Todo o laboratório tem um papel destes: cuidar do modelo do relatório semanal, das atas das reuniões de grupo e do inventário de equipamentos. Eu. Assumi estas três tarefas administrativas durante dois anos e passei de "perder meio dia por semana com tarefas administrativas" para "tarefas a funcionar em piloto automático" — o processo fica registado aqui, para referência de outros gestores de tarefas administrativas.
Tarefa 1: relatório semanal
O problema dos relatórios semanais do laboratório nunca foi escrevê-los, mas sim o formato — cada pessoa tem um formato diferente e, quando são entregues, o orientador tem dificuldade em lê-los. A minha solução: definir um modelo fixo, recolher os pontos principais e produzir o resultado final.
O processo passou a ser: antes do fim do dia de sexta-feira, todos enviam os pontos principais dos progressos da semana ao muchsci, que gera o relatório semanal em Word segundo o formato habitual do laboratório; eu junto os contributos e submeto. O sentido do relatório semanal é sincronizar progressos, não é um exame de escrita — só depois de uniformizar o formato é que esta frase se torna verdadeira.
Tarefa 2: atas das reuniões de grupo
As discussões nas reuniões de grupo são dispersas e rápidas; escrever a ata depois, de memória, perde inevitavelmente detalhes. O método atual: registar os pontos da discussão em tópicos soltos durante a reunião e, no fim, enviá-los ao muchsci para os organizar numa ata estruturada — temas, conclusões, tarefas pendentes e responsáveis, quatro colunas bem claras. A lista de tarefas pendentes pode ainda ser revista semanalmente, e vê-se logo se o que foi dito na semana passada foi feito esta semana.
Tarefa 3: inventário de equipamentos
Registos de utilização de instrumentos, stock de reagentes e consumíveis, escala de serviço — tudo trabalho típico de folhas de cálculo. O assistente de escritório muchsci também assumiu esta parte: registo tabelar da utilização dos equipamentos, atualização automática do stock de consumíveis, geração da escala de serviço com um clique e, periodicamente, emissão de resumos estatísticos.
A fronteira do que se entrega às ferramentas
A fronteira da automatização do trabalho de inventário é tão clara como a da escrita de artigos:
| Trabalho assumido pelo muchsci | Trabalho ainda manual |
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| Criação e atualização em lote no Excel | Definição das regras do inventário |
| Limpeza e conversão de formato de dados | Identificação e tratamento de situações anómalas |
| Emissão periódica de resumos estatísticos | Questões que exigem comunicação e coordenação |
Entregar as tarefas menores à linha de montagem, reservar a energia para o projeto — esta é a conclusão mais realista dos meus dois anos como "gestor de tarefas administrativas". Se também és a pessoa do laboratório que trata destas tarefas, começa por automatizar o relatório semanal: vais ficar viciado.