Na colaboração científica, o mais cansativo muitas vezes não é distribuir tarefas, mas transmitir contexto. A pede a B para rever uma secção de revisão da literatura, mas B não encontra o artigo mencionado por A; C envia uma tabela de dados no grupo e, três dias depois, D volta a perguntar «onde está essa tabela?». A essência deste atrito não é a falta de vontade das pessoas, mas a dispersão da informação entre conversas, e-mails e serviços de armazenamento na nuvem, sem um espaço de trabalho comum. O Workshop de Investigação Colaborativa do MuchSci foi concebido precisamente para resolver este problema: coloca «pessoas, agentes e ficheiros» de que um grupo de investigação necessita no mesmo espaço, para que todos avancem em torno do mesmo contexto.
A forma de o compreender é separar a «ferramenta de conversação» do «contentor de colaboração». A primeira serve para transmitir mensagens; o segundo serve para manter o contexto completo de um projeto. O Workshop de Investigação Colaborativa pertence à segunda categoria.
01 A verdadeira dificuldade da colaboração científica não é distribuir tarefas, mas transmitir contexto
Comecemos por um contraste mais intuitivo.
▲ Figura 1 | A conversa de grupo comum dispersa-se depois de terminar; o Workshop de Investigação Colaborativa mantém os materiais, os papéis e o processo.
O problema da comunicação comum não é não conseguir enviar mensagens, mas o facto de as mensagens e os ficheiros irem afundando com o tempo. O PDF enviado há três dias, a estrutura definida na semana passada, a hipótese discutida no mês passado — tudo isto exige uma procura manual para ser recuperado.O contexto da colaboração científica é cumulativo, não começa do zero a cada ronda. Se o próprio contentor não conseguir suportar esta acumulação, os membros da equipa limitam-se a repetir explicações vezes sem conta.
A abordagem do Workshop de Investigação Colaborativa é dar a cada projeto um espaço independente. Neste espaço há membros fixos, agentes associados, ficheiros ao nível do projeto e histórico. Ao abri-lo, é possível regressar ao estado em que se saiu da última vez. Isto é especialmente importante para projetos que se prolongam por semanas ou meses.
02 Como o grupo de projeto reúne três tipos de objetos
Abra «Os meus grupos de projeto» do MuchSci e verá a estrutura básica de um grupo de investigação.
▲ Figura 2 | Interior do Workshop de Investigação Colaborativa: membros, agentes e ficheiros partilham o mesmo espaço
O primeiro nível são os membros. O criador do projeto e os membros comuns são claramente distinguidos na lista. Esta distinção não é apenas um rótulo: determina quem tem permissão para ajustar a estrutura do projeto e quem pode sair do grupo. Na colaboração científica, os papéis são naturalmente diferentes; tornar essas diferenças explícitas ajuda a reduzir conflitos de permissões futuros.
O segundo nível são os agentes. Um grupo de projeto pode associar vários agentes, como pesquisa de artigos, assistente de escritório, quimioinformática, etc. Depois de associados, os membros podem invocá-los escrevendo `@` na conversa. Isto significa que os agentes não são ferramentas externas à conversa, mas membros permanentes do grupo de projeto.
O terceiro nível são os ficheiros. A base de conhecimento, a literatura, os rascunhos e as entregas ficam guardados com o projeto e não se perdem com novas mensagens de conversa. Os ficheiros e a conversa estão no mesmo contentor, pelo que, ao discutir, é possível citar diretamente os materiais, em vez de largar um link para um ficheiro e deixar cada um à procura.
03 Falar dentro do grupo de projeto é diferente de uma conversa de grupo?
Na captura de ecrã está um grupo de projeto chamado «Departamento Industrial». No cartão aparece o agente associado e, na parte inferior, o botão «Entrar no Workshop de Investigação Colaborativa».
▲ Figura 3 | Lista «Os meus grupos de projeto»: um grupo de projeto pode ter vários agentes associados; clique para entrar no espaço de colaboração
Depois de entrar no grupo de projeto, a interface assemelha-se mais a uma bancada de trabalho do projeto. No topo, há «Voltar a Departamento Industrial» e «Histórico de conversas»; à direita, três separadores: membros, agentes e ficheiros; na parte inferior, a caixa de entrada indica «Introduza @ para ativar os agentes do grupo de projeto associados, por exemplo: @Assistente de Escritório ajude-me a gerar um discurso», e ao lado há uma entrada «+ Base de conhecimento».
▲ Figura 4 | Interior do grupo de projeto: a lista de membros distingue o criador dos membros comuns; na conversa é possível mencionar diretamente os agentes com @
Aqui, o essencial é o mecanismo «@». Numa conversa comum, mencionar uma pessoa com @ serve para a chamar a ver a mensagem; na conversa de um grupo de projeto, mencionar um agente com @ serve para invocar as suas capacidades. A mesma caixa de entrada permite enviar mensagens aos membros e atribuir tarefas aos agentes. Este design faz dos agentes parte do fluxo de colaboração, em vez de um plugin que é preciso abrir à parte.
04 Quando vale a pena criar um grupo de projeto
Nem toda a colaboração precisa de um grupo de projeto. Delimitar bem os cenários faz com que seja utilizado melhor.
▲ Figura 5 | Só projetos com ciclos longos, contexto pesado e necessidade de participação de agentes justificam a criação de um grupo de projeto
Notificações pontuais e discussões que se resolvem em poucos minutos dispensam mais do que a comunicação comum. Mas, no caso de um projeto que dure semanas ou meses, que exija rever materiais repetidamente, que envolva várias pessoas a alterar ficheiros em conjunto e que necessite de agentes para pesquisa ou escrita, a vantagem do contentor do Workshop de Investigação Colaborativa é evidente. Não se trata de substituir a conversa, mas de dar à colaboração de longo prazo uma base de contexto estável.
▲ Figura 6 | Desde a criação do grupo de projeto até à produção do documento final, o contexto permanece sempre no espaço do projeto
Na prática, o fluxo é mais ou menos este: criar o grupo de projeto, acumular ficheiros, mencionar os agentes na conversa com @, iterar em torno do contexto partilhado e, por fim, entregar. O valioso é que a rastreabilidade de todo o processo não é registada à parte: é inerente ao contentor.
05 Limites
Como habitualmente, os limites são apresentados de forma clara.
① Este artigo descreve a posição funcional e o mecanismo; não constitui uma promessa de resultados. Um grupo de projeto consegue concentrar o contexto, mas não garante que a colaboração seja necessariamente eficiente; o resultado real depende também de fatores como os hábitos de utilização dos membros, a clareza das tarefas e a forma de organizar os ficheiros.
② A divisão de permissões entre o criador do projeto e os membros comuns tem de ser compreendida pelas pessoas. A funcionalidade distingue os papéis, mas o juízo académico, a distribuição de tarefas e a titularidade da propriedade intelectual dentro do projeto continuam a ter de ser acordados pela equipa.
③ Os ficheiros e conteúdos de discussão partilhados no grupo de projeto devem respeitar as normas da instituição em matéria de gestão e privacidade de dados de investigação. Quando estiverem envolvidos dados não publicados, informações sensíveis ou acordos de confidencialidade com parceiros, prevalecem as normas em vigor na instituição.