Todos os weeks, os detalhes de vendas exportados do sistema têm frequentemente milhares de linhas; reenviá-los ao chefe tal como estão é o mesmo que reenviar o problema tal como está — o destinatário tem de procurar as respostas sozinho entre milhares de linhas e, se as encontrar, é porque é muito bom. Os dados têm de passar por três etapas de refinamento para merecerem o nome de «dashboard». Com o assistente de escritório MuchSci, estas três etapas podem ser feitas na conversa: criação de Excel, processamento de dados e importação/conversão de CSV/TSV são as suas competências básicas; o que tem de fazer é validar cada etapa de refinamento.
Primeira etapa: do registo bruto à tabela
Diga-lhe: «Organiza este CSV numa tabela Excel.» Ele trata da importação e conversão, limpeza, categorização e agregação mensal — campos no lugar certo, tratamento de valores em falta, remoção de linhas duplicadas — e produz uma tabela estruturada, não o ficheiro exportado em bruto.
Esta é a etapa mais fácil de omitir e a que menos se deve omitir.Critério de avaliação: escolha uma célula à sorte e veja se consegue explicar o que significa.Se não conseguir, é sinal de que ainda está no nível do «registo bruto» e de que os gráficos seguintes são como construir sobre areia.
Segunda etapa: da tabela ao gráfico
Depois diga: «Transforma isto num dashboard de vendas.» Cartões de KPI, linhas de tendência e barras comparativas ficam no devido lugar — taxa de conclusão global, variação em relação ao período anterior e distribuição por categoria, tudo numa página, para ver de imediato em que mês ou categoria surgiu um problema.
Há um princípio simples de composição:conclusões em cima (KPI), tendências ao centro (gráfico de linhas), detalhe em baixo (tabela). O olhar do chefe percorre de cima para baixo e, em trinta segundos, já deve saber «o que está bem e o que está mal»; o detalhe serve apenas para consulta.
Figura 1 | Composição do dashboard: KPI em cima, tendências ao centro, detalhe em baixo; estrutura ilustrativa.
Terceira etapa: do gráfico à decisão
Por fim, pergunte: «Assinala as categorias em queda e indica duas causas possíveis.» Nesta etapa, o assistente de escritório MuchSci faz cálculos e marcações — descida em relação ao período anterior, pontos anómalos, hipóteses de atribuição — e o que apresenta pode ser levado diretamente para a abertura da reunião semanal.
A terceira é a etapa mais fácil de saltar e também a mais valiosa. As duas primeiras respondem a «o que é»; esta começa a responder a «porquê» e «o que fazer a seguir».O objetivo final de um dashboard não é ser bonito: é dar aos participantes da reunião algo concreto para dizer.
Figura 2 | Três instruções, três etapas de refinamento, três tipos de resultado: quanto mais específica a instrução, mais preciso é o refinamento.
Lista de formulações para as três etapas de refinamento
l Nível de organização: «Organiza este CSV numa tabela Excel», «Agrega por mês», «Remove os registos duplicados»;
l Nível de visualização: «Transforma isto num dashboard de vendas», «Adiciona uma linha de objetivo», «Assinala as Top 5 categorias»;
l Nível de interpretação: «Assinala as categorias em queda», «Indica duas causas possíveis», «Compara com o mesmo período do trimestre anterior».
Quanto mais específica for a instrução, mais preciso será o refinamento. Formulações como «Analisa isto por mim» só podem resultar numa análise que não ajuda nada.