Nota para mim: outubro é a época dos formulários. Formulários de candidatura a bolsas e auxílios, materiais de candidatura a distinções, inscrições em concursos, contratos de estágio — cada um é um PDF e cada um "parece que só pode ser preenchido à mão". Antes de ficar com a vista turva de tanto preencher, registo aqui a solução de tratamento.
Nota um: os formulários PDF não têm de ser impressos e preenchidos à mão
O processo antigo: imprimir → escrever à mão → digitalizar → enviar de volta, com letra feia e ainda por cima sujeito a rejeição. Agora o muchsci permite preencher diretamente formulários PDF: basta fornecer o ficheiro do formulário e os seus dados, e ele preenche campo a campo, devolvendo uma versão eletrónica pronta a submeter. Formulários com muitos campos, como materiais de candidatura a distinções e inscrições em concursos, são os mais indicados para este tratamento.
Nota dois: alguns formulários precisam de ser "bloqueados"
Quem recebe os documentos exige frequentemente que os materiais não possam ser alterados ou que tenham marca de água. No muchsci, estes tratamentos fazem-se sem esforço: proteção de PDF, marcas de água, encriptação e desencriptação estão na lista de funcionalidades. Trate disso logo após preencher, sem precisar de abrir uma segunda ferramenta.
Nota três: vários preenchimentos, informação coerente
Os dados exigidos nos formulários de bolsas, de distinções e de inscrição sobrepõem-se em grande medida — nome, número de estudante, contactos, média de notas, histórico de prémios. O maior receio ao preencher à mão é que "a mesma informação fique diferente em formulários distintos"; no melhor dos casos, o formulário é devolvido para preencher de novo, no pior, a avaliação é afetada. Guarde uma cópia da informação padrão no muchsci e, sempre que preencher um formulário, use a mesma base; o problema da coerência deixa de existir.
Nota quatro: quatro verificações antes de entregar o formulário
| Item a verificar | Critério |
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| Todos os campos estão preenchidos? | Verificar item a item, sem campos em falta ou desalinhados |
| O formato está bloqueado? | Aplicar proteção aos que têm de ser inalteráveis |
| É necessária marca de água/encriptação? | Tratar conforme as exigências de quem recebe |
| A informação é coerente? | Manter os dados pessoais coerentes entre os vários formulários |
Última nota: o objetivo da época dos formulários é resolver as coisas, não praticar caligrafia. Aquilo que pode ser entregue ao fluxo de processamento do muchsci não precisa de voltar a ser escrito à mão e digitalizado — as noites poupadas ficam para aperfeiçoar os próprios materiais.