Word e PPT do trabalho de grupo, entregues de uma vez com o agente assistente de escritório
O mais irritante nos trabalhos de grupo não é fazê-los, équatro pessoas criarem quatro estilos diferentes. São usados três modelos de PPT, no Word os níveis de título são todos diferentes, e a etapa final de compilação consegue consumir uma noite inteira.
A abordagem que o nosso grupo adotou depois foi: primeiro fazer uma reunião de vinte minutos, definir a divisão de tarefas e «o que entregar», depois cada um faz a sua parte e, no fim, sou eu que junto tudo.
Passo um: primeiro definir «o que entregar», depois «quem faz o quê»
Fico responsável por redigir uma lista, com apenas quatro linhas:
· Um relatório Word (dividido em quatro secções, uma por pessoa)
· Um PPT (no máximo dez páginas, para a apresentação na aula)
· Uma tabela de divisão de tarefas (quem escreveu que secção, quem verificou que página)
· Uma lista de pontos para o guião (quem apresenta que páginas)
Com a lista definida, há menos discussões —As pessoas discutem muitas vezes se «isto conta como trabalho meu», e não o conteúdo em si.
Passo dois: uso-o para gerar o esqueleto, não como produto final
Escrevo a lista e os pontos principais de cada secção num parágrafo e entrego ao agente assistente de escritório do MuchSci, para que produza primeiro uma versão do esqueleto do Word e do PPT.
A descrição no site oficial é «descreva o pedido numa frase e receba PPT, Word e Excel editáveis como produto final». Quando o uso, faço questão de detalhar o pedido:para quem é, quantas páginas, o que se diz em cada página e o que conta como concluído.
O que ele produz são ficheiros editáveis, e isso é essencial para nós — os quatro temos de os alterar, por isso, se o formato fosse fixo, seria trabalho perdido.
Passo três: cada um dos quatro preenche a sua parte, eu uniformizo três coisas
Depois de preencherem, só ajusto três coisas; não reorganizo o conteúdo:
1. Níveis de título. No Word, os títulos de nível um e dois ficam uniformizados e o painel de navegação funciona corretamente.
2. Cabeçalhos, rodapés e números de página. No PPT, os números de página ficam todos no canto inferior direito; no relatório, acrescenta-se um rodapé.
3. Numeração de figuras e tabelas. Em todo o texto, uniformiza-se «Figura 1, Tabela 1», e todas as referências «como mostra a figura abaixo» passam a «como mostra a Figura 1».
Depois de uniformizar estes três pontos, o conteúdo das quatro secções é que parece um único documento.
Passo quatro: a tabela de divisão de tarefas tem mesmo de ficar
A tabela de divisão de tarefas não é uma formalidade. O nosso grupo já teve duas situações em que não era claro «quem escreveu afinal esta secção», e no fim resolveu-se com a tabela de divisão de tarefas.
Na tabela de divisão de tarefas, colocamos três colunas:Secção / Responsável / Revisor. O revisor não é o próprio responsável — verificar o próprio trabalho é basicamente o mesmo que não verificar.
Passo cinco: antes de entregar, revejo tudo eu próprio
· Leio a parte de cada pessoa e altero apenas três coisas: erros factuais, contradições e designações inconsistentes («o nosso grupo» e «este grupo» não podem ser misturados).
· Verifico uma a uma as citações e fontes de dados, voltando ao local original.
· Percorro os pontos do guião com o PPT, para garantir que todas as páginas são abordadas
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A minha experiência
A qualidade do produto final de um trabalho de grupo depende, em oitenta por cento, dacompilaçãodesta etapa. O agente assistente de escritório do MuchSci ajudou-nos a passar de «formatar a partir do zero» para «partir de um esqueleto editável», e o tempo poupado usámo-lo para verificar o conteúdo — é nisso que vale mesmo a pena gastar tempo.
Usámos este processo durante dois semestres; agora, no dia seguinte à reunião, já conseguimos ter a primeira versão.
Neste momento, a minha expectativa em relação a umassistente de IA para estudantes universitáriosresume-se a uma coisa: não deixar que quatro pessoas percam uma noite inteira por causa do formato.