Introdução | Quando se trata de materiais, o difícil nunca foi não conseguir escrevê-los, mas sim não haver ninguém para os “terminar”. Este artigo não fala de métodos; conta apenas uma segunda-feira comum: porque é que o mesmo trabalho passou de “andar a transportar de um lado para o outro” para “uma entrega única”.
8:40, três pedidos ao mesmo tempo
A Lin trabalhou sete anos no departamento de marketing. Diz que o que mais teme não é não ter ideias, mas sim as ideias acumularem-se todas no mesmo dia para serem concretizadas.
Às oito e quarenta da manhã, o cliente estava a pressionar por uma versão da proposta; o relatório semanal tinha de ser entregue antes das dez; às duas da tarde, o PPT do roadshow tinha de estar finalizado; antes das cinco e meia, os materiais tinham de ser enviados. Os três pedidos eram razoáveis individualmente, mas, juntos, significavam três conjuntos de materiais num único dia — e só havia um tempo.
O dia de antes: transportar coisas entre janelas
Antes, um dia dela era assim:
Primeiro, escolhia dados no Excel e copiava-os para o PPT; ao perceber que os critérios não coincidiam, voltava ao Word para alterar a formulação; ao lembrar-se do que dizia a versão anterior, ia revirar os registos nos e-mails; depois de os encontrar, voltava ao PPT para ajustar o tamanho da letra e as cores. Ao fim do dia, os materiais estavam feitos, mas nem ela própria conseguia explicar que frase era realmente a que queria dizer.
O que mais desgasta não é escrever, é alternar. Cada vez que se voltava, era preciso reencontrar o raciocínio de momentos antes — estas setas não criavam conteúdo nenhum, limitavam-se a transportar a mesma coisa de um lado para o outro.
A abordagem atual: explicar bem e deixar o resto por conta dele
A mudança desse dia foi, na verdade, muito pequena. Ela não mudou de trabalho nem aprendeu nada novo, apenas explicou o pedido uma vez com clareza: “Faça um PPT de 12 páginas com estilo empresarial, para apresentar ao cliente, dividido em três secções: situação atual — problemas — solução.” Depois entregou juntamente a tabela de dados do trimestre anterior e os materiais da versão anterior.
Pouco mais de dez minutos depois, voltou um PPTX editável: com estrutura, combinação de cores e números de página. Ela fez uma pré-visualização, alterou o título e dois números e enviou-o — esta etapa foi concluída pelo agente de assistência de escritório MuchSci.
A observação no meio disto: a unidade mínima de entrega mudou
Antes, a IA entregava um texto. Um texto tinha um significado muito claro — ainda era preciso continuar o trabalho: compô-lo em materiais, formatá-lo, uniformizar critérios e revê-lo até poder ser enviado.
Agora, entrega um ficheiro. Um ficheiro significa que isto pode ter sido “concluído”.
De um texto a um ficheiro, o que falta não é o número de palavras, é “quem é responsável por finalizá-lo”. Esta é uma das mudanças mais facilmente ignoradas nestes últimos dois anos: discutimos muito se “a IA escreve como uma pessoa”, mas raramente discutimos se “aquilo que entrega pode entrar diretamente na etapa seguinte”.
Para onde foi o tempo poupado
A Lin não ficou com mais tempo livre nesse dia.
O tempo poupado na formatação passou para a verificação dos números e para confirmar critérios com o cliente — esta parte nunca deveria ser poupada, só que antes não havia margem para a fazer. Às quatro e meia da tarde, telefonou ao cliente e esclareceu a forma de dizer “homólogo” e “em cadeia”; antes, isto costumava acontecer só depois de o cliente ver os materiais e levantar dúvidas.
A parte que ainda é feita por pessoas
Julgamento, critérios, decisão final.
Estas três coisas têm um ponto em comum: todas precisam de alguém responsável pelo resultado. O agente de assistência de escritório MuchSci pode montar a estrutura, organizar o layout e exportar o ficheiro de forma a continuar editável, mas não confirma por si se “este número pode ser divulgado externamente”, nem decide por si “se, nesta apresentação, é melhor começar pelos problemas ou pelos resultados”.
Por isso, naquela tarde, aquilo em que ela realmente investiu esforço não foi fazer os materiais, mas sim pensar bem para quem este material devia falar e o que esperava que o destinatário fizesse depois de o receber.
Há um ano, a segunda-feira dela não era muito diferente de agora — o mesmo número de pedidos, o mesmo tempo apertado. A única diferença é que, antes, passava a maior parte do dia a transportar materiais de um lado para o outro; agora, esse tempo passou a ser dedicado a tarefas que exigem mais dela própria.
Se também já passou um dia inteiro mergulhado em materiais, vale a pena recordar: na semana passada, aquilo a que dedicou mais tempo foi a “pensar” ou a “transportar”?