para o conjunto do modelo |
| Exporte para PDF e envie-me | Depois já não é possível alterar | Envie primeiro o PPTX editável e, após a finalização, exporte para PDF |